отчет о дистанционной работе образец
Заполняем новый отчет об удаленных работниках в Москве
Отчет по сотрудникам на удаленной работе в Москве — это временная форма уведомления о трудоустроенных гражданах, работающих из дома. В столице работодателей обязали оперативно отчитаться о переведенных на удаленную работу сотрудниках. В других регионах подобные документы применялись весной, в период действия самоизоляции.
Что случилось?
Мэр Москвы Сергей Собянин издал новый Указ от 19.10.2021 № 61-УМ, в котором обязал на период с 25.10.2021 по 25.02.2022 всех столичных работодателей перевести на удаленную работу не менее 30% штатных работников, а также всех лиц старше 65 лет и людей с хроническими заболеваниями. Работать удаленно также придется и тем, у кого есть хронические заболевания, которые чиновники перечислили в приложении к Приказу Департамента здравоохранения Москвы от 25.09.2020 № 1117.
Этим же указом градоначальник предписал предоставлять в мэрию еженедельный отчет об удаленке, начиная с 25.10.2021. Фактически это кадровый отчет, обязательный для всех столичных юридических лиц и ИП, который действовал в октябре 2020 года и в марте 2021 года, когда всех тоже перевели на удаленный режим.
При этом деятельность хозяйствующих субъектов в Москве не ограничивается, они продолжают работать в обычном режиме, просто на 1/3 из дома.
Новые требования к отчету с 25 октября
Весной отчет необходимо было сдавать только в случае, если в списках работников в офисе и на удаленке произошли изменения. Срок — в течение одного дня с момента изменений. Теперь он снова стал еженедельным. С 25.10.2021 каждый понедельник придется отправлять отчет о количестве работников, которых перевели на удаленку. Применяется форма отчета, утвержденная в приложении 4 к Указу мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ, новую форму утверждать не стали.
В правилах подачи информации указали, что:
В обязанности работодателей включили требование не допускать, чтобы на рабочих местах всех подразделений организации одновременно было более 70% работников.
Как узнавать об ограничениях и других мерах из-за коронавируса
КонсультантПлюс собрал в одном обзоре все актуальные правила: что запрещено, а что разрешено, обязательно ли носить маски, какие меры поддержки еще действуют и какие денежные выплаты еще могут получить физлица и организации. Удобно следить за изменениями. На 2 дня доступ бесплатный.
Кому не потребуется новый отчет об удаленных работниках
Некоторые организации и ИП избавлены от необходимости направлять отчет в мэрию от работодателя о переводе 30% сотрудников на удаленную работу. Это, в частности:
Работодатели из этого списка не должны выполнять требование о переводе 30% сотрудников на удаленку.
Какие сведения надо подавать в отчете
Для направления сведений разработаны два специальных бланка, они содержатся в приложении к указу Собянина. В первом от работодателей ожидают сведения:
Второй касается персональных данных удаленных работников:
Личных данных в отчете сообщать не требуется, просто порядковые номера.
Где взять форму для отчета об удаленных работниках
На официальном сайте мэрии Москвы размещен шаблон для заполнения формы предоставления сведений о численности работников организаций и индивидуальных предпринимателей. Его необходимо скачать, а затем заполнить и направить адресату.
Куда отправлять заполненный бланк
Форму заполняют по шаблону (в формате xls или xlxs) и направляют на электронную почту organization_size@mos.ru. В ответном письме придет автоматическое подтверждение о том, что сообщение получено. Куда подавать сведения о работниках, переведенных на удаленку, еще? Таких данных нет, на бумаге бланки не принимают.
Дополнительные вопросы о том, как отчитаться о переводе сотрудников на удаленную работу, можно задать по телефону +7 495 870-72-98, так как по электронной почте обратной связи нет.
Инструкция по заполнению
Чтобы работодатели не сомневались, как отчитываться о переводе на удаленную работу, в указе Собянина содержится краткая инструкция. Из нее следует, что обязательными в новом отчете являются такие сведения:
Информацию о работниках, не подлежащих переводу на дистанционный режим работы, требуется уточнить путем указания фактического адреса осуществления ими трудовой деятельности в виде кода ФИАС в разрезе числа работников по каждому адресу. Если у работодателя несколько мест осуществления деятельности (офис и производство, несколько магазинов и т. п.), данные указываются по каждому фактическому адресу отдельно.
