отражение результатов инвентаризации расчетов в учете предприятия

Проводки по инвентаризации

Особенности учета

Результаты комплексной проверки активов организации могут быть разными:

Кроме того, существует еще ревизия взаиморасчетов, результаты которой бухгалтер тоже отображает в учете. Главным документом в любой ситуации является сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей формы № ИНВ-19, на ее основании ведется бухгалтерский учет результатов инвентаризации. Сличительная ведомость может быть и другой формы, если это прописано в учетной политике. На ее основе проводится инвентаризация, проводки в бухучете отразят выявление недостачи, излишков и пересеортицы.

Недостача: проводки

Недостача, к сожалению, самый частый итог инвентаризации, особенно в торговых фирмах и на складах. Это связано с различными факторами:

Безболезненно списать разрешено только недостачу в пределах норм естественной убыли. Такие нормативы устанавливаются по каждому виду продукции, материалов и сырья и официально закрепляются в учетной политике. Вся остальная недостача списывается на виновных лиц, и только в случае, если их не удалось установить, ее списывают. Пошаговый алгоритм учета выявленной недостачи бухгалтером.

Шаг 1. Для начала необходимо отнести стоимость всех недостающих активов на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с помощью проводок:

При недостаче основных средств или нематериальных активов проводок придется делать несколько, поскольку приходится учитывать не только остаточную стоимость, но и начисленную за период их эксплуатации амортизацию. Выглядеть они будут так:

Шаг 2. Если материалов или сырья не хватает в пределах норм естественной убыли, то их можно сразу списать на счета по учету расходов. Для того чтобы бухгалтер имел право сделать такие проводки, руководитель компании издает приказ по итогам инвентаризации. Когда все формальности выполнены, проводки будут выглядеть так:

Шаг 3. Если не хватает ценностей больше, чем установленные нормативы, недостачу необходимо отнести на виновных в ней лиц. Для этого должно быть соответствующее заключение комиссии и приказ руководства. После оформления всех этих документов делают такую проводку в учетных регистрах:

По счету 73 необходим аналитический учет в разрезе всех виновников с соответствующими проводками.

Шаг 4. Если виновных лиц установить не удалось или они смогли отстоять в суде невозможность возмещения убытков компании, сумму недостачи включают в состав прочих расходов. Проводка выглядит так:

Излишки при инвентаризации: проводки

Если в ходе ревизии были выявлены неучтенные материальные ценности, которые принято называть излишками, их необходимо поставить на учет или оприходовать. Сделать это бухгалтер должен по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Коммерческие организации относят эту сумму на финансовые результаты, а некоммерческие увеличивают на нее доходы. Для этих целей используется пассивный синтетический счет 91-1 «Прочие доходы». Для того чтобы правильно отобразить в учете излишки, проводки мы собрали в одну таблицу.

Для аналитики используются субсчета, бухгалтерские справки и другие документы. Основные средства, поставленные на учет таким способом, подлежат амортизации в обычном порядке.

Пересортица: проводки

Иногда бывает, что в ходе проверки были выявлены как излишки, так и недостающие товары или материалы. Это пересорт, но только в том случае, если материальные ценности одного вида или они находились на ответственном хранении у одного лица. В этом случае разрешается провести так называемый перезачет в бухучете. То есть перекрыть недостачу за счет излишков. Для этого существуют разные проводки.

Пример 1. Стоимость недостающих ценностей оказалась выше стоимости неучтенных ценностей, оказавшихся в излишке. Например, при ревизии склада обнаружено 100 кг риса вместо 150 кг и 200 кг пшена вместо 175 кг. Рис дороже пшена и по весу его недостаток больше, чем излишек пшена. Бухгалтер сделал по итогам инвентаризации такие проводки:

В рассматриваемой ситуации виновником недостачи, которая появилась в результате зачета, оказался кладовщик. Была сделана такая проводка на сумму, которую с него надлежит взыскать:

Если взыскать убыток не получится или суд признает кладовщика невиновным, бухгалтер спишет сумму разницы на издержки обращения и производства.

