письмо о смене банковских реквизитов организации образец для контрагента
Письмо о смене реквизитов
Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.
Кому писать о смене реквизитов
Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.
Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.
Кто составляет письмо о смене реквизитов организации
Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.
Правила составления
Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.
Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.
Письмо можно писать
Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.
Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.
Пример составления письма о смене реквизитов организации
Заполнение шапки письма
Заполнение тела письма о смене реквизитов
Далее следует информационный раздел.
Как отправить письмо
Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.
В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Образец письма о смене реквизитов организации
Письмо о смене реквизитов — это документ, который снижает риск неполучения денег за свои товары или услуги в случае изменения данных организации в процессе исполнения госконтракта. Из статьи вы узнаете, как правильно поставить покупателя в известность, а также сможете скачать образец информационного письма о смене реквизитов, а также образец уведомления об изменении реквизитов организации.
Зачем составлять письмо о смене реквизитов
По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При обнаружении нестыковок и отсутствии уведомления о нововведениях проблемы в первую очередь возникнут у поставщика. Дело в том, что, с юридической точки зрения, покупатель делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.
Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.
Что относится к реквизитам
Разберем, какие освновные данные нужно указать, составляя образец письма об изменении банковских реквизитов организации. Разделяют общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:
Платежные данные представляют собой следующий перечень:
Образец письма об изменении банковских реквизитов
Как составить письмо
Унифицированной формы в законе № 44-ФЗ не установлено. Тем не менее, следует обратить внимание на ряд особенностей.
Образец информационного письма о смене банковских реквизитов организации желательно оформлять на бланке организации. В этом случае корреспонденция будет носить более официальный характер, в отличие от простого листа А4.
В самом бланке последовательно излагается следующее:
Форма письма для заполнения
Как составить уведомление
Вы можете скачать наш образец уведомления об изменении реквизитов банка по ссылкам ниже или разработать свой. Для этого укажите:
Подписать образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации может руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.
Скачать бланк уведомления об изменении банковских реквизитов
Скачать заполненный образец уведомления о смене реквизитов
Как уведомить заказчика об изменениях
После того как исполнителю стало известно о дате начала действия новой информации, он составляет образец уведомления о смене банковских реквизитов организации.
Передать ее заказчику можно лично либо воспользоваться услугами почты. Для того чтобы оперативно поставить покупателя в известность, можно дополнительно отправить ему копию в электронном виде. Однако действительной будет считаться та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).
Получение сообщения на такой адрес свидетельствует о получении сообщения самим контрагентом, пока он не докажет обратное.
При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений. В том числе это может быть адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вам известно (должно быть известно), что он недостоверен (п. 64 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).
Если в договоре такой адрес не закреплен, направьте уведомление по адресу, указанному:
Если уведомление доставят по этому адресу, оно считается полученным, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).
При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Однако если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны. На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление об изменении банковских реквизитов и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.
Когда можно обойтись без письма об изменении реквизитов
Еще на этапе подачи заявки для участия в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения. Это необходимо для составления контракта после проведения торгов. Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после вскрытия конвертов (открытия доступа к электронным документам), когда вносить правки уже будет невозможно. Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник может отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново.
В случае когда заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены реквизитов возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется протокол разногласий.
Письмо о смене директора для контрагентов
Письмо о смене директора для контрагентов – важная бумага деловой переписки организации. По закону обязательно уведомлять об этом только налоговую инспекцию и банковскую организацию, с которой сотрудничает компания. А контрагенты информируются исходя из норм делового этикета.
Конечно, бывают ситуации, когда уведомление при смене директора прописано в договоре с контрагентом. Тогда процесс отправки письма будет обязательной процедурой. В большинстве же это желание организации предстать перед контрагентами в виде надежного партнера. Уведомление является логичным ходом, способным укрепить авторитет компании в глазах руководителей окружающих организаций.
Запись в ЕГРЮЛ
Сообщать о свершившемся факте смены руководства организация вправе только после увольнения (смерти) одного лица и одновременном назначении другого. Согласно существующему законодательству компания не имеет права быть без директора. Какое-либо лицо обязательно должно быть ответственно за действия организации в целом.
Таким образом, в информационном письме этого вида логичнее будет указать нового руководителя компании. Он уже должен быть официально занесен в ЕГРЮЛ в качестве нового директора.