Персональные данные, даже Ф.И.О. работников, не нужны, указывается только их количество и адреса работы. Обратите внимание, что указывают не улицу и номер дома, а только код из Федеральной информационной адресной системы. Найти его легко в графе «Уникальный идентификатор». Если конкретного адреса нет, следует указать расположение ближайшего здания.
Заполненный бланк отчета выглядит так:
Для сотрудников, работа которых носит разъездной характер (курьеры, водители и т. п.), в качестве фактического адреса указывают адрес офиса.
Вид экономической деятельности (основной и дополнительной) вносится в отчет в свободном формате в соответствии с фактически осуществляемой деятельностью.
Заполненную форму не требуется заверять личной подписью руководителя и печатью организации.
Сведения о работниках, переведенных на удаленный режим
Отдельно подается информация о работниках, подлежащих переводу на дистанционный режим работы. Второй бланк выглядит так:
В нем просто перечисляются требуемые сведения по каждому сотруднику, переведенному на удаленный режим работы. Этот перечень сведений о работниках организаций и индивидуальных предпринимателей является исчерпывающим, никаких дополнительных сведений мэрия не потребует.
Ответственность за несдачу
Тех, кто не захочет направлять отчет Собянину об удаленных сотрудниках, ожидает административная ответственность. Размер штрафа для должностного лица — до 50 000 рублей.
Новый отчет для работодателей о сотрудниках на удаленке: как не быть оштрафованным и привлеченным к суду
Новая отчетность о сотрудниках с 12.10.2020 г.
В соответствии с указом мэра Москвы от 06.10.2020 № 97-УМ, столичные работодатели еженедельно, начиная с 12 октября, обязаны предоставлять в мэрию дополнительные сведения о своих сотрудниках.
В число дополнительных сведений войдет, в частности, информация об их телефонных и автомобильных номерах и номерах используемых транспортных карт.
Новая отчетность носит еженедельный характер, и представляться она должна в отношении всех сотрудников организаций и ИП, работающих на территории Москвы. То есть как в отношении сотрудников, по которым было принято решение о переводе их на удаленный режим работы, так и в отношении тех сотрудников, которые продолжают работать в обычном режиме (в офисах, на предприятиях).
Причем новую отчетность нужно предоставлять не только по сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но также и на всех исполнителей по гражданско-правовым договорам.
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Московские работодатели еженедельно, начиная с 12 октября 2020 года, обязаны представлять в мэрию отчет о сотрудниках, переведенных на удаленную работу.
2. В отчет включается такая информация, как номера телефонов, автомобилей, транспортных карт сотрудников, работающих удаленно.
3. Новая отчетность носит еженедельный характер и должна представляться как по сотрудникам, работающим по трудовым договорам, так и по ГПД.
4. Все получаемые от работника сведения составляют персональные данные сотрудников, обработка (получение, передача, хранение) которых осуществляется исключительно с их согласия (ст. 3 и ст. 4 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
5. Чтобы исключить возможность привлечения к ответственности и за несанкционированную обработку персональных данных, работодатели должны заключить с каждым сотрудником соглашение об обработке вновь полученных сведений.
6. Работодатели несут административную ответственность за непредставление новых сведений о работниках и представление недостоверных сведений.
7. Штрафы назначаются по ст. 20.6.1 КоАП РФ за невыполнение региональных ограничений и правил поведения в условиях режима повышенной готовности в размере от 10 000 до 1 млн рублей.
Какие сведения должны предоставлять работодатели по указу № 97-УМ
В число сведений, передаваемых в столичную мэрию, входит следующая информация о сотрудниках, переведенных на удаленный режим работы:
Указанные сведения предоставляются каждую неделю. Первая сдача сведений – 12 октября 2020 года. Следующий раз сведения (с учетом произошедших в компании изменений) нужно будет предоставить в понедельник 19 октября и так далее до особого распоряжения столичных властей.