Пример 2. Рассмотрим ту же ситуацию, но поменяем рис и пшено местами, в результате чего у нас окажется, что сумма товара, который следует оприходовать, больше той, которой не хватает на складе. Проводки по результатам инвентаризации будут выглядеть так:

Источник

Годовой отчет: инвентаризация взаиморасчетов

Бухгалтерам предстоит провести большую работу перед составлением годового отчета. Одной из задач является проведение инвентаризации взаиморасчетов с партнерами. Тенгиз Бурсулая, ведущий аудитор ООО «Юринформ-аудит», составил инструкцию по проведению такой ревизии.

Напомню, пунктом 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утверждено Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н) установлено, что составлению годовой бухгалтерской финансовой отчетности в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств. При этом сами правила проведения такой ревизии регулируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Так, согласно пункту 1.2 Методических указаний дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность и резервы – к финансовым обязательствам. Сама инвентаризация проводится путем проверки сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета на конец года, а также выявляется дебиторская и кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая комиссия (п. 2.2 Указаний). По завершении результаты проверки оформляются документально. Первичные документы по отражению итогов ревизии разрабатываются компанией самостоятельно – за основу берутся, как правило, формы документов, приведенные в Приложениях 1–18 Указаний, а также содержащиеся в альбомах унифицированных форм.

Учтите, что результаты годовой инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерской отчетности, а это значит, что выявленные несоответствия нужно своевременно учесть на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризация перед составлением итоговых документов

Рассказывает Павел Тимохин, руководитель отдела бухгалтерского консалтинга компании «Фингуру»: «Бухгалтерам предстоит провести большую работу перед составлением годового отчета. Одной из задач является проведение инвентаризации перед составлением итоговых документов. Многие бухгалтеры подходят к проведению инвентаризации формально, заполняют ведомости, в которые вписывают данные остатков, числящиеся в бухгалтерском учете, не сверяя эту информацию с фактическим наличием имущества и обязательств. Но ведь цель проведения инвентаризации – установить, соответствуют ли данные бухгалтерского учета действительному наличию имущества и обязательств».

Ревизия расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами подразумевает проверку обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей. Достоверно оценить правильность отражения сумм помогает сверка расчетов. При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами компании проводят сверки взаимных расчетов по состоянию на 31 декабря отчетного года, ревизии оформляются соответствующими актами.

Акт сверки составляется отдельно по каждому дебитору и кредитору в двух экземплярах. Этот документ позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами. Если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность оплатить долг. Акт служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности. Бумага необходима также при обращении организации в суд для взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги. Форму акта сверки взаиморасчетов фирмы разрабатывают самостоятельно. В законодательстве не предусмотрено унифицированного формата этого документа (Письмо Минфина России от 18 февраля 2005 г. № 07-05-04/2).

Акт сверки составляется отдельно по каждому дебитору и кредитору в двух экземплярах. Этот документ позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами. Если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность оплатить долг.

При оформлении акта сверки рекомендую использовать следующие положения по его заполнению: во-первых, в начале документа по центру следует написать название: «Акт сверки», под ним перечислите имена сторон. Кроме того нужно упомянуть контракт или договоры между организациями, по которым составлен акт сверки. Претензии могут рассматриваться только в рамках действующих контрактов. Во-вторых, в табличной части для каждой из сторон-контрагентов должно быть отведено собственное поле для заполнения данных по общим позициям. Представьте ссылки на первичные документы (накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ / оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т. д.).

В конце таблицы подводят итоги по данным каждой из сторон для определения наличия или отсутствия задолженности.

И, в-третьих, в конце документа указывается итоговая сумма задолженности (конечное сальдо в денежном выражении) по результатам взаиморасчетов между организациями по данным каждой из сторон-контрагентов. Определяется место для подписи сторон и Ф. И. О. уполномоченных лиц, подписавших акт. Он может быть завизирован в качестве уполномоченных лиц единоличным исполнительным органом организации (генеральным директором, директором, президентом и т. д.) либо представителем, действующим на основании доверенности.

Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан обеими сторонами. Основной частью документа, которая несет в себе информацию о проведенных хозяйственных операциях, является таблица, которая состоит из двух частей. В левой отражаются, как правило, факты хозяйственной деятельности составителя документа. Она включает четыре столбца. В первом из них указывается порядковый номер записи, во втором – краткое содержание операции, в третьем и четвертом – ее денежное выражение по дебету или кредиту.

Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки. Таким образом, в акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период. После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту и определяется конечное сальдо на нужную дату. Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй вкладки, будут выглядеть зеркально. Один экземпляр акта остается в бухгалтерии организации, второй направляется в компанию, с которой проводится сверка. Контрагент, получивший этот акт, должен проверить все содержащиеся в нем данные и внести собственные. Выявленные расхождения он также должен зафиксировать в документе. После отражения всех необходимых сведений контрагент возвращает акт организации.

Исправление ошибок

В случае выявления несоответствий, образовавшихся в результате ошибочных действий бухгалтера, в учете должны быть составлены корректировочные записи в порядке, установленном пунктом 5 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности», утвержденного Приказом Минфина от 28 июня 2010 года № 63н.

Так, например, ошибка отчетного года, выявленная до окончания года, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена неточность. Инвентаризационные разницы, обнаруженные в ходе инвентаризации, могут быть отражены следующим образом:

Дебет 41 Кредит 60 — исправлена ошибка, выявленная в результате инвентаризации расчетов с поставщиками, выразившаяся в неполном отражении в учете стоимости приобретенных товаров;

Дебет 60 (62, 76) Кредит 91-1 — списана кредиторская задолженность перед поставщиком (покупателем), по которой истек срок исковой давности;

Дебет 91-2 Кредит 60 (62, 76) — списана дебиторская задолженность перед поставщиком (покупателем), по которой истек срок исковой давности;

Дебет 007 — сумма списанной дебиторской задолженности учтена за балансом.

Инвентаризация резервов

Создавать резервы по сомнительным долгам организация обязана по всей «дебиторке», в том числе по задолженности поставщиков и подрядчиков по выданным им авансам, задолженности работников и третьих лиц по предоставленным им займам. Резерв создается в случае признания задолженности сомнительной. Критерии, при наступлении которых долг считается сомнительным, устанавливаются предприятием самостоятельно (отражаются в учетной политике). Бухгалтер, который ведет счета учета расчетов, должен четко знать данные критерии и своевременно создавать резервы.

Если дебиторская задолженность отвечает понятию «сомнительная», специалистом учета должна оцениваться вероятность погашения долга и в соответствии с оценкой определяться величина резерва – чем она выше, тем меньше размер резерва по сомнительному долгу, и наоборот – чем ниже вероятность того, что должник вернет долг, тем больше размер резерва. Таким образом, в ходе инвентаризации резервов по сомнительным долгам комиссией анализируется каждая сумма, отраженная на счете 63, на предмет соответствия ее утвержденным критериям и на ее соразмерность. Отмечу, что суммы резерва по сомнительным долгам на конец отчетного года (по результатам инвентаризации) учитываются способом, принятым в организации.

При первом методе учет ведется с присоединением неизрасходованных сумм резерва (созданного годом раньше) к финансовым результатам и одновременным созданием нового резерва (этот способ учета прямо предусмотрен п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).

Второй вариант связан с пересмотром величины резерва, то есть с проверкой обоснованности сумм, которые числятся на счете 63, а при необходимости – с осуществлением соответствующих корректировок (данный способ продиктован нормами ПБУ 21/2008 «Изменения оценочных значений», утвержденного Приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н).

Оформление результатов

«Следует учесть, что проводить инвентаризацию должны все компании независимо от применяемого режима налогообложения, то есть даже относящиеся к малым предприятиям. Таким образом, для руководителя проведение инвентаризации является немаловажным фактором. Необходимо отметить, что если не проводить инвентаризацию, то компанию за отказ никто не накажет. Но руководство, которое умеет считать деньги и хочет знать реальную картину происходящего на предприятии, выполнит требования законодательства и проведет инвентаризацию имущества и обязательств», – рассказывает Павел Тимохин, руководитель отдела бухгалтерского консалтинга компании «Фингуру».