Отличия
Если налоговикам обязательно необходимо уведомление в форме Р14001, то со стороны деловых партнеров такие строгие требования – редкость. Документ оформляется в свободной форме. В его текст, придерживаясь делового тона, можно включить нюансы относительно причин, следствий смены руководства. Также нелишним будет описание конкретных моментов, которые касаются взаимодействия с этим контрагентом. Возможно, новый руководитель пришел к решению вообще прервать взаимодействие. Можно составить об этом отдельное уведомление, а можно прописать отдельным пунктом в письме о смене директора.
Вид письма
В современной деловой переписке сложились определенные традиции, касающиеся видовой принадлежности писем. Перед тем как приступить к формированию собственного письма, необходимо определиться с его видом. Именно от него будет зависеть набор допустимых к употреблению клишированных фраз, оборотов для максимальной информативности.
Описываемый же документ относится к информационным письмам. Они выполняют лишь функцию донесения до партнера необходимой ему информации.
Рекомендации
Помимо этого, необходимо будет определиться с некоторыми организационными моментами:
Желательно также соблюдать ритм построения текста. Ограничить первый и последний абзац четырьмя строками, а внутренние – восемью. Хотя в уведомлении о смене руководства будет достаточно одной-двух законченных мыслей, оформленных в абзац.
Составные части
Деловое письмо имеет собственные каноны, которые не следует нарушать. Оптимально писать или печатать текст на фирменном бланке организации. Так не придется каждый раз прописывать реквизиты на каждом из листов.
Указание контактов организации отправителя предусмотрено ГОСТ 6.30 – 2003.
Помимо реквизитов, официальное письмо-уведомление о смене директора включает в себя основную часть. В представленном образце текст содержит:
Также документация для достоверности может содержать приложение в виде копии основания смены директора. Подпись должна стоять внизу. Причем подпись уже нового директора, так как он уже является руководителем организации. Если смена еще не произошла, то прежний директор может уведомить контрагентов о своем намерении уволиться, но текст будет носить предупредительный характер.
Электронный вид
С появлением электронной цифровой подписи взаимодействие между деловыми партнерами стало возможно осуществлять практически молниеносно. Государственные организации консервативны, и общение с ними в электронном виде вызывает многочисленные проблемы. Но контрагенты – другое дело.
Письмо о смене директора для контрагентов вполне может быть заверено электронной подписью организации. Нет нужды пользоваться почтовым переводом, если эти условия отдельно не оговорены в договорах.
К сведению! Также можно отправить это сообщение по электронной почте, не прибегая к особым видам подписей. Это особенно удобно, если контрагентов у компании большое количество.
Бумажный вид
Если бумага посылается контрагенту по почте, то ее необходимо зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции. При этом указываются номер, дата письма и ответственный за доставку. Последний при регистрации расписывается в журнале.
При происходящих в организации изменениях массовая рассылка подобных сообщений – важный шаг в этапе построения отношений нового руководства с постоянными деловыми партнерами компании.
Как составить письмо о смене банковских реквизитов организации — образец
Бизнесмены вправе в любой момент поменять банк, в котором у них открыт счет или оформить несколько счетов в разных банках. Кого нужно известить об изменении платежных реквизитов? Как оформить такое сообщение? Ниже вы найдете ответы на эти вопросы и готовый образец письма о смене банковских реквизитов.
Кого известить о смене банковских реквизитов
Если вы открыли или закрыли расчетный счет на территории России, извещать об этом налоговые органы, ПФР и ФСС не нужно: такая обязанность с мая 2014 года снята с бизнесменов и возложена на банки (абз. 2 п. 1 ст. 86 НК РФ, Письмо ФНС от 08.05.2014 № СА-4-14/8901).
Если счет открыт (закрыт) в банках, расположенных за пределами РФ, в течение месяца требуется сообщить об этом в налоговый орган (ч. 2 ст. 12 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ). Форма уведомления утверждена Приказом ФНС от 24.04.2020 № ЕД-7-14/272@.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите образец уведомления об открытии (закрытии) счета (вклада) в банке, расположенном за пределами России — это бесплатно.
При этом банки не обязаны извещать ваших партнеров (контрагентов, заказчиков и т. д.) об открытии (закрытии) счетов. Это должны сделать вы сами, иначе деньги поступят на нерабочий счет и зависнут на внутрибанковских счетах. И плательщик в этом не виноват, так как свои платежные обязательства он выполнил.
Как оформить письмо партнерам о смене банковских реквизитов, расскажем далее.
Форма письма
Письмо о смене реквизитов банка компании относится к категории писем-извещений официальной деловой переписки. Такое письмо выполняет информационную функцию и не требует ответа от получателей.
Унифицированной формы для письма нет, поэтому оформляется оно по принятым в компании правилам с учетом требований к деловой переписке.
