оформление форм кассовых и банковских документов
Формы банковской отчетности
Бухгалтерские и кассовые документы банка
Все документы банка, содержащие бухгалтерские проводки (в том числе мемориальные ордера) с приложением к ним первичных учетных документов, а также кассовый журнал по расходу, оформленный на бумажном носителе, по завершении операционного дня направляются в сшив бухгалтерских документов. Бухгалтерские документы – это все документы с бухгалтерскими проводками, первичные учетные документы, на основании которых сделаны эти проводки, а также регистры бухгалтерского учета, обобщающие информацию по счетам и операциям.
Документы бухгалтерского учета в банке включают также ведомость остатков по счетам первого, второго порядка, лицевым счетам, балансовым и внебалансовым счетам.
Кассовые документы банка – это формы документов, установленные Положением Банка России № 630-П, Инструкциями № 131-И и № 136-И, Указанием № 2054-У и которые применяются для оформления кассовых операций в коммерческом банке. Приходные кассовые документы, расходные кассовые документы, кассовые журналы, отчетные справки, реестры операций, ведомости к сумкам, накладные к сумкам, акты пересчета – всё это кассовые документы.
Формы бухгалтерских документов банка и формы кассовых документов приводятся в разделе «Бухгалтерские и кассовые документы банка», эти формы доступны для просмотра и скачивания, и к каждому документу дано краткое описание.
Какой порядок оформления кассовых документов?
Оформление первичных кассовых документов
Все мы знаем, что с 01.01.2013 организации получили право разрабатывать собственные формы первичной учетной документации (подробнее об этом — «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения»).
Однако это не касается первичных кассовых документов, которые и сейчас продолжают составляться по утвержденным унифицированным формам (см. информацию Минфина России № ПЗ-10/2012).
В настоящее время порядок оформления кассовых документов регулируется:
Важно! С 30.11.2020 в порядок ведения кассовых операций внесены изменения. Обо всех нововведениях в сфере регулирования кассовой дисциплины вы можете прочесть здесь.
Заполнение кассовых документов
Составляет и заполняет кассовые документы сотрудник, на которого возложена данная обязанность. Это может быть бухгалтер, главный бухгалтер, кассир. Если в штате нет бухгалтерских работников, этим занимается сам руководитель или ИП.
Заполнять кассовые документы можно несколькими способами (п. 4.7 указания № 3210-У):
В первых 2 случаях документы подписываются собственноручными подписями уполномоченных лиц. Электронный же документ может подписать электронной подписью не только тот, кто его сформировал, но и получатель денежных средств – в случае оформления расходного кассового ордера. А если сотрудник формирует электронный приходный кассовый ордер, то квитанция такого документа может быть направлена вносителю денежных средств по электронной почте (п. 5.1 указания № 3210-У).
Как правильно оформлять кассовые операции, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Правила нумерации кассовых документов
Нормативные акты, регулирующие оформление кассовых документов, не содержат специальных требований к порядку их нумерации. Следовательно, разработать правила присвоения номеров можно самостоятельно, указав их в локальном акте по документообороту.
При этом допускается использовать дробную нумерацию, цифровые, буквенные или комбинированные индексы и другие удобные варианты — главное, чтобы соблюдалась хронологическая последовательность. Кстати, порядок возобновления хронологии тоже можно выбрать свой. Например, при большом количестве документов начинать нумерацию с первого номера можно ежедневно. Если же ордеров мало, то возможна сквозная нумерация на протяжении всего года. Закрепите выбранный порядок нумерации кассовых документов в положении о кассе или учетной политике.
Печать на кассовых документах
Как обязательный реквизит печать предусмотрена на таких кассовых документах, как:
Поскольку печать содержат унифицированные формы этих документов, обязательные к применению, проставлять ее целесообразно даже в том случае, если вы официально от нее отказались. Она обезопасит вас от возможных претензий при проверке. Однако это не обязательно должна быть круглая печать организации, ее вполне можно заменить печатью для кассовых документов или специальным штампом.
В другой кассовой первичке, в том числе расходном ордере, Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, печать необязательна.