Результаты инвентаризации расчетов оформляются следующим образом. Сначала итоги проверки каждого дебитора и кредитора заносятся в справку, являющуюся приложением к акту по форме № ИНВ-17. В справке указываются реквизиты каждого дебитора и кредитора организации, дата и причина возникновения долга, а также его сумма. Затем на основании справки составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17 в двух экземплярах, который подписывается комиссией. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у комиссии.

Получив результаты инвентаризации, руководство компании утверждает их и выносит решения о создании резервов по сомнительным долгам, списании безнадежной задолженности или задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Следует отметить, что проведение инвентаризаций различных участков учета – это не только необходимость, но и обязанность предпринимателей. И если законодательством утверждено проведение ежегодных ревизий, то правильным будет организовывать такие мероприятия чаще: раз в квартал или даже в месяц. Это не только позволит навести порядок в учетной системе компании, но и качественно и быстро инвентаризировать бухучет предприятия в установленные законодательством сроки. Если же руководство фирмы не готово тратить свои ресурсы на проведение внеплановых ревизий, то нужно быть готовыми, что при инвентаризациях один раз в год предприятие будет нести значительные убытки. Да и времени на такие проверки будет потрачено не мало. И не стоит надеяться на то, что результаты ревизий покажут полный порядок в учете. В деятельности любой организации грамотный специалист по учету и налогообложению, а за ним и инспектор, найдет ошибки и неточности. Именно поэтому проведение инвентаризаций является одним из важнейших этапов ведения бизнеса не только в России, но и на Западе. И проверяя каждый участок учета, предприниматель может увидеть свои слабые стороны и вовремя принять необходимые меры, которые позволят навести порядок в «нужных местах».

Объекты проверки

Согласно пункту 3.44 Методических указаний инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Так, инвентаризации должны быть подвергнуты счета:

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Источник

Инвентаризация активов фирмы

Как провести инвентаризацию, чтобы привести в соответствие учетные и фактические данные на конец отчетного периода? Как отразить результаты (списать недостачи и оприходовать излишки)? Подготовить бухгалтера к окончанию года, подведению остатков по счетам и приведению учета в порядок поможет наша статья.

Активы и обязательства по закону о бухгалтерском учете подлежат инвентаризации. Количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, а также перечень проверяемых при этом объектов определяются экономическим субъектом самостоятельно. Исключение составляют случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:

Обратим внимание на то, что одним из случаев, предусмотренных действующим законодательством является проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Напомним, что отчетным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (отчетным годом) по общему правилу является календарный год – с 1 января по 31 декабря включительно. Проведение инвентаризации перед составлением годовой отчетности способствует формированию достоверных данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности об активах и обязательствах организации. Для того чтобы результаты инвентаризации нашли свое отражение в бухгалтерской отчетности за год, все сверки должны назначаться и проводиться по состоянию (наличию активов и обязательств) не позднее 31 декабря текущего года. Это относится не только к таким активам как: основные средства, нематериальные активы, материально‑производственные запасы и т. д., но и к инвентаризации денежных обязательств, расчетов, денежных средств на расчетных и валютных счетах, денежных средств и денежных документов в кассе организации.

Основными целями проведения инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Для того чтобы результаты инвентаризации нашли свое отражение в бухгалтерской отчетности за год, все сверки должны назначаться и проводиться по состоянию (наличию активов и обязательств) не позднее 31 декабря текущего года.

Обратим внимание на нормативные документы

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания), приказом от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (далее – Положение о бухучете) и Федеральным законом от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете).

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете именно в учетной политике необходимо отразить случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации (определяются экономическим субъектом самостоятельно).

Для того чтобы инвентаризация прошла эффективно, необходимо ее спланировать. Предлагаем воспользоваться следующим алгоритмом проведения инвентаризации.

1. Создание инвентаризационной комиссии. Формирование приказа об инвентаризации

Приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», пункт 2.3. «Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. »

Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждена унифицированная форма приказа о проведении инвентаризации № ИНВ‑22.

2. Подготовка. Приведение учета в порядок. Сбор документов. Формирование отчетов. Закрытие базы (в случае автоматизированного учета)

Материально ответственные лица составляют промежуточные реестры приходных и расходных документов, которые служат основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета ко времени проведения проверки. Ответственные лица (а также лица, имеющие подотчетные суммы или доверенности на получение имущества) в обязательном порядке должны дать расписку. В ней указывают, что к началу инвентаризации:

При подготовке к инвентаризации нужно проверить все проводки в базе персонального компьютера. Часто основная проблема не в точности подсчета, а именно в некорректном учете в базе (отрицательные остатки, двойные проводки или не учтенные документы).

3. Пересчет или этап натуральной и документальной проверки

Этот этап самый длительный и важный. Комиссия несет полную ответственность за точность этих записей.

На этом этапе проводят подсчет, взвешивание, обмеры. Так, в розничных магазинах нераспакованные товары, хранящиеся в таре, должны быть распакованы и проверены по количеству и качеству. Если распаковка товара может вызвать понижение их качества, указанные товары распаковке не подлежат (вес и количество определяются по спецификации и трафарету на таре).

При проведении инвентаризации особое внимание необходимо обратить на выявление не учтенных и не оприходованных ранее ценностей. Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки фактического наличия ценностей.

Товарно-материальные ценности, поступившие в ходе инвентаризации, принимаются ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Но приходуют их по реестру или товарному отчету после окончания инвентаризации (п. 3.18 Методических указаний).

Как правило, отпуск товаров во время проведения инвентаризации не допускается.

Обратите внимание: подсчет (взвешивание, обмер и пр.) комиссия проводит только в присутствии материально ответственного лица, которое тоже подписывает опись и ставит расписку, что все подсчеты проводились в его присутствии и претензий к комиссии это лицо не имеет.

4. Оформление результатов инвентаризации

По итогам проверки составляют описи, ведомости, форма которых разработана Госкомстатом. Их подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица. В конце описи они дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких‑либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Методические рекомендации разрешают заполнять описи на ПК. Но если вы заполняете их от руки, то делать это нужно обязательно шариковой ручкой, без помарок и подчисток. Порядок заполнения описи подробно расписан в пункте 2.9 Рекомендаций.

5. Анализ и оформление результатов инвентаризации. Принятие мер

По результатам инвентаризации составляется опись. Ее подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества. Если в документе не будет хотя бы одной необходимой подписи, результаты инвентаризации могут признать недействительными. Опись хранится в архиве организации не меньше пяти.

Обычно меры принимаются при обнаружении недостачи или излишков. И то, и другое одинаково плохо.

Выявленные в процессе инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и учетными данными должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета.

В ходе проверки могут быть выявлены излишки и недостачи, а также активы (основные средства, материалы, товары, готовая продукция), пришедшая в негодность.

Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков и недостач принимает руководитель и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации.

После принятия решения об утверждении результатов инвентаризации данные бухгалтерского учета следует привести в соответствие с фактическими. Для этого нужно оприходовать излишки или списать недостачи.

Многие организации проводят инвентаризации только основных средств и материальных ценностей, а в инвентаризационных ведомостях отражают учетные данные без фактического пересчета. Учетные данные не приводят в порядок (остаются «задвоенные» проводки, сверки с контрагентами не проводятся, имеют место ошибки в текущем учете). Такие инвентаризации не обеспечивают достижения поставленной цели – сохранности товарно-материальных ценностей и денежных средств и являются формальными.

Отражение результатов инвентаризации в учете

Отражение результатов инвентаризации – один из важнейших этапов всего процесса инвентаризации. По большому счету, возможны три основных результата инвентаризации активов: это отсутствие расхождений (недостач и/или излишков), либо недостача активов, либо, наоборот, излишек активов. В зависимости от вида результата, производится соответствующее оформление всех имеющихся сравнительных данных.

Рассмотрим их подробнее.

