ответ об отсутствии документов в архиве образец
Выдача архивных справок, выписок, копий архивных документов органов местного самоуправления
Общее описание
Архив государственного, муниципального учреждения, организации, предприятия (ведомственный архив) — архив, созданный органом государственной власти, местного самоуправления, государственным, муниципальным учреждением, организацией, предприятием для хранения и использования образовавшихся в его деятельности архивных документов.
Архивная справка — документ архива, составленный на бланке исполкома, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Архивная выписка — документ архива, составленный на бланке исполкома, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Архивная копия — дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
Пользователь архивными документами — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
Органы государственной власти Санкт-Петербурга, органы местного самоуправления при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Санкт-Петербурга.
Полное наименование:
Результат предоставления
Срок предоставления
23 рабочих дня с момента регистрации заявления.
Стоимость
Заявители
I. Получатели государственной услуги:
II. Заявители, обращающиеся за предоставлением государственной услуги:
Порядок действий
Порядок действий заявителя
Основание для отказа в предоставлении государственной услуги:
Порядок действий уполномоченной организации
I. Прием и регистрация заявления и документов в местной администрации
Специалист, ответственный за прием и регистрацию заявлений, назначенный распоряжением местной администрации:
II. Принятие решения о предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги, информирование заявителя о результате предоставления муниципальной услуги
Специалист местной администрации, ответственный за подготовку проекта решения:
Глава местной администрации:
Специалист местной администрации, ответственный за подготовку проекта решения:
Документы
Документы, представляемые заявителем
I. Обязательные к представлению документы:
II. Дополнительные документы — в случае обращения доверенного лица или представителя заявителя:
Документы, выдаваемые заявителю
Организации, участвующие в предоставлении
Организации, принимающие документы
Организации, принимающие решение по предоставлению
Организации, выдающие конечные документы
Порядок обжалования
Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) местной администрацией, должностными лицами, муниципальными служащими местной администрации в ходе предоставления муниципальной услуги. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможность обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителя обязательным.
Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:
Прием жалоб в письменной форме осуществляется местной администрацией по адресу и в соответствии с графиком работы.
Жалоба в письменной форме может быть направлена по почте.
В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:
В электронной форме в местную администрацию жалоба может быть подана заявителем посредством:
При подаче жалоб в электронном виде документы могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя не требуется.
Жалоба рассматривается местной администрацией.
Жалоба может быть подана заявителем через структурные подразделения Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (МФЦ).
При поступлении жалобы МФЦ обеспечивает ее передачу в местную администрацию в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии между МФЦ и местной администрацией, но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.
Жалоба на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги МФЦ рассматривается местной администрацией. При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в местной администрации.
Жалоба должна содержать:
В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
Жалоба, поступившая в местную администрацию, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом местной администрации, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации.
В случае обжалования отказа местной администрации, должностного лица местной администрации в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
По результатам рассмотрения жалобы местная администрация принимает одно из следующих решений:
Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.
В ответе по результатам жалобы указываются:
Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом Местной администрации.
По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью уполномоченного лица, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.
Местная администрация отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:
Местная администрация вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:
Ответ об отсутствии документов в архиве образец
8.2. Исполнение запросов граждан
и организаций социально-правового характера
8.2.1. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.
8.2.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
Архивные справки составляются по установленной форме (приложение 42) на бланке архивной справки или общем бланке организации.
В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).
Архивная справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива; право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.
8.2.3. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.
Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «Так в документе» или «В тексте неразборчиво».
Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: «Архивная копия», «Архивная выписка». При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.
После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.
8.2.4. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.
Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.
8.2.5. Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.
Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.
8.2.6. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.
Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.
Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
8.2.7. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.
Как ответить на запрос о предоставлении информации
Ответ на запрос о предоставлении информации — это документ, в котором фигурирует отказ в отправке нужных данных или сразу же указывается то, что требует автор письма.
В каких случаях обязательно отвечать на запрос
Необходимо уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур способны требовать данные, связанные с работой частной компании и деятельностью бюджетной организации. Например:
Кроме того, данные необходимо предоставлять контрагентам, если это необходимо исходя из заключенного между сторонами договора. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и так далее. Еще такие письма направляют лица, связанные по договору оферты. Например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий, о графике работы торговой точки.
Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.