Защита персональных данных
Все перечисленные выше сведения составляют персональные данные сотрудников, обработка (получение, передача, хранение) которых осуществляется исключительно с согласия работников (ст. 3 и ст. 4 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Как правило, заключая трудовой договор с работодателями, работники одновременно подписывают с ними соглашение об обработке персональных данных. Однако это не означает, что работодатели вправе передавать новую отчетность без получения согласия от работников, хотя в новый отчет фамилии работников не включаются и мэрия считает, что получаемые ею сведения не являются персданными.
Напомним, по общему правилу работодатели могут запрашивать и обрабатывать только те сведения о сотрудниках, которые требуются в связи с выполнением ими своих трудовых обязанностей. Сведения об автомобильных номерах работников и номерах их социальных карт у работодателей обычно попросту отсутствуют, так как они ранее им были не нужны. А сбор и обработка излишних персональных сведений является грубейшим нарушением и влечет административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ. Данная норма предусматривает для ИП штрафы в размере от 5 000 до 10 000 рублей, а для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей. Поэтому ранее работодатели старались не запрашивать у работников лишние сведения.
Теперь же, в соответствии с п. 2.1. указа столичной мэрии от 06.10.2020 № 97-УМ, данная информация необходима в целях дальнейшего продолжения деятельности работодателей Москвы. Следовательно, сейчас работодатели вправе запрашивать у работников соответствующие сведения без угрозы быть привлеченным к ответственности по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ.
Вместе с тем, чтобы исключить возможность привлечения к ответственности за несанкционированную обработку персональных данных, работодатели должны заключить с каждым сотрудником соглашение об обработке вновь полученных сведений.
Получение согласия на обработку данных
Прежде чем собирать и передавать по интернету новую информацию о работниках, у них необходимо получить согласие на обработку этой информации (ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие выражается в письменной форме и в обязательном порядке должно содержать собственноручную подпись сотрудника. Также согласие может быть оформлено в форме электронного документа, подписанного электронной подписью работника.
Согласие в письменной форме должно включать в себя следующую обязательную информацию (ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ):
Штрафы за непредставление новой отчетности
В п. 2.2 указа от 06.10.2020 № 97-УМ отмечается, что работодатели Москвы несут административную ответственность за непредоставление новых сведений о работниках и предоставление недостоверных сведений.
Штрафы назначаются по ст. 20.6.1 КоАП РФ за невыполнение региональных ограничений и правил поведения в условиях режима повышенной готовности.
В соответствии с данной нормой, за непредоставление сведений или предоставление недостоверных сведений о сотрудниках штраф для должностных лиц организаций и ИП составит от 10 000 до 50 000 рублей.
Штраф для организации-работодателя за указанное нарушение устанавливается в размере от 100 000 до 300 000 рублей.
Повторное нарушение грозит должностным лицам организаций штрафом в размере от 300 000 до 500 000 рублей или дисквалификацией на срок до трех лет.
Штраф за повторное непредоставление сведений для ИП и организаций составит от 500 000 до 1 млн рублей. Также за повторное непредоставление сведений деятельность работодателя могут приостановить на срок до 90 суток.
Как работодателям из Москвы заполнить и сдать отчет об «удалёнке»: пошаговая инструкция
Начиная с 12 октября, каждый понедельник столичные работодатели должны сдавать новый отчет. Это сведения о сотрудниках и подрядчиках (исполнителях) по договорам ГПХ, переведенных на удаленную работу. Нарушителя, не представившего сведения, могут оштрафовать: ИП — на сумму до 50 000 руб., а организацию — до 300 000 руб. В этой статье мы обобщили опыт тех, кто уже отчитался, и ответили на самые популярные вопросы, связанные с предоставлением нового отчета.
Почему требуют отчет
В столице введены новые коронавирусные ограничения. С 5 октября 2020 года действует правило: 30% сотрудников должны работать удаленно. Требование о дистанционной работе в общем случае распространяется и на сотрудников старше 65 лет, а также лиц с хроническими заболеваниями (см. «Столичных работодателей обязали перевести на «удаленку» треть работников»).