Итоги
Заполнение кассовых документов – строго регламентированная процедура. Кассовые документы могут быть бумажными, а могут формироваться в электронном виде, но тогда и подписываться они должны электронной подписью.
Подробнее о порядке ведения кассовых операций, в том числе с учетом перехода большинства налогоплательщиков на онлайн-ККТ, читайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».
Первичные документы по кассе
Бланки кассовых документов — одни из немногих, которые не могут утверждаться организацией самостоятельно: в обязательном порядке должны использоваться формы, утвержденные Госкомстатом РФ.
Из статьи вы узнаете:
Кассовые документы при работе с наличными
Все кассовые операции должны оформляться первичными кассовыми документами. Документальное оформление кассовых операций строго регламентировано. Перечислим основные правила.
Несмотря на то, что с 2013 года большинство унифицированных форм перестало быть обязательными, кассовые документы оформляются строго на бланках, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88. Для выдачи заработной платы и стипендий применяются формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.
Кассовые документы оформляют и подписывают уполномоченные лица:
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
Кассир снабжается образцами подписей уполномоченных лиц и печатью (штампом) с реквизитами, подтверждающими проведение кассовой операции.
Если руководитель или ИП ведет кассу лично, кассовые документы подписывает он один. Образцы подписей не оформляются.
Кассовые документы могут оформляться:
Исправления в кассовых документах ни в бумажном, ни в электронном виде не допускаются (п. 4.7 Указания ЦБ РФ N 3210-У).
Кассовые документы при поступлении и выбытии денежных средств
Приходный кассовый ордер (КО-1)
Каждое поступление денежных средств в кассу оформляется Приходным кассовым ордером (ПКО) (Форма N КО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88). При оформлении поступления денег в кассу кассир должен (п. 5 Указания ЦБ РФ N 3210-У):
Расходный кассовый ордер (КО-2)
Каждый факт выбытия денежных средств из кассы оформляется Расходным кассовым ордером (РКО) (Форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88). При оформлении выбытия денег из кассы организации кассир должен (п. 6 Указания ЦБ РФ N 3210-У):
Если денежные средства принимаются (расходуются) на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Федерального закона N 54-ФЗ, то поступление (расходование) можно оформить одним ПКО (РКО) по окончании проведения кассовых операций.
Кассовые документы при выдаче зарплаты, стипендии
При выдаче заработной платы, стипендии и других выплат работникам вместе с КО-2 могут оформляться (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1):
Ведомости представляют собой формы для групповых выплат денежных средств. Общая сумма по данным ведомостям формируется из сумм по каждому отдельному лицу. Срок выдачи наличных денег на выплаты определяется руководителем и указывается в обеих формах. Указанный срок не может превышать 5-ти рабочих дней, включая день получения денег с банковского счета (п. 6.5 Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У).
Порядок выдачи денежных средств по ведомостям аналогичен порядку выдачи наличных по РКО и сопровождается проставлением подписи получателя напротив его фамилии в ведомости.
Расчетно-платежная ведомость Т-49
Расчетно-платежная ведомость Т-49 предназначена для расчета и выплат заработной платы, стипендии и других начислений получателю (или группе получателей). Общая сумма по ведомости формируется из сумм по каждому отдельному лицу. Срок выдачи наличных денег на выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости Т-49, но не может быть более 5-ти рабочих дней, включая день получения денег с банковского счета (п. 6.5 Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У).
Если для расчета с получателями заполняется и используется форма Т-49, то ведомость Т-53 (платежная ведомость) не применяется.
Платежная ведомость Т-53
Платежная ведомость Т-53 предназначена для выплаты заработной платы, стипендии и других выплат получателю (или группе получателей). В табличной части она содержит только сумму к выплате по каждому получателю.
Кассовые книги
Кассовая книга КО-4
Все факты прихода-расхода денежных средств фиксируются в кассовой книге (форма КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88). Записи ведутся по каждому приходному и каждому расходному кассовому ордеру. Книга должна обеспечивать полное оприходование в кассу наличных денег с соблюдением следующих правил (п. 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У):
Если организация ведет деятельность платежного агента (субагента), то при принятии денег в рамках этой деятельности, ПКО и РКО она заносит КО-4 в отдельную кассовую книгу (п. 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств КО-5
Если в организации осуществляется передача денежных средств между кассирами и старшим кассиром в течение рабочего дня, то старший кассир делает записи в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств КО-5.