В какие сроки надо подготовить ответ
Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:
Как составить ответ
При составлении ответа следует руководствоваться стандартными правилами деловой переписки. Строгой формы, утвержденной законодательно, не существует, но в документе указываются следующие данные:
При отказе форма примерно такая же, но текст меняется на противоположный. Там указывается, по какой причине данные невозможно предоставить.
Стандартный бланк такого документа выглядит так:
_____ года № _________
О предоставлении информации
В ответ на ваш запрос о предоставлении информации от _________ года № _
Директор ___________________________________________ И.О. Фамили
Образец положительного ответа:
Образец ответа с отказом дать информацию
Подходящий для использования образец, как правильно отвечать на запросы, составленные неверно:
Как отправить
Если в рамках полученного письма необходимо предоставить какие-либо важные документы (например, оригиналы отчетов и так далее), отправка осуществляется курьерской службой. Во всех остальных ситуациях достаточно направить письмо в бумажном виде обычной почтой или просто выслать в электронном виде.
Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера
Глава 1
ГЛАВА 2. Организация и методика работы
2.2. Заявителями могут быть [35] :
российские, иностранные граждане и лица без гражданства;
органы государственной власти, местного самоуправления;
организации и общественные объединения;
юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации или в силу наделения их заявителями полномочиями выступать от их имени, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
2.3. Запрос рассматривается и исполняется архивом, если в нем указаны [36] :
наименование юридического лица на бланке организации, для граждан – фамилия, имя и отчество, число, месяц и год рождения;
почтовый и/или электронный адреса заявителя;
тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
личная подпись гражданина или подпись должностного лица.
2.4. Запрос может быть не принят к исполнению, если [37] :
запрос не содержит наименования юридического лица, для гражданина – фамилии, имени, отчества; почтового и/или электронного адреса заявителя;
запрос не поддается прочтению. В таком случае ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилию и почтовый адрес можно прочитать;
ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Заявителя информируют, что необходимая ему информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение таких сведений;
в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и в присланном повторном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель архива или уполномоченное на это должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу. Архив письменно уведомляет заявителя о принятом решении и причинах его принятия;
в нем содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угроза жизни, здоровью и имуществу должностного и/или частного лица, а также членов его семьи. Руководитель архива или уполномоченное на это лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю о недопустимости злоупотребления правом на доступ к информации.
Письмо архива с информацией о том, что запрос не принят к исполнению по причинам, указанным в п. 2.4, готовится руководителем профильного структурного или назначенным им сотрудником, подписывается руководством архива и направляется заявителю в течение 5 дней со времени регистрации запроса.
Если запрос написан на иностранном языке, архив возвращает его заявителю с уведомлением, что к исполнению принимаются только запросы, написанные на русском языке.
2.5. Принятый к исполнению запрос выполняется бесплатно в соответствии с установленными сроками в порядке очередности по дате регистрации обращения заявителя [39] :
исполнение запроса в архиве не должно превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен. В частности, основанием для перенесения срока исполнения запроса могут быть дополнительные сведения, полученные архивом от заявителя, большой объем просматриваемой информации, размещение архивохранилищ вне основной территории архива, недостаточно развернутый научно-справочный аппарат, проходящая научно-техническая обработка документов, их реставрация и т.д. О продлении срока исполнения запроса информируется заявитель, которому направляется письмо с уведомлением (Приложение № 2);
исполнение запроса по научно-справочному аппарату архива не должно превышать 15 дней с момента его регистрации;
Рекомендуется в ускоренном порядке рассматривать социально-правовые запросы:
граждан, достигших 80-летнего возраста;
участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов;
граждан, удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой России, Герой Социалистического труда и лиц, приравненных к ним;
граждан, принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыльской аварии;
по медицинским показателям при наличии медицинского заключения;
в связи с утратой кормильца;
для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию.
2.6. Исполнение запроса включает следующие этапы работы:
рассмотрение запроса руководством архива для передачи на исполнение в профильное структурное подразделение или конкретному исполнителю;
рассмотрение запроса руководством профильного структурного подразделения для передачи исполнителю, специализирующемуся на исполнении запросов данной тематики;
проверка на повторяемость;
сбор информации для ответа;
направление ответа заявителю.