В связи с этим появилась новая отчетность. Согласно пункту 11.3 указа Мэра Москвы от 08.06.20 № 68-УМ (в редакции указа Мэра Москвы от 06.10.20 № 97-УМ ) работодатели обязаны сообщать о количестве работников (и исполнителей по договорам ГПХ), переведенных и не переведенных на «удаленку». Сдавать сведения нужно каждый понедельник, начиная с 12 октября 2020 года.
Отправить указанный отчет можно только одним способом — через личный кабинет (ЛК) на официальном сайте Мэра и Правительства Москвы (mos.ru). Вопросы можно задать по телефону горячей линии 8(495)870-72-98. Ответы на некоторые актуальные вопросы опубликованы на этом же сайте.
ВНИМАНИЕ
Во второй половине дня 12 октября на сайте Мэра появилось сообщение о том, что срок представления сведения продлен до 19 октября 2020 года включительно. Это подтвердил министр Правительства Москвы, руководитель департамента информационных технологий Эдуард Лысенко. Однако позже данную информацию с портала Мэра удалили. Никаких изменений в Указ № 68-УМ не внесено. Отсюда можно сделать вывод, что срок сдачи отчета пока остается прежним.
Как войти в личный кабинет на mos.ru
Личные кабинеты бывают трех видов: ЛК физического лица, ЛК юридического лица и ЛК индивидуального предпринимателя. Сдать отчет можно только через личный кабинет юрлица или ИП. При попытке направить отчет через ЛК физлица портал сообщает, что подобная услуга для физических лиц недоступна.
ВАЖНО.
Не нужно путать ЛК на mos.ru с личным кабинетом на портале госуслуг. Эти сайты взаимосвязаны. Но направить отчет можно только из кабинета на mos.ru. А вот зайти в него можно разными способами, в том числе при помощи логина и пароля от ЛК на госуслугах.
Как попасть в личный кабинет на mos.ru? В правом верхнем углу на этом сайте есть надпись «Войти» (некоторые браузеры отображают «Личный кабинет»). Нужно ее нажать. Далее действовать по одному из двух сценариев.
Сценарий 1: использовать учетную запись, созданную на портале госуслуг
Этот вариант подойдет компаниям и ИП, которые уже открыли ранее ЛК на портале госуслуг. Все довольно просто. Достаточно кликнуть надпись «госуслуги»:
Далее откроется окно, в котором следует указать логин и пароль для входа в ЛК юридического лица (или ЛК предпринимателя) на портале госуслуг. После этого система покажет все личные кабинеты, привязанные к данному логину-паролю. Это ЛК директора и ЛК организации (или ИП). Нужно выбрать организацию (либо предпринимателя).
Снова откроется сайт Мэра Москвы. Но в правом верхнем углу (где раньше была надпись «Войти») появится надпись с названием компании. Эта строка активна. Следует на нее нажать, и в открывшемся меню выбрать «Личный кабинет».
ВНИМАНИЕ.
К сожалению, те, кто зашел в ЛК на сайте Мэра Москвы при помощи логина и пароля от сайта госуслуг, зачастую не могут отправить отчет о дистанционных работниках. Причина — технические сбои в системе. Единственным выходом из такой ситуации в настоящее время является вход в личный кабинет с помощью электронной подписи.
Сценарий 2: использовать электронную подпись организации (или ИП)
Данный способ заключается в том, чтобы зайти в ЛК на сайте Мэра Москвы при помощи усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) организации или ИП.
Необходимо кликнуть надпись «Войти по электронной подписи». Система предложит скачать плагин — надо это сделать.
Затем нужно вставить в компьютер флэшку с ключом УКЭП. После этого следует создать личный кабинет директора на сайте Мэра. Для этого необходимо заполнить форму, которая будет предложена. После регистрации личного аккаунта руководителя можно, наконец, попасть в ЛК юрлица (предпринимателя).
ВНИМАНИЕ.
У многих юрлиц и предпринимателей уже есть усиленная квалифицированная электронная подпись для сдачи отчетности. Ее можно использовать и для входа в личный кабинет на mos.ru. Если же электронной подписи пока нет, ее придется приобрести.
Как заполнить отчет об «удалёнке»
В личном кабинете на сайте Мэра Москвы на самом видном месте размещена табличка «Как подать сведения о количестве сотрудников в период действия режима повышенной готовности».
В ней есть ссылка на инструкцию. Если по ней пройти, можно увидеть разъяснительный текст, а также кнопку «Подать сведения». После нажатия система предложит скачать шаблон отчета в формате Excel.
Отчет состоит из трех страниц.
Первая страница — это информация о работодателе и о количестве работников. В ней есть столбцы «Пояснения к заполнению сведений» и «Пример заполнения». Эти столбцы нужно оставить в том виде, в котором они изначально представлены. Заполнить следует только столбец «Значение». Он выделен зеленым цветом.
Вторая страница — информация о работниках, переведенных на «удаленку». Здесь есть поля для указания номеров: мобильного телефона, транспортного средства, электронных карт «Тройка» и «Стрелка», социальной карты и проездного билета. Все данные, кроме номера сотового, указываются только при их наличии. Графа для номера телефона — обязательна для заполнения.
Третья страница, строго говоря, к отчету не относится. Это иллюстрация, которая показывает, как правильно переписать номер из социальной карты.
После заполнения отчета его нужно загрузить в сервис и отправить на проверку.
Что делать, если отчет не прошел проверку
Иногда проблему удается решить при помощи несложных действий:
Читайте обсуждение на нашем форуме, где столичные работодатели делятся опытом отправки отчета:
Отчет для ИП без работников и ООО с одним сотрудником
Должен ли сдавать сведения о дистанционных работниках ИП, у которого в штате нет ни одного сотрудника? Однозначного ответа нет. Консультанты на горячей линии отвечают по-разному. Кто-то говорит, что отчет нужен, кто-то — что не нужен.
На наш взгляд, предприниматель не является по отношению к себе ни работником, ни работодателем, поэтому отчитываться не обязан. Но во избежание разногласий с инспекторами, лучше подстраховаться и отправить сведения.
Аналогичный вопрос возникает относительно ООО, у которого нет персонала, кроме директора — единственного учредителя. В последнее время консультанты горячей линии стали давать один и тот же ответ: отчитываться не надо. С их слов, это правило действует и в ситуации, когда руководитель получает зарплату. Однако тем, кто хочет обезопасить себя от возможных конфликтов, проще заполнить и отправить форму.
Также см. обсуждения:
Штрафы для тех, кто не сдал отчет
Непредставление сведений о дистанционных работниках (либо сдача недостоверных сведений) влечет административную ответственность по статье 20.6.1 КоАП РФ. Это предупреждение или штраф:
За повторное нарушение возможны следующие наказания:
Новый отчет об удаленных работниках: как подготовить и куда сдавать — пошаговая инструкция
С 12 октября 2020 года работодатели обязаны сдавать новый отчет о сотрудниках, перешедших на «удаленку». Поскольку ранее его никто не сдавал, у многих возникли вопросы: как его подготовить и куда сдавать? Партнер юридической фирмы Law & Commerce Offer Виктория Соловьева разработала пошаговую инструкцию.
Для московских работодателей вводится новая отчетность, за непредставление которой предусмотрены достаточно серьезные последствия. Новый отчет об удаленных работниках — это уведомление о работниках, подлежащих переводу на дистанционный режим работы.
Для чего необходим новый отчет
С 5 октября 2020 года указами мэра Москвы от 1 октября 2020 года № 96-УМ, от 29 сентября 2020 года № 94-УМ введены новые ограничительные меры, которые коснулись практически всех работодателей города Москвы.
С 5 октября работодатели Москвы обязаны перевести на удаленную работу:
На данный момент установлено, что обязательный режим удаленной работы продлится до 28 октября 2020 года включительно. Учитывая последнюю статистику и увеличение количества зараженных коронавирусной инфекцией, не исключено, что действие режима будет продлено.
Весь период действия режима удаленной работы, начиная с 12 октября 2020 года, сведения о выполнении обязанности по переводу сотрудников работодатели обязаны представлять в виде отдельного отчета.
При этом деятельность организаций не ограничивается и не приостанавливается полностью, они продолжают работать в обычном режиме только с некоторыми ограничениями.
Порядок предоставления сведений
Отчет в электронном виде необходимо предоставлять еженедельно по понедельникам, начиная с 12 октября 2020 года с использованием личного кабинета юридического лица, ИП на официальном портале mos.ru.