См. также:
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Все комментарии (2)
Добрый день!
При использовании онлайн-кассы КО-5 можно не вести?
КО-5 обязательная унифицированная форма (п. 4.5 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Вести нужно при использовании онлайн-кассы.
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Спасибо большое, Марине Аркадьевне! Как всегда познавательно, структурировано, ёмко и понятно.
Кассовые операции: как оформить приходные и расходные документы, порядок обслуживания физических лиц, учет денежных средств
Уделим внимание одному из ключевых элементов учета деятельности предприятия. Разберем, что такое кассовые операции (КО), каких видов они бывают и как их оформлять. Приведем образцы заполнения РКО, ПКО и других бумаг, чтобы вы понимали, как правильно работать.
Это актуально для любого экономического субъекта, через которого проходит наличность. Он обязан использовать онлайн-ККТ, причем строго по актуальным нормативам, которые периодически обновляются.
Важные изменения закона
Последние из них проведены 19 августа 2017 года. Это было редактирование указаний ЦБ РФ 3210-У от 11 апреля 2014. Посмотрим, к чему они сведены, что наглядно показывает следующая таблица:
ПКО и РКО снова заполняют после соответствующих кассовых операций, руководствуясь фискальными документами согласно 27 абзацу статьи 1,1 ФЗ № 54 от 22 мая 2003.
Когда ПКО составляется в электронном виде, вноситель средств вправе затребовать еще и квитанцию – на указанный им email.
Проверка на предмет наличия подписей всех ответственных лиц осуществляется при заполнении бланка в бумажном виде.
Получатель наличных должен поставить цифровую подпись, если РКО проводится в режиме онлайн.
Если подотчетное лицо действует по приказу, нет необходимости составлять отдельное заявление.
П 6.3 – утрата силы абзаца № 3
Аванс допустимо выдавать даже тогда, когда предыдущий долг еще не погашен.
Последняя редакция указаний 3210-У привела к серьезному изменению дисциплины.
Порядок планирования операций с наличностью и их ведения
Любая компания должна прозрачно отражать движение средств, чтобы избежать проблем с налоговой и другими инспекциями. Для этого ей достаточно действовать по следующей схеме:
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Унифицированные бланки
Согласно постановлению № 88 Госкомстата РФ от 18 августа 1998, регламентирующему оформление документов по кассовым операциям, это:
Зная их реквизиты, вы существенно упростите и убыстрите составление деловых бумаг. Также есть необязательные, и в их числе:
Учреждение может не использовать именно унифицированные бланки, а разработать свои, отвечающие актуальным стандартам, но оно в любом случае должно своевременно заполнять обязательные бумаги и предъявлять их по требованию проверяющих органов.
Пакет и правила оформления кассовых документов в бухгалтерии
Все, что утверждено в уже упомянутом постановлении № 88, также внесено в Общероссийский классификатор ОК 011-93. Нюансы мы рассмотрим ниже, но сначала отметим, что для ИП есть определенные исключения.
Так, индивидуальные предприниматели не обязаны составлять ПКО и РКО – об этом ясно говорит НК РФ, – но могут их заполнять по желанию, для своего удобства. И практика показывает, что это стоит делать – для лучшего контроля перемещения финансов в пределах компании. В таком случае им следует соблюдать те же нормы, которые установлены ЦБ РФ и актуальны для организаций других ОПФ.
Теперь подробнее рассмотрим конкретные унифицированные бланки.
Кассовая (КК) и ее виды
Если приходные и расходные операции отражают движение средств, то она помогает их фиксировать и систематизировать. По ОКУД ее код 0310004, ее допустимо вести в одном из двух вариантов – ниже их особенности.
Бумажная
Каждый ее лист должен быть пронумерован главбухом предприятия, причем до начала заполнения. На бумаге, которая скрепляет ее страницы, обязаны стоять подписи директора компании и все того же главного бухгалтера, а в ситуации с ИП еще и печать фирмы.
