форма талона на бензин

Ведомость учета выдачи ГСМ

Всем предприятиям, деятельность которых связана с оказанием логистических услуг, и имеющим на своем балансе транспортные средства, нужна ведомость учета горюче-смазочных материалов (ГСМ). В этом документе в полной мере отображается, когда, кому и в каком объеме было оплачено использование топлива или других горюче-смазочных материалов. Для бухгалтера логистической фирмы эта бумага – одна из наиболее часто заполняемых.

Ведомость нужна только тогда, когда приобретение ресурсов осуществляется через подотчетное лицо.

Если компания выдает (приобретает) работникам топливные карты, то все расходы фиксируются на них и потом, в конце месяца, списываются. Но покупку этих карт также придется проводить и документально оформлять.

Законные основания

Форма существует с того момента, как Госкомнефтепродукт СССР 15 августа 1985 года (№06/21-8-446) ее утвердил. Несмотря на множество редакций, суть бумаги остается прежней, она показывает свою актуальность, переиздается и остается значимой для многих организаций.

На основании чего выдается топливо

Выдача ГСМ производится строго при наличии путевых листов у водителя. Никакие расписки, справки или заявления не могут быть основанием для формирования документа. Для того чтобы убедиться в факте предъявления, бухгалтер (или любое другое назначенное материально ответственное лицо за ГСМ) расписывается в путевом листе, а водитель – в ведомости.

Проверяющие органы обычно интересуются, обоснованы ли расходы налогоплательщика. Кроме того, нужно доказать, что расходование горюче-смазочных материалов прямо или косвенно связано с получением дохода конкретной организацией.

Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете.

Как выглядит и заполняется документ

В бумаге имеется три части:

Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько).

Также в табличной части упомянуты талоны на получение. Если организация выдает бензин через транспортные карты, то наличие этого столбца необязательно.

Аналоги путевого листа

Помимо путевых листов, подходящей основой для заполнения могут считаться:

Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78. В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ. Если учреждение не является автотранспортным предприятием, то четко выполнять все требования унифицированных форм в этом отношении оно не обязано. Но при проверках контролирующими органами будет удобнее пользоваться именно этими формами.

Важно! Храниться эти бумаги должны не менее 5 лет. Если же работник выполнял свои обязанности во вредных, опасных или тяжелых условиях, то согласно Приказу Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года путевые листы сохраняются 75 лет.

Электронный вид

Удобнее всего осуществлять оформление этого документа через программу 1С.

В ней существует специальный модуль учета ГСМ. Если в организации используется несколько видов ГСМ, то для каждой разновидности потребуется своя ведомость учета выдачи. Это правило действует как для электронных, так и для печатных документов.

Если ГСМ нужны для иных целей

Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами (формы М-8 и М-10).

Если ведомость распечатывается, то у нее не бывает титульной части. У документа две стороны. На первой – название, на второй – подписи ответственных лиц и печать.

Когда допустима повторная заправка

Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую.

Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия. Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу. Неиспользованные талоны благополучно сдаются, на основании чего может быть составлена ведомость возврата талонов.

Налоговый учет

Если бензин, дизельное топливо или иной вид ГСМ используется транспортной организацией (ее основной вид деятельности связан с перевозкой грузов и людей), то расход идет в качестве материальных затрат. Если предприятие не логистическое по своей основной деятельности, то их нужно учитывать как прочие расходы.

Причем в налоговом учете можно принимать как фактически использованное, так и рассчитанное по формуле количество этого ресурса, в зависимости от удобства расчетов и фиксации.

Если у спецтехники или транспортного средства нет одометра, то составляют акт о списании ГСМ и на его основе производят дальнейший учет.

Источник

Топливные талоны

Топливный талон – самый простой способ учета топлива в компании. Каждый топливный талон изготавливается типографским способом и относится к бланку строгой отчетности.

Независимо от стоимости бензина на каждой АЗС/АЗК, Вы получаете то количество топлива, которое указывается номиналом талонов: 10, 15, 20, 50 литров.