2.6.1. Консультирование, предваряющее составление / отправление запроса, может осуществляться при личном общении, по телефону, почте, электронной почте, по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия. Консультирование заявителя при личном обращении или по телефону проводит, как правило, сотрудник, который ведет прием граждан, или руководитель профильного структурного подразделения. Консультирование заявителя, обратившегося письменно, осуществляет, как правило, руководитель профильного структурного подразделения или сотрудник профильного структурного подразделения под контролем его руководителя.
Если состав и содержание документов архива не позволяют подготовить положительный ответ на запрос, сотрудник во время консультации (устно или по телефону) разъясняет заявителю, при наличии такой информации, в какой архив, государственный орган или организацию ему следует обратиться. Для этого используется научно-справочный аппарат архива: картотеки, базы данных о составе и содержании документов архивных учреждений, может использоваться телефонный справочник организаций городов и районов данного региона, информационная сеть Интернет.
В конце консультации сотрудник кратко подводит итоги и перечисляет данные, необходимые для составления запроса по конкретной теме.
2.6.2. Регистрация запроса является основанием для начала действий по его исполнению.
При личном обращении гражданина за получением информации по профилю архива сотрудник, регистрирующий запрос, проверяет документы, удостоверяющие личность человека, выясняет цель его прихода, знакомит его с инструкцией по заполнению бланка запроса, объясняет правила заполнения, направляет к образцам заполнения бланка запроса (заявления), размещенным на информационном стенде архива, или формулирует запрос вместе с заявителем делает соответствующую регистрационную запись в базе данных.
Каждому запросу присваивается новый регистрационный номер (в противном случае невозможно использование электронной программы регистрации запроса, при которой поступившему запросу новый номер присваивается автоматически). На поступивший запрос в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный номер и дата поступления запроса.
В базе данных должны фиксироваться все этапы работы от консультирования заявителя до выдачи ему лично или отправки по почте информационного документа архива и содержать следующую информацию:
порядковый номер записи;
дату, итог предварительной консультации (если она проводилась);
дату поступления запроса;
регистрационный номер запроса (такой же номер будет поставлен на исходящий документ – ответ). Состав регистрационного номера может включать несколько элементов в соответствии с принятой в архиве системой регистрации документов, структурой архива и потребностями профильного структурного подразделения. Элементами регистрационного номера могут быть: дата регистрации, делопроизводственный номер, первые буквы (или одна буква) фамилии заявителя, например: 02.02.2011/2-15/Пет. Часто регистрационный номер запроса состоит из первой буквы фамилии лица, о котором запрашивается информация, и порядкового номера запроса. Нумерация может вестись: в пределах каждой буквы, начиная с 1 января по 31 декабря каждого года в течение одного года; в порядке поступления запросов в течение одного года с 1 января по 31 декабря независимо от начальной буквы фамилии. В случае получения запроса по электронной почте в конце к номеру следует добавить соответствующий символ, например, @;
название организации (полное и официальное сокращенное) или ф.и.о. (без сокращений) лица, от которого поступил запрос, адрес;
ф.и.о. лица, на которое поступил запрос (ф.и.о. записываются полностью). Если это лицо изменяло свою фамилию, то в регистрационном документе сначала указывается фамилия, которую человек носит в настоящее время, а затем в скобках указывается та фамилия, под которой лицо, указанное в запросе, работало. Если лицо, на которое поступил запрос, и лицо, от которого поступил запрос, одно и то же, то в обеих графах регистрационного документа указывается одна и та же фамилия;
наличие доверенности (номер, дата, кем выдана) от субъекта информации, если заявитель и субъект информации – разные лица и заявитель, в соответствии с федеральным законодательством не имеет права доступа к конфиденциальной информации (см. раздел 1.2 настоящих Методических рекомендаций);
почтовый адрес и телефон заявителя;
краткое содержание запроса и хронологические рамки искомой информации;
для повторного запроса – дату поступления первого запроса;
данные об исполнении запроса: результат (положительный, отрицательный); вид подготовленного информационного документа; если запрос пересылался – адрес пересылки запроса (название организации, когда переслали запрос);
дату выдачи ответа на руки или отправления по почте;
примечания, где указывается любая другая информация, связанная с поступлением и исполнением запроса (например, отметка о способе поступления запроса (личный прием, почта, факс, электронная почта), отметка о постановке на контроль, срочности, условиях выдачи конфиденциальной информации, продлении срока исполнения запроса и его причинах, количество ксерокопий, сделанных архивом, жалобе заявителя и др.).