Электронная
Важно, чтобы она не только отражала транзакции и факты их сохранения, но и была надежно защищена от стороннего доступа и подделки данных. Поэтому каждую внесенную в нее запись ответственным лицам необходимо заверять своими цифровыми подписями (ЭЦП).
Оформление денежных и кассовых документов должно осуществляться и на физическом носителе. Поэтому главе фирмы следует принять решение о том, с какой периодичностью распечатывать ее листы. Промежуток допускается любой, но обычно используют 4 вариант: единожды в день, неделю, месяц и, соответственно, квартал.
Полученные в итоге бумаги подшиваются в специально предназначенную папку – чтобы полностью собрать годовую КК. Это необязательно делать лишь ИП, но индивидуальный предприниматель все равно должен периодически проверять, ставят ли его подчиненные свои ЭЦП там, где необходимо. Данных реквизитов может не быть только в том случае, если за сутки не проведено ни одной транзакции – тогда нужно просто продублировать предыдущий размер остатка.
Как оформить КК
Общий порядок ее ведения следующий:
Нумерацией обязаны обладать обе версии КК, а не только бумажная. В электронном варианте страницы отсчитываются автоматически – их хронологически проставляет программа.
Забота о ведении и сохранности книги ложится на плечи главного бухгалтера. Если его временно нет на месте – в связи с отпуском, командировкой, больничным или по другой причине, – эта обязанность переходит к директору. Если он отсутствует как штатная единица – тоже к руководителю.
К приходным кассовым операциям относятся все поступления наличных – вот их и фиксирует данный ордер, подтверждая, что ответственное лицо получило деньги, и отражая происходящие в течение рабочего дня дебетовые процессы. По ОКУД он обладает номером 0310001. Должен содержать 4 обязательных элемента:
Составлять его можно и в бумажном, и в электронном варианте, как удобнее. Но сдавать его необходимо строго в чистовом виде – любые помарки, опечатки, ошибки, исправления или корректировки недопустимы.
К расходным кассовым операциям относятся все списания наличных с баланса фирмы – их данный ордер и фиксирует. Его цель – показать изменения и помочь легально их провести. По ОКУД он обладает номером 0310002.
Выдавая наличность, работник обязан спросить подтверждение личности и проверить расписку у покупателя, причем:
Реквизиты вносит ответственное лицо, но заверяет только главбух, а глава фирмы ставит свою подпись. Обязательные элементы у этого бланка те же, что и у ПКО.
Книга учета денежных средств
Она является ответом на вопрос о том, какими документами оформляются кассовые операции между подчиненными и старшим кассиром. Последний ее и ведет, хотя в небольшой компании ее наличие не является обязательным. Но по ОКУД она обладает номером 0310005, а заполнять ее нужно по следующей простой схеме:
Обычно сдача осуществляется в специальных конвертах, на обороте которых работники указывают точные суммы. Ответственность за контроль и сверку информации лежит на главбухе, хотя он вправе перепоручить ее кому-то еще, но с разрешения вышестоящего руководства. ИП может решать эту задачу лично или доверить ее какому-нибудь ответственному специалисту.
Расчетно-платежная ведомость
Помогает упростить документальное оформление и порядок ведения, учет кассовых операций. Отражает такие показатели каждой штатной единицы:
По ОКУД она обладает номером 0310009. Предназначена для внутреннего пользования, поэтому составляется в единственном экземпляре, главбухом. Должна давать представление не только о зарплате, но и о премиях, надбавках, штрафах, соцвыплатах.
Создается следующим образом:
Платежная ведомость
Помогает соблюдать порядок оформления кассовых документов и перечисления средств персоналу. По ОКУД обладает номером 0301011. Составляется по той же схеме, что и предыдущая. За нее ответственен главный бухгалтер, а в случае его временного или постоянного отсутствия – руководитель организации. Сдавать ее следует без помарок, ошибок, неточностей и правок.
Актуальные бланки
С переходом на онлайн-ККТ были упразднены многие, но не все бумаги. Те, что остались, удобны, так как унифицированы и упрощают создание отчетности при выдаче финансов на командировки, закупку сырья и прочие расходы.