Топливный талон

наличие различных номиналов 10, 15, 20, 50 литров по каждой марке топлива

каждый талон имеет отрывной корешок с указанием вида топлива и номинала, для учета полученного топлива

каждый талон имеет необходимую и достаточную степень защищенности от подделок, учетные номера на талоне и отрывном корешки

наличие личного кабинета, дает возможность оперативно осуществлять контроль за использованием топливных талонов на АЗС

получение первичной бухгалтерской документации при получении топливных талонов в нашей компании

все транзакции подтверждаются терминальным чеком содержащим: номер чека, карты, терминала, номер и адрес АЗС, дату, время, количество и марку топлива

предоставление полной бухгалтерской документации перед началом работы, полная отчетность в начале месяца по всем использованным талонам

снизить риски перерасхода (хищения) средств на Вашем предприятии

Источник

Учет талонов на ГСМ в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0

Автомобиль сейчас есть практически в каждой организации, поэтому многие бухгалтеры сталкиваются с вопросами учета ГСМ. Ранее мы уже рассматривали учет ГСМ по топливным картам в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0, теперь пришла очередь талонов. В этой публикации подробнее остановимся на данном вопросе, объясним, почему здесь требуется корректировка долга и рассмотрим сквозной пример в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.

Организации, имеющие автомобили, при расчете за ГСМ могут использовать топливные карты или топливные талоны.

Что это такое и в чем их отличие?

Приведем небольшую сравнительную табличку.

Топливный талон (или талон на бензин) – это не что иное, как денежный документ, который является бланком строгой отчетности.

Он печатается на специальной бумаге с защитой от подделок и имеет определенный номинал – в литрах или рублях. Наиболее распространены «литровые» талоны: в них указано, сколько литров топлива можно заправить в обмен на данный талон.

Использование топливных талонов удобно в случае, если предполагается выдача определенного количества топлива на определенные работы. И номинал топливного талона в литрах дает возможность зафиксировать цену на бензин, что удобно при ее повышении. Хотя поставщик в стоимость талона закладывает риск подорожания и зачастую цена по талону может быть немного завышена, относительно средних цен.

Рассмотрим условный пример: ИП Круглова О.А. заключила договор с поставщиком ООО «Петровские зори», имеющую сеть заправок, на отпуск ГСМ по талонам и приобрела в январе 20 топливных талонов стоимостью 440 руб. за штуку на сумму 8800 руб. Номинал каждого талона 10 литров.

Отразим оплату за топливные талоны ООО «Петровские зори».

Шаг 1. Перейдите в раздел «Банк и касса» и сформируйте документ «Списание с расчетного счета» из журнала «Банковские выписки».

Заполните все необходимые поля документа, указав «Вид операции» – «Прочее списание».

Забегая вперед отметим, что «Вид договора» обязательно должен быть «Прочее». Иначе в дальнейшем программа его просто не увидит.

Из проводок бухгалтерского учета видно, что произведена предоплата поставщику за топливные талоны в размере 8800 руб.

Оформим поступление талонов на бензин.

Создадим «Поступление денежных документов».

Шаг 4. В документе оставляем заполненные поля:

Заполните реквизиты входящего документа, укажите контрагента и договор.

Счет расчетов установите 60.01 – «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Шаг 5. Перейдите на закладку «Денежные документы» и добавьте строку по кнопке «Добавить».

В выпадающем окне можно нажать гиперссылку «Показать все» и там создать новый элемент или же создать сразу, нажав одноименную гиперссылку.

Создайте карточку денежного документа.

Шаг 6. Заполните данные:

• «Наименование» – «Талон на бензин АИ-92»;

Если денежных документов много, их можно объединять в группы. Для этого создаются папки и в карточке можно задать принадлежность к группе.

Шаг 7. Укажите количество и сумму поступивших талонов.

На счете 50.03 учтены приобретенные талоны на бензин.