Регистрация запросов ведется в электронной форме. Электронный журнал регистрации необходимо регулярно распечатывать на бумаге. Периодичность распечатывания сведений о поступающих запросах и их исполнении зависит от количества запросов и определяется руководством архива.
Если в запросе требуются сведения о:
нескольких лицах, запрос регистрируется как несколько запросов (если запрос не носит «семейный» характер, касаясь всех членов семьи, например, высылка семьи), архивные справки составляются на каждое лицо отдельно;
работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях, запрос регистрируется как один запрос, сведения включаются в одну архивную справку. В ряде случаев: территориальная удаленность архивохранилищ друг от друга, трудоемкость исполнения запроса – архивные справки могут составляться на каждую организацию отдельно;
нескольких темах, требующих самостоятельного рассмотрения (например, гражданское состояние и стаж работы, награждение и заработная плата и т.д.), запрос регистрируется как несколько запросов, по количеству обозначенных тем;
зарплате, свыше пяти лет, запрос регистрируется как один запрос, если это единовременный запрос одного лица по одной тематике, о работе на одном месте.
Ряд запросов при регистрации ставится на особый контроль, например, запросы социально-правового характера, поступившие от органов государственной власти и управления, правоохранительных органов и др., по которым необходимо сообщить результат исполнения. Если нужен такой контроль, руководитель архива в правом верхнем углу первого листа запроса делает отметку «Контроль». Исполнение запросов, поставленных на контроль, осуществляется, как правило, в срок не более 5 дней со дня регистрации запроса или в срок, определенный руководством архива. В графе «Примечания» регистрационного документа специалистом профильного структурного подразделения отмечается: «Контроль».
В базе данных, фиксирующей исполнение запросов, целесообразно предусмотреть автоматическое цветовое выделение запросов, связанное со сроками их исполнения.
Эффективным способом работы с запросами является исполнение их в режиме «одного окна», основанного на автоматизированной обработке поступившего запроса с помощью специально разработанной программы. Режим «одного окна» позволяет ускорить процесс выполнения запросов, сделать его подконтрольным руководству архива, руководству органов исполнительной власти, курирующих деятельность архива, через единую автоматизированную систему контроля и мониторинга работы органов исполнительной власти, государственных, муниципальных учреждений на определенной территории. Работа «одного окна» начинается с приема запроса и заканчивается выдачей ответа заявителю, включая регистрацию (при необходимости – консультацию), проверку на повторяемость, сканирование принятых документов для передачи в электронном виде в структурное подразделение, занимающееся исполнением запросов, и далее – конкретному исполнителю. Затем запрос выполняется в порядке, изложенном в данных Методических рекомендациях.
2.6.3. Этап работы, начинающийся с рассмотрения запроса руководством архива и заканчивающийся передачей его на исполнение конкретному сотруднику в разных архивах может включать разный набор действий и разную их последовательность.
Если запрос поступает в профильное структурное подразделение, то дальнейшую работу с ним до передачи непосредственному исполнителю, проводит руководитель этого структурного подразделения.
На этом этапе, как правило, исполняется:
проверка правомочности получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;
проверка запроса на повторяемость;
определение степени полноты сведений, содержащихся в запросе;
определение местонахождения архивных документов для исполнения запроса;
выявление конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос в случае отсутствия в архиве запрашиваемой информации и др.
2.6.3.1. Правомочность получения заявителем запрашиваемой информации. Запросы социально-правового характера, поступившие от граждан и организаций, не указанных в п. 3 раздела 1.2. настоящих Методических рекомендаций, и касающиеся других лиц, принимаются на исполнение при наличии нотариально заверенной доверенности от субъекта информации (в случае его смерти – от наследника субъекта информации). В тексте заявления гражданина или запроса организации должно быть написано, что заявитель или организация на основании доверенности уполномочены получить запрашиваемые сведения. Далее указывается, кем и когда была выдана доверенность, ее номер.
2.6.3.2. Проверка запроса на повторяемость. Повторным считается запрос, поступивший от одного и того же лица или организации по одному и тому же вопросу, если:
заявитель не удовлетворен направленным ему ответом;
не получил ответ в установленный срок и вновь послал тот же запрос.
Не считаются повторными запросы одного и того же лица, но по разным вопросам.
Программа по регистрации запросов социально-правового характера может обеспечивать автоматическую проверку на повторяемость каждого поступившего запроса.
Проверка запроса на повторяемость позволяет:
выделить повторно присланные запросы, не подлежащие исполнению, поскольку они не содержат дополнительную по сравнению с предыдущими запросами информацию (см. п. 2.4.);
использовать зафиксированную в базе данных информацию предыдущего ответа для дальнейшего поиска (в том случае, если новый запрос содержит дополнительную информацию).
Запрос проверяется на повторяемость за 5 лет. В случае получения повторного запроса рядом с регистрационным штампом, поставленным на новый запрос, необходимо указать номер первого запроса.
2.6.3.3. Изучение запроса с целью определения степени полноты содержащейся в нем информации и ее достаточности для начала поисковой работы предполагает возможность обращения к заявителю для получения дополнительных сведений. Если исполнение запроса требует дополнительных сведений, руководитель профильного структурного подразделения (или назначенный им сотрудник) определяет набор необходимой для уточнения информации и возможные пути ее поиска и сообщает об этом заявителю, при возможности по телефону (при этом на запросе ставится отметка, фиксирующая дату телефонного разговора, сведения, которые были сообщены заявителем, подпись исполнителя), или в письме, написанном на бланке письма архива и подписанным руководством архива
В случае, когда исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, копии запроса с сопроводительными письмами архива направляются в соответствующие организации для исполнения. В сопроводительном письме архива указывается, куда необходимо направить подготовленный ответ: адрес заявителя и/или адрес архива.
При поступлении в архив непрофильного письменного запроса, в том числе и по электронной почте, руководитель профильного структурного подразделения пересылает запрос с сопроводительным письмом, подписанным руководством архива, в соответствующую организацию (другой архив, государственный орган или организацию), если она известна и письменно информирует об этом заявителя Возможно при пересылке непрофильного запроса указать на письме после адреса организации фамилию, имя, отчество и адрес заявителя с пометкой «для сведения». Заявителю отсылается копия письма
В том случае, если нельзя определить, в какую организацию следует отправлять запрос, заявителю посылается информационное письмо об отсутствии в архиве документов, содержащих запрашиваемую информацию, и возможный алгоритм дальнейшего поиска: какую информацию следует уточнить заявителю и, в случае ее уточнения, в какой архив или организацию ему следует направить свой запрос
2.6.3.4. После завершения этой работы, руковолитель профильного структурного подразделения назначает непосредственного исполнителя, информация о котором вносится в Базу данных.
При выборе исполнителя учитывается сложность запроса, сроки его исполнения, специализация сотрудника, его квалификация и опыт, знания состава и содержания документов архива, загруженность, сложность запросов, уже находящихся у него на исполнении и т.д.
Запросы с визой руководства архива «Контроль» отдаются на исполнение сотрудникам в первую очередь.
2.6.4. Сбор информации для ответа предполагает работу с печатными справочниками, научно-справочным аппаратом архива для выявления фондов и дел, содержащих запрашиваемую информацию: путеводителями, указателями, картотеками, описями и др. Большую помощь оказывают электронные базы данных с информацией о: изменении административно-территориального деления и передаче в связи с этим архивных фондов; организациях, существовавших и существующих на данной территории; составе и содержании фондов архива.
Данные об административно-территориальных границах уточняются на начальном этапе работы по исполнению запросов. В случае несовпадения архивных данных с данными заявителя, которые связаны с административно-территориальными изменениями, переименованиями территорий, населенных мест: губерний, областей, уездов, районов, городов, сел, необходимо указать в ответе заявителю старые и новые названия населенных пунктов для подтверждения того, что это один и тот же объект.
Порядок просмотра фондов и дел для подготовки справки определяет, как правило, непосредственный исполнитель. Большую помощь исполнителю могут оказать памятки по исполнению запросов разной тематики, подготовленные с учетом действующей нормативной базы и специфики состава и содержания фондов данного архива.
2.6.5. Результатом работы по исполнению запроса являются следующие информационные документы архива:
Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».
Архивная справка составляется на основании документов (подлинников, заверенных копий), хранящихся в архиве.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах.
В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках.
Например: (так в документе).
Если в запросе и в документах при написании ф.и.о. лица встречается расхождение на одну букву, нужно проверить несколько записей в разных документах, в которых дополнительная информация позволяет установить, что речь идет об одном и том же человеке, Если установить это невозможно, в справке дается информация из текста документа с оговоркой в скобках: (так в документе). Если в документе указана только фамилия без инициалов или инициалы без расшифровки, в справке так информация и дается. В скобках может быть добавлено: (так в документе).
Если в течение запрашиваемого периода времени организация переименовывалась, то в справке необходимо назвать все ее переименования в хронологической последовательности за запрашиваемый период, при этом вначале полностью указывается последнее наименование организации-фондообразователя. Наименование организации при первом упоминании приводится полностью, затем в скобках, если оно существует, указывается ее официальное сокращенное наименование, которое может использоваться далее в тексте при повторных упоминаниях. Если организация переименовывалась более трех раз, то все переименования указываются в самостоятельной архивной справке, которая помещается в качестве приложения к основной архивной справке. Информация о переименовании дается на основании учредительных документов и приказов по основной деятельности организации.
В архивную справку включается информация, запрашиваемая пользователем, а также информация, необходимая для подтверждения запрашиваемых сведений (например, информация о переименовании организации).
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В «Основании» архивной справки, после двоеточия приводятся поисковые данные документов, использованных для написания справки: архивные шифры и номера листов; использованные печатные издания (через точку с прописной буквы или через точку с запятой со строчной буквы). Возможно проставление архивных шифров и номеров листов архивных документов в тексте архивной справки сразу после изложения каждого факта или события. Текст архивной справки и «Основание» печатаются через полтора интервала.
При отсутствии в архиве документов по теме запроса архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным или рукописным справочным материалам, периодической печати с точным и полным указанием источника. В этом случае вместо названия фонда в архивной справке указывается источник информации:
Например, «В печатном (рукописном) справочнике (название справочника) в списке (название документа) значится …»).
В «Основании» указывается полное название справочника, издания, выходные данные, номер листа (страницы).
В «Примечании» к тексту архивной справки после двоеточия оговариваются особенности использованных текстов архивных документов: неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению из-за повреждения части текста документа.
Например: (В тексте неразборчиво) или (Так в документе).
Кроме того, в них оговаривается использование незаверенных документов, относящихся к запросу: «незаверенная копия», «подпись (печать) отсутствует». «Примечание» к архивной справке помещается через 2-3- интервала после «Основания», поскольку содержащиеся в нем сведения не входят в текст архивной справки. Текст «Примечания» печатается также через полтора интервала.
Архивная справка оформляется на бланке письма архива машинописным способом на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) в соответствии с требованиями на организационно-распорядительную документацию ГОСТ Р6.30-2003. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.
Однотипные (часто встречающиеся) запросы могут иметь стандартную форму ответов. Целесообразно для таких запросов подготовить бланки с шаблонным текстом ответа, оставив пропуски для заполнения их персональной информацией конкретного заявителя. Такие бланки ускорят процесс исполнения запросов.
Архивная справка подписывается руководителем архива и заверяется гербовой печатью архива.
В связи с появлением случаев подделки архивных справок, архив может принять меры к их защите: выполнять архивные справки на фирменных номерных типографских бланках.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. В таком случае под словом «Примечание» пишется «Приложение», ставится двоеточие и указываются названия документов, прилагаемые к архивной справке, если они не названы в тексте архивной справки, количество листов и экземпляров. Если документы в тексте архивной справки названы, после двоеточия указывается количество листов и экземпляров.
Если архивная справка содержит не все сведения по запросу, то, как правило, информация о том, какие сведения и за какие годы в архиве отсутствуют и почему, где можно получить недостающие сведения излагаются в сопроводительном письме архива к архивной справке, которое печатается на бланке письма архива и подписывается руководством архива. Кроме того, в сопроводительное письмо включается информация о наличии или отсутствии сведений по кодам видов оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период и о расшифровке кодов, если виды оплаты труда даны по кодам.