Соответственно, на текущий момент отчетные даты — 12, 19 и 26 октября 2020 года.
Чтобы направить сведения, у компании или ИП должен быть зарегистрирован личный кабинет юридического лица на портале и электронная цифровая подпись. Также для авторизации в личном кабинете можно использовать учетную запись организации на портале Госуслуг.
Какие организации и ИП обязаны предоставлять отчет об удаленных сотрудниках
Все организации и ИП, зарегистрированные в Москве, должны предоставлять отчет, за исключением следующих:
На указанных работодателей не распространяется требование о переводе 30% сотрудников на удаленный режим работы, соответственно, они не обязаны предоставлять и отчет.
Обязанность по переводу сотрудников на дистанционный режим применяется не к отдельным профессиям, а к организации в целом.
Соответственно, требования касаются и представителей социальных профессий (общественный транспорт, вывоз ТБО и прочее), которые могут обеспечить соблюдение режима за счет персонала, осуществляющего офисную работу.
Каких сотрудников обязательно нужно перевести на удаленный режим работы
Помимо соблюдения требования о переводе 30% сотрудников на удаленный режим, необходимо определить сотрудников, которые должны быть переведены в обязательном порядке.
С перечнем заболеваний и состояний, требующих соблюдения режима самоизоляции, можно ознакомиться по ссылке.
Как заполнить новый отчет о сотрудниках
Шаблон для заполнения формы предоставления сведений о численности работников организаций и индивидуальных предпринимателей можно скачать на официальном сайте mos.ru.
Данные следует предоставить в формате xls.
В форме для заполнения сведений об организации необходимо указать:
Не нужно включать в общую численность работников, которые работают в филиалах, представительствах в других регионах, находятся в командировках за пределами города Москвы или отсутствуют на работе по другим причинам (например, находятся на больничном или в отпусках любого типа).
В общую численность также необходимо включать сотрудников, работающих неполный рабочий день, совместителей.
Пример. В организации работают 10 человек, один сотрудник находится на больничном, один сотрудник в отпуске по уходу за ребенком, двое — в командировке в Санкт-Петербурге, 5 человек работают в офисе полный рабочий день, один сотрудник работает внешним совместителем по 3 часа в день.
Для заполнения отчета по удаленным сотрудникам в приведенном примере показатели будут следующими:
На сотрудников, которые переведены на удаленную работу, надо предоставлять расширенные сведения. Указывать ФИО сотрудников не нужно, достаточно привести:
Чтобы получить информацию для отчета, следует составить письменный запрос в произвольной форме для работника с просьбой предоставить номер мобильного телефона, государственный регистрационный номер автомобиля, номера транспортных и социальной карт.
Если работник отказывается предоставлять информацию, то необходимо зафиксировать письменно факт вручения ему запроса, и попросить письменный отказ.
Указанные действия позволят минимизировать риск привлечения работодателя к ответственности за неполное предоставление сведений.
После заполнения можно отправлять отчет.
Печать и подпись на документе не требуются, так как он подается электронно, с использованием ЭЦП, через личный кабинет.
В ответ должно прийти техническое сообщение о принятии сведений.
Штрафы за непредставление сведений о сотрудниках по новой форме
Непредставление отчета о сотрудниках, как и указание в нем недостоверных сведений, грозит привлечением к ответственности по части 1 статьи 20.6.1 КоАП РФ — как за невыполнение правил поведения при чрезвычайной ситуации или угрозе ее возникновения.
Штраф для юридических лиц от 100 000 до 300 000 рублей, а для ИП — от 30 000 до 50 000 рублей.
Деятельность работодателя может быть приостановлена на 90 суток или наложен штраф от 500 000 до 1 000 000 рублей, если в результате его действий или бездействия нанесен вред здоровью граждан.
Проверки выполнения работодателями города Москвы обязанности по переводу сотрудников на удаленный режим работы возложены на столичное ОАТИ (Объединение административно-технических инспекций). Они будут проводить проверки на выборочной основе, а также по жалобам сотрудников о неправомерных отказах в переводе на удаленную работу.