Требования к оформлению документов, в том числе и документов деловой переписки, как на бумажных, так и электронных носителях, установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт… Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.
Как составить текст письма
Письмо о смене банковских реквизитов включает:
Компания может проставить на деловом письме печать, если она применяется и принято заверять деловые письма таким образом.
Образец письма о смене банковских реквизитов
Деловые письма принято оформлять на фирменном бланке компании. Письмо может быть обращено одновременно к нескольким адресатам или к конкретному лицу (контрагенту, заказчику и т.д.).
Образец письма для массовой рассылки:
Если письма о смене банковских реквизитов составляются в индивидуальном порядке (в адрес контрагентов поименно), в заголовочной части письма указывается наименование и адрес получателя. Основной текст письма остается без изменений.
Письмо о смене расчетного счета организации: порядок составления + образец и способы отправки
Из статьи вы узнаете, как составить информационное письмо о смене расчетного счета организации. Рассмотрим, где взять образец уведомления и какие обязательные реквизиты должны быть в нем. А также разберемся, каким образом можно отправить письмо контрагентам.
Письмо о новом расчетном счете и его особенности
Своевременное информирование контрагентов и кредиторов об изменении расчетного счета организации является крайне важным. Иначе может возникнуть ситуация, когда платеж будет направлен по старым реквизитам. Реквизиты предприятия, включая данные о расчетном счете, относятся к существенным условиям договора, и отправить уведомление при их изменении — это обязанность, а не право компании.
Раньше при открытии нового счета требовалось написать письмо от организации в ФСС, налоговую инспекцию и ПФР. За невыполнение этого требования грозил штраф в 5 000 рублей. Сегодня эта обязанность перешла к банкам, и все государственные органы автоматически получают соответствующие уведомления.
В случае если старый счет также продолжает работать, все же желательно разослать контрагентам письмо о добавлении расчетного счета. Возможно, для некоторых фирм это упростит или ускорит процедуру расчетов, т. к. платежи внутри одного банка обычно проходят значительно быстрее, и комиссия за них не взимается.
Составляют уведомления сотрудники юридической службы, но эта обязанность может быть возложена и на секретаря или самого руководителя. Независимо от того, кто занимается составлением уведомления, необходимо соблюдать ряд простых правил при его подготовке.
Правила составления уведомления об изменении расчетного счета
Российское законодательство не устанавливает строгих регламентированных форм для письма о смене расчетного счета организации. Фактически этот документ представляет собой обычное информационное письмо, составленное в строгом деловом стиле.
Можно использовать образец уведомления об изменении расчетного счета, найденный в интернете, или составить его самостоятельно, опираясь на следующие правила:
Уведомление начинается с указания данных отправителя и адресата. Желательно обозначить не только наименование составителя письма, но и конкретную должность, а также Ф.И.О. руководителя.
Информационная часть документа содержит не только новые реквизиты, но и возможные просьбы, связанные с произошедшими изменениями.
Письмо подписывается директором или другим лицом, имеющим соответствующие полномочия. Необходимо проставить дату составления и исходящий номер.
Совет. Обязательно регистрируйте в журнале все уведомления о смене счета в журнале исходящих отправлений. Это позволит в случае разногласий с контрагентом всегда иметь информацию о подтверждении отправки соответствующего уведомления.
Обязательные реквизиты
Уведомление о смене расчетного счета организации должно содержать не только данные отправителя и адресата, но также сведения о новых реквизитах. Даже при смене только номера расчетного счета, лучше указать все банковские реквизиты полностью.
Рассмотрим, какие данные о новом счете надо обозначить в письме:
В информационном письме должна быть указана дата, с которой старые реквизиты утратили силу, и просьбы к получателю об учете произошедших изменений в дальнейшей работе. Составляя письмо-уведомление, необязательно использовать стандартный образец, но он поможет указать всю требующуюся информацию и существенно ускорит подготовку документа.
Как отправить письмо
Отправить уведомление контрагентам нужно как можно быстрее, желательно сделать это еще до закрытия старого расчетного счета. Лучше всего письмо вручить лично или отправить по почте. Стоит позаботиться об отметке о вручении на втором экземпляре документа при передаче его непосредственно секретарю или в канцелярию делового партнера.
Ускорить процесс обмена информацией позволяет одновременная отправка документа по электронной и обычной почте или дублирование его по факсу. Современные технологии позволяют организациям также обмениваться документами в электронном виде через специализированные сервисы. В последнем случае отправлять оригиналы не потребуется.