У опытных бухгалтеров однозначно возникнет вопрос: «А где зачет аванса поставщику? Ведь оплата прошла по счету 60.02, а оприходование денежных документов – по счету 60.01». Ваши подозрения не напрасны, однако документ «Поступление денежных документов» не производит зачета аванса поставщику, так как предметом договора являются не талоны на ГСМ, а само топливо. Зачет аванса будет проведен в конце месяца документом «Корректировка долга» в момент получения документов на поступление ГСМ. Мы вернемся к этому моменту в конце текущей статьи.

Из журнала «Поступление денежных документов» для печати доступны следующие формы:

Шаг 8. Нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Реестр документов».

Отчет формируется за любой период, заданный пользователем.

Данные по талонам на ГСМ, по количеству и сумме пользователь может увидеть, сформировав отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету – 50.03».

Шаг 9. Перейдите в раздел «Отчеты» и выберите «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Укажите счет, задайте период и нажмите «Сформировать».

Итак, у нас числится 20 талонов на бензин на сумму 8800 руб.

Продолжим наш пример: выданы подотчет талоны водителю Боброву С.М. в количестве 2 штук, 12 января 2021 года. Номинал одного талона – 10 литров. Он приезжает на АЗС, отдает талоны оператору и получает нефтепродукт в количестве, указанном на талонах. Назад он получает отрывную часть талона со штампом АЗС, на основании которого составляет далее авансовый отчет.

Отразим выдачу топливного талона.

Шаг 10. Перейдите в журнал документов «Выдача денежных документов» в разделе «Банк и касса» и нажмите кнопку «Создать».

Шаг 11. Заполните документ, указав:

Шаг 12. Перейдите на закладку «Денежные документы» и укажите сколько талонов на бензин ему выдано.

Талоны на бензин списаны с кредита счета 50.03. Подотчетник Бобров С.М. должен отчитаться за талоны.

В журнале документов «Выдача денежных документов» доступны печатные формы:

Шаг 14. Нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Расходный ордер». Она имеет следующий вид.

Шаг 15. Сформируйте «Оборотно сальдовую ведомость по счету 50.03».

Далее водителю необходимо отчитаться по талонам.

Шаг 17. Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид документа «Авансовый отчет».

Шаг 18. Выберите подотчетное лицо – Бобров С.М.

На закладке «Авансы» укажите документ аванса, выбрав из списка документов «Выдача денежных документов».

Шаг 19. Перейдите на закладку «Товары».

Заполните табличную часть по кнопке «Добавить».

Укажите номер чека, выберите номенклатуру из справочника, заполните количество и сумму принятого бензина. Если поставщик предоставил счет-фактуру – внесите ее данные.

Счет учета 10.03.2 – «Топливо в баке».

Шаг 20. Проведите документ.

Документом сформированы следующие проводки: по дебету счета 10.03.2 отражена сумму бензина, которым заправился водитель, по кредиту счета 71.01 – сумма, на которую отчитался подотчетник Бобров С.М.

Проанализируем счета, задействованные в операции.

Водитель Бобров С.М. отчитался за выданные талоны на бензин.

«Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 10.03.2 – «Топливо в баке» отражает остаток заправленного водителем бензина.

Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Если оплата поставщику произведена авансом и при проведении документа оприходования топливных талонов зачет аванса не произведен, то в «Оборотно-сальдовой ведомости» возникнет «перехлест» между субсчетами.

Шаг 22. Для зачета аванса воспользуемся документом «Корректировка долга» в разделе «Покупки» или «Продажи».

Если до этого шага вы все сделали корректно, то вам достаточно выбрать вид операции «Прочие корректировки» и нажать кнопку «Заполнить».

Программа сама заполнит все необходимые поля.

И в оборотно-сальдовой ведомости теперь полный порядок!

Автор статьи: Ольга Круглова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Источник

Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Этот документ — основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Вести учет путевых листов и ГСМ по правилам — это просто.

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник