письмо о проигрыше в тендере образец
Письмо-отказ
Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Письмо-отказ от участия в тендере
Письмо-отказ от участия в тендере можно написать в нескольких случаях. Для каждой ситуации есть свои особенности подачи и написания. Разберемся, как составить такой документ.
Общие сведения
Когда можно отказаться от участия:
При первом случае компания-заказчик может искать исполнителей не только на специальных онлайн-площадках. Исполнителю (или поставщику) можно отправить приглашение на участие в торгах. Если у того нет желания, производственные мощности не справятся, сложный заказ или уже имеется большой объем работ, то важно отправить обоснованный отказ. В нем первым делом выражают благодарность за выбор своей кандидатуры, а затем пишут о причинах отказа.
Во втором случае отказаться можно так:
Таким образом, в зависимости от ситуации исполнитель может отправить письмо-отказ или уведомление об отзыве заявки на конкурс. Для обоих документов правила написания будут похожими.
Для справок! Государственные закупки регулирует ФЗ от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ, а закупки для юридических лиц — ФЗ от 18 июля 2011 года № 223-ФЗ.
Как составить письмо-отказ от участия в тендере
Предложенного законодательством бланка не существует, поэтому организация может составить его в произвольной форме. Нужно использовать фирменный бланк компании.
В письме указывают такую информацию:
В конце письма отправитель указывает свою должность и ставит подпись и дату.
Образец письма-отказа от участия в тендере
Общество с ограниченной ответственностью «Восток»
(реквизиты компании-исполнителя)
Генеральному директору
ООО «Хризантема»
Николаеву Семену Семеновичу
(сведения об организации-заказчике)
Уважаемый Семен Семенович!
ООО «Восток» благодарит за проявленный к компании интерес, а также за доверие, оказанное приглашением принять участие в организованном вами тендере на право заключить договор на выполнение работ по изготовлению и поставке раздвижных дверей (номер тендера: 2121-546, дата: 12 декабря 2020 года).
Мы изучили конкурсную документацию и приняли решение об отказе от участия, так как на данный момент наши внутренние бизнес-процессы не дают нам возможности выполнить несколько условий предложенного контракта.
В апреле будущего года мы планируем усовершенствовать производственную линию и с июля готовы участвовать в организуемых ООО «Хризантема» торгах. Надеемся на плодотворное сотрудничество в будущем.
С уважением, генеральный директор ООО «Восток» Павлов Илья Ильич
25 декабря 2020 года
Образец уведомления об отзыве заявки
Общество с ограниченной ответственностью «Космос»
(реквизиты компании-исполнителя)
Генеральному директору ООО «Нота»
Горбунову Евгению Евгеньевичу
(сведения о компании-заказчике)
Уведомление об отзыве заявки на конкурс
Сообщаем вам об отзыве нашей заявки на участие в открытом конкурсе на право заключения договора поставки межкомнатных дверей (тендер № 2342 от 23.12.2020 г.) по причине изменения экономической стратегии компании. Тем не менее мы планируем участие в организуемых вами конкурсах в дальнейшем.
Номер заявки: 345 от 28 декабря 2020 года.
С уважением, генеральный директор ООО «Космос»
Захаров Николай Иванович
12 января 2021 года
Как правильно составить письмо с отказом от участия в закупке
Письмо-отказ от участия в тендере — это документ, который подтверждает нежелание поставщика продолжать борьбу за контракт, если заявку уже отправили. Применяется чаще всего в «бумажных процедурах».
| Скачать бланк уведомления об отзыве заявки по 44-ФЗ (пустой шаблон) |
| Скачать образец письма с отказом от участия в тендере (пример заполнения) |
Когда используют
До перевода конкурентных закупок по 44-ФЗ в электронный вид отдельный документ с отказом продолжать участвовать в закупке и автоматическом отзыве предложения писали в запросах котировок, конкурсах и других процедурах, которые проводили на бумаге. С 2019 года большинство тендеров перевели в электронный вид и теперь отказываются от закупок путем направления уведомления об отзыве предложения на электронной площадке. Вот пример с РТС-тендера.
В п. 44 с. 112 44-ФЗ указано, какие процедуры до сих пор проводят в конвертах. Получается, и письмо с отказом от участия в них по-прежнему используют. Перечислим их:
Такое письмо понадобится и в закупках по 223-ФЗ, если заказчик решил провести тендер в бумажной форме. В рамках этого закона действует постановление правительства № 616 от от 21.06.2012 о перечне товаров, работ, услуг, которые закупаются в электронном виде. И все закупки с ограничениями для субъектов малого и среднего предпринимательства не проводят в «бумажной» форме. Следовательно, в таких тендерах отказ оформляется уведомлением об отзыве заявки с помощью функционала торговых платформ.
Остальное заказы заказчик вправе организовывать в конвертах. Чтобы оповестить его об отказе продолжать конкурентную борьбу, придется составить отдельное письмо.
Как составить письмо с отказом
В законодательстве нет унифицированного бланка для отказа от участия в тендере. Составляйте его в свободной форме. Рекомендуем оформить его на фирменном бланке организации, а в тело письмо включить такие данные:
Вот так выглядит образец, как написать отказ от участия в тендере по 44-ФЗ.
На бланке организации
Исх. № 356-ГЗ/2020 от 25.02.2020
Директору АО «Идеальный заказчик»
Адрес: г. Идеальный, 3-й Идеальный проезд, д. 1, 123456
об отзыве заявки на участие в тендере
Настоящим письмом Общество с ограниченной ответственностью «Идеальный поставщик» в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, уведомляет Вас, что отзывает свою заявку на участие в открытом конкурсе на право заключения контракта на оказание услуг по вывозу твердых бытовых отходов (извещение № 0372200784317000009 от 17.02.2020).