В ряде случаев заявитель обращается в архив целенаправленно за архивными копиями. При исполнении запроса о предоставлении копий архивных документов на бланке архива составляется сопроводительное письмо, в котором указывается количество приложений (копий архивных документов) и их названия. Письмо подписывается руководством архива.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В «Примечании» к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами.
Например: (В тексте неразборчиво) или (Так в документе).
Информационное письмо заявителю составляется при отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, и информации об их местонахождении, в случае пересылки запроса в профильную организацию. В письме указываются причины, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены, и, по возможности, предлагается алгоритм дальнейшего поиска Если документально подтверждены факты утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, в информационном письме конкретно указываются причины отсутствия запрашиваемой информации со ссылкой на учетные документы архива Информацию о просмотренных фондах и делах целесообразно проставлять на втором экземпляре документа, который остается в деле в архиве. Информационное письмо оформляется аналогично архивной справке. В исключительных случаях по просьбе заявителя (например, для предоставления в суд) на такое информационное письмо проставляется гербовая печать архива.
При исполнении повторного запроса или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
Исполненный запрос в электронном или бумажном виде поступает на проверку руководителю профильного структурного подразделения, который оценивает правильность его составления и оформления, полноту. Документ возвращается исполнителю для доработки, если он не соответствует необходимым требованиям. Если руководитель профильного структурного подразделения оценивает подготовленный документ положительно, то документ передается на подпись руководству архива.
Исполненный запрос регистрируется в базе данных (см. п. 2.6.2.). Исполненные запросы и копии архивных справок с приложениями формируются в дела по годам, внутри года – в алфавитном порядке. Для удобства поиска на корешках папок указывается год, буква(ы) и номера справок (первой и последней). Возможно формирование дел в хронологической последовательности в пределах одного года по порядку номеров запросов. Исполненные запросы юридических и физических лиц могут формироваться в дела раздельно.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа – «апостиля». Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдается ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля в отделениях Сберегательного Банка России. Государственная пошлина за проставление апостиля не взимается в тех случаях, когда запросы социально-правового характера поступили в архив через дипломатические представительства и консульские учреждения.
2.7. Эффективность исполнения запросов социально-правового характера во многом зависит от взаимодействия специально уполномоченного Правительством РФ федерального органа исполнительной власти (Росархива), уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела (органов управления архивным делом) с Пенсионным фондом Российской Федерации (ПФ РФ) и его отделениями в субъектах РФ:
проведение круглых столов, семинаров для сотрудников ПФ РФ с целью информирования об установленном порядке обращения граждан в архив для исполнения запросов социально-правового характера;
предоставление в отделения ПФ РФ в качестве инициативного информирования: перечней документов по личному составу, которые поступают на государственное хранение в архивы данного субъекта РФ; сведений о переименовании действующих на данной территории организаций – источников комплектования; списков ликвидированных организаций, чьи документы по личному составу имеются на хранении в архивах;
установление в архиве дня работы с сотрудниками ПФ РФ, в этот день прием граждан можно не проводить, вывесив объявление, объясняющее причину, например, «(дата) в архиве проводится обслуживание сотрудников ПФ РФ»;
совместная разработка единых образцов бланков справок по заработной плате.
По мере разработки механизмов электронного взаимодействия между учреждениями данная работа будет развиваться и совершенствоваться.
[34] Федеральный закон от 27.07.2010 № 210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (с изменениями на 26.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2010. № 31. Ст. 1479. (Ст. 15); Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 11.07.2011) //Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169. (Ст. 26).
[35] Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 21.05.2009 № 271, зарегистрирован в Минюсте России 01.09.2009, регистрационный № 14676) //Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 40, 05.10.2009.
[37] Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 21.05.2009 № 271, зарегистрирован в Минюсте России 01.09.2009, регистрационный № 14676) //Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 40, 05.10.2009.
[38] Далее – профильное структурное подразделение.
[41] Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами. М., 2008. П. 5.1.6.
[42] Рабочее место специалиста, проводившего личный прием или консультирование, должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.
[45] См. Организация доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими /Росархив, ВНИИДАД.– М., 2009. П. 1.2.3.
[47] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций с указанием сроков хранения.– М., 2010. Ст. 253.
[48] Там же. С. 6 (пояснения к графе № 3).
[52] Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства», утвержденный приказом Минкультуры РФ от 28.12.2009 № 16397. П. 50-51.
Глава 1