Образец РКО
Помогает отразить затраты на любые нужды.
Пример ПКО
Позволяет зафиксировать поступления – как от банка или контрагентов, так и от сотрудников предприятия.
Фискальные документы
Они несколько расширяют понятие кассовых операций: это те бланки и чеки, которые ККТ создает в соответствии с форматом, утвержденным ФЗ № 54. К ним относят:
Рабочий день поделен на смены, каждая из которых не может длиться более 24 часов (иначе реквизиты просто не будут правильно вписываться, что приведет к появлению ошибок оборудования). Это единственное ограничение, накладываемое Федеральным Законом № 54, других не предусмотрено.
Отчет о закрытии смены
Обязательный документ при стандартном порядке кассового обслуживания физических лиц, так как является основанием для оформления ПКО, одного или нескольких, и записи в КК. В нем приводятся все данные о поступлениях, по которым осуществляются проводки о полном или частичном погашении при реализации продукции или сервисов, а также о предоплате.
Использование ККМ в 2021 году
Есть те компании, которые вправе их не применять. Обычно это организации, расположенные в сельской или труднодоступной местности, продающие религиозные предметы, оказывающие услуги в области образования, спорта, физкультуры, творчества, предоставления парковки, коммунальщики. Полный их список приведен в ФЗ № 54.
Остальные же юрлица обязаны подключать онлайн-ККТ для ведения деятельности, разбираться в нюансах оформления первичных документов по кассе, а также:
Все передаваемые данные следует подтверждать усиленной квалифицированной ЭЦП, убеждаясь, что ИНФС ее получила и разместила квитанцию о приеме. На физическом носителе подача тоже возможна – его следует направлять в налоговую.
Что делать, если ККМ неисправна
При массовых сбоях разрешено осуществлять продажи без задействования контрольных машин. Если после восстановления работоспособности вы создадите коррекционный чек (КЧ), никаких санкций наложено не будет.
Когда же из строя выйдет единственный аппарат, придется выдавать каждому покупателю бумажное подтверждение оплаты, а при нормализации ситуации:
Чтобы обезопасить свое предприятие от поломок, допустимо купить запасную ККТ.
Проверки ФНС
Если раньше учет кассовых операций и денежных документов контролировали банки, то теперь этим занимается налоговая. Она устраивает выездную комиссию и выясняет:
Ответственность за допущенные нарушения
Согласно КоАП РФ, она заключается в наложении административного штрафа в размере:
Общая организация при ведении кассовых операций
Правильная дисциплина обязательна к выполнению. И ЦБ РФ устанавливает, по какой схеме она должна быть реализована, с помощью указаний № 3210-У. В соответствии с ними нужно последовательно уделять внимание ряду ключевых моментов – рассмотрим их.
Лимит остатка
Прежде чем проводить транзакции, следует определить, какая максимальная сумма может оставаться на хранении на момент закрытия смены. Ее можно задать самостоятельно, выбрав по размеру запланированных валютных потоков и подтвердив приказом. Для филиалов и независимых подразделений эти пределы определяются отдельно, после чего подсчитывается общий.
Собирать деньги сверх этой цифры запрещено, кроме случаев работы в праздники (выходные) или дней выдачи зарплат, премий, пособий.
Расчетные виды кассовых операций
Осуществляются уполномоченным работником, назначенным приказом и знающим свои должностные инструкции (обязан подтвердить это подписью). При большом объеме задач таких сотрудников может быть несколько, при малом допустимо, чтобы подобные вопросы решал директор предприятия, а бухгалтерию разрешено поручить аутсорсерам.
Все транзакции должны быть зафиксированы с помощью РКО и ПКО, в КК, ведомостях и других обязательных бумагах, утвержденных Госкомстатом и направляемых на проверку как на физическом носителе, так и в электронном варианте.
Выдача разменной монеты
В начале и конце смены не должно быть вообще никакого остатка. Поэтому на старте рабочего дня старший из ответственных сотрудников оформляет РКО на соответствующую сумму и проводит его через КК, а в конце – ПКО с возвратом всех неиспользованных средств, вплоть до копейки.