Регистрационный номер заявки — 1.
Дата, время и способ подачи заявки — 21.02.2020 15:43, курьером.
Генеральный директор ______________ И.И. Иванов
Отказ от участия в тендере
Из нашей статьи вы узнаете:
Поставщики могут отказаться от участия в тендере, вне зависимости от того подали они заявку сами либо им прислали предложение заказчики. Отказаться можно и от подписания договора, когда поставщик выиграл тендер, но это рискованная процедура.
В этой статье мы разберём, какие формы отказа существуют сегодня, как отказывались от участия раньше и расскажем, как поставщик может легко отозвать свою заявку.
Как можно отказаться от участия в тендере
Разбираемся в формах отказа
Отказаться от участия в тендере не так сложно, если поставщик не стал его победителем. То есть отказаться можно, когда заказчик пригласил принять участие в тендере и когда исполнитель сам подал заявку. Чтобы отказаться от участия после того, как вы были выбраны исполнителем, нужны веские причины, об этом мы поговорим в разделе «Отказ от подписания договора».
В первом случае, когда заказчик приглашает поставщика, тому достаточно уведомить его об отказе, но можно и не отвечать вовсе и просто не принимать участия в закупке. Во втором случае, когда поставщик отправляет заявку на участие, а затем отзывает её, процедура немного отличается. Если заявка была подана на электронной торговой площадке (ЭТП), достаточно нажать на соответствующую кнопку. При этом деньги, которые были заблокированы для участия в тендере, разблокируют в течение одного дня. Раньше, если поставщик подавал заявку на участие в открытом конкурсе, то ему нужно было составлять письмо-отказ в электронном или письменном виде и подавать его заказчику до конца приёма заявок. Сейчас это не обязательно.
Нужно ли мотивировать отказ
Ранее отказ от участия должен был быть мотивирован. В соответствующем письме поставщики давали объяснение причин отказа от участия. Объяснение было объективным и указывало на реальные причины, а в некоторых случаях — приводило достоверные факты и аргументы.
Сейчас отправлять заказчику письма и уведомления не нужно. Вся процедура происходит в электронном формате и занимает не больше минуты. Поставщики просто отзывают заявку до окончания тендера без каких-либо ограничений.
Как отозвать заявку
Отказаться от участия в тендере можно, когда заявка уже подана, но исполнитель не выбран. Такое действие называется «отзыв заявки». На электронных площадках, где эта заявка подаётся, есть соответствующая кнопка. Поставщик нажимает на кнопку, и заявка аннулируется, а деньги возвращаются на счёт в течение суток.
Отказ от подписания договора
Если поставщик выиграл тендер, по закону он обязан заключить контракт с заказчиком и выполнить заказ. Но в некоторых случаях исполнитель может отказаться от подписания договора, не попав в «чёрный список».
Важно: 99% отказов от подписания договора приводят поставщика к попаданию РНП — реестр недобросовестных подрядчиков.
Вышеперечисленные способы не являются панацеей и, скорее всего, приведут к нежелательным результатам. Поэтому мы рекомендуем отказываться от участия, когда исполнитель ещё не выбран. Чтобы не попасть в список недобросовестных подрядчиков, относится к своим обязательствам нужно ответственно. На этом этапе отказываться от подписания договора нужно только в крайнем случае.
«Астрал.Тендер» — комплекс услуг для участия в торгах и госзакупках, одним из которых является тендерное сопровождение. Вам помогут найти подходящую закупку и подготовиться к ней, а также принять участие в торгах.
Приложение N 25. Письмо победителю конкурса
Приложение N 25
к приказу Федерального агентства по образованию
от 17 апреля 2009 г. N 422
Форма письма победителю конкурса
О направлении протокола N 3/номер конкурса и проекта государственного контракта
В соответствии с частью 10 статьи 28 и статьей 29 Федерального закона от 21 июля 2005 года N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» Государственный заказчик направляет Победителю конкурса экземпляр Протокола N 3/номер конкурса оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе по открытому конкурсу N ____и проект Государственного контракта.
Государственный контракт должен быть подписан Победителем конкурса и передан Государственному заказчику в течение 20 дней со дня проведения торгов, то есть до «___»_______________200__ года.
До заключения Государственного контракта Победителю конкурса (за исключением бюджетных учреждений) необходимо представить обеспечение исполнения Государственного контракта в форме (по выбору Участника) банковской гарантии или страхования ответственности по контракту или передачи заказчику в залог денежных средств в размере ______ процентов от начальной (максимальной) цены Государственного контракта в течение 10 дней со дня получения Победителем конкурса проекта Государственного контракта.*
Если до истечения указанного срока Государственный контракт не будет подписан Победителем конкурса и (или) не будет представлено обеспечение исполнения Государственного контракта и (или) Государственный заказчик в соответствии со статьей 29 Федерального закона от 21 июля 2005 года N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» оставляет за собой право обратиться в суд с иском о требовании о понуждении Победителя конкурса заключить Государственный контракт, а также о возмещении убытков, причиненных уклонением Победителем конкурса от заключения Государственного контракта, либо заключить Государственный контракт с Участником конкурса, заявке на участие в конкурсе которого присвоен второй номер.
По вопросам оформления Государственного контракта обращаться в комн._____.
1. Протокол N 3/номер конкурса оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе по открытому конкурсу N ____ на ___ листах.
2. Проект Государственного контракта на ____ листах.
*если это требование установлено Заказчиком
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.