Излишки

Результат – выявлены излишки основных средств, материалов, товаров, готовой продукции, денежных средств в кассе организации. Они отражаются по дебету счетов 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы».

Недостача

Результат – при инвентаризации выявлена недостача основных средств, материалов, товаров, готовой продукции, денежных средств в кассе организации. Она отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса».

Недостачи, как правило, выявляются чаще, чем излишки. Порядок их списания зависит от наличия утвержденных министерствами и ведомствами норм естественной убыли. Недостачи в пределах таких норм списываются на издержки производства или обращения, а сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то эти убытки списываются на финансовые результаты. Однако в любом случае недостача сначала отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостающие материальные ценности учитываются по фактической себестоимости, а основные средства – по остаточной.

Прежде чем принять решение о возмещении ущерба конкретными сотрудниками, работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения.

Этап 1. Списание недостачи в пределах норм естественной убыли

Необходимо установить, применимы ли к данному виду материальных ценностей нормы естественной убыли. Естественная убыль – это величина безвозвратных потерь от недостачи и (или) порчи материально‑производственных запасов (МПЗ), порядок расчета которой разрабатывается с учетом технологических условий их хранения и транспортировки, климатического и сезонного факторов. Указанные нормы разрабатываются отраслевыми министерствами и ведомствами.

Списание в этом случае отображается по дебету счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства», 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

А если суммы недостач превышают нормы естественной убыли? До установления виновных лиц они отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счетов 10 «Материалы», 41 «Товары», 41 «Готовая продукция», 50 «Касса» и др.

В обоих случаях списание материальных ценностей осуществляется по их фактической себестоимости.

Этап 2. Списание недостачи за счет виновных лиц

Необходимо установить виновное лицо. Как правило, ими оказываются работники, на которых, согласно трудовому договору, возложена ответственность за сохранность имущества. Порядок установления виновного лица, а также порядок взыскания ущерба регламентируется Трудовым кодексом.

Прежде чем принять решение о возмещении ущерба конкретными сотрудниками, работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки создают комиссию с участием необходимых специалистов. Кроме того, работодатель должен истребовать письменное объяснение от материально ответственного лица для установления причины возникновения ущерба. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется акт об отказе.

Списание в этом случае отображается по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; а восстановление суммы налога на добавленную стоимость со стоимости недостающих активов – по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Если образовалась разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей, то она отражается по дебету счета 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов»; а на погашение задолженности составляется проводка – дебет счета 98 кредит счета 91 субсчет «Прочие доходы». Далее нужно отнести суммы налога на добавленную стоимость на виновное лицо – сумму отражают по дебету счета 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Этап 3. Взыскание недостачи

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного сотрудником ущерба. Погашение задолженности работника может осуществляться двумя способами:

Этап 4. Если недостача произошла не по вине материально-ответственного лица

В этом случае списываем недостачу на финансовые результаты. Сумму недостачи отражаем по дебету счета 91 субсчет «Прочие расходы» и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Нормы убыли могут применяться лишь при выявлении фактических недостач. Списывать те или иные ценности исходя лишь из одних норм убыли без проверки их фактического наличия недопустимо.

На сумму недостачи списывают по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов 10 «Материалы», 41 «Товары» и др.; а сумму налога на добавленную стоимость по недостающим ценностям отражают по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Все данные результатов инвентаризаций, проведенных в отчетном году, сводятся и обобщаются в единой ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ – 26).

Татьяна Лесина, бухгалтер, для журнала «Практическая бухгалтерия»

Если к Вам пришла проверка

Справочник «Неналоговые проверки налоговой инспекцией» расскажет обо всех видах и процедурах как налоговых, так и неналоговых проверок, поможет бухгалтеру без волнений встретить инспекторов. Узнайте больше >>

Читайте также по теме:

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Выбор читателей

С 1 ноября 2021 года – новые субсидии для МСП

Изменения бухгалтерского и налогового законодательства с 2022 года

Изменения трудового законодательства с 2022 года: важное для бухгалтера и директора

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Источник