подача счета в ресторане
Форма ОП-20. Заказ-счет
Для оформления заказов на банкеты, свадьбы, корпоративы и другие мероприятия в организациях общепита используют такую форму, как заказ-счет. Заказчиком может быть как физическое, так и юридическое лицо. К заполнению этой формы нужно отнестись со всей ответственностью, ее могут потребовать при проверках. Как заполнить заказ-счет по форме ОП-20, расскажем в статье.
Как работать с документом
Заказ-счет нужен для того, чтобы фиксировать тот список блюд, которые были заказаны предприятию общепита, и их стоимость. Также в документе отражают факт получения заказа и передачи денег, отсутствия претензий у сторон. Заказ-счет схож с договором между организацией общепита и заказчиком (ЮЛ или ФЛ).
В документе обязательно отмечают наименования блюд, количество, стоимость, какой цех их должен приготовить и к какому времени. Холодный цех готовит закуски и салаты, горячий — горячие блюда, буфет — соки, напитки и т.д.
Никакие исправления в документе не допускаются. Если есть изменения в меню, то заказчик и организация должны их согласовать и заполнить таблицу с изменениями в заказе.
Внимание! В форме указано, что заказ-счет — это расчетный документ. Но он не может полностью заменить кассовые чеки или бланки строгой отчетности. Им дополняют данную документацию. При получении оплаты наличными средствами компания должна применять ККТ.
После того как мероприятие завершилось, ответственный за исполнение заказа работник расписывается об этом в бланке.
Хранить заказ-счет нужно в течение 5 лет.
О форме ОП-20
Данная форма в настоящее время является рекомендованной к применению. Если она по каким-то причинам не подходит компании, то ее можно доработать или сократить. Однако некоторые организации предпочитают работать именно с унифицированными формами, чтобы у проверяющих органов не было претензий.
Если решено разработать самостоятельную форму, то не нужно забывать об обязательных реквизитах первичного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете». Без них документ будет считаться недействительным.
Важно! Любое свое решение в выборе форм компания должна зафиксировать в учетной политике.
Справка! Заказ-счет по форме №ОП-20 был утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года №132. Обязательным к использованию бланк стал с 1 января 2013 года, согласно информации Минфина России №ПЗ-10/2012.
Заполняем заказ-счет
Данные в документ вносят на лицевой и оборотной стороне. Заполнять можно от руки или на компьютере.
Лицевая сторона
В шапке документа указывают стандартную для таких форм информацию:
Основная часть представляет собой таблицу, где нужно отметить следующие данные:
Эти сведения вносят в таблицу по каждому цеху: холодному, горячему, буфету, хлеборезному и указывают время, когда необходимо все это подать. Под таблицей расписывается сотрудник, проверивший все цены и суммы.
Далее отмечают, когда и на какую сумму были внесены аванс, доплата, оплата за цветы (если необходимо). Затем прописью нужно указать, какая сумма получена. Вносят также сумму чеков. Расписывается кассир.
Оборотная сторона
Если после заполнения бланка заказа на лицевой стороне у заказчика были изменения по планируемым блюдам, то включают сведения об этом в специальную таблицу. Указывают, какие блюда, в каком количестве и на какую сумму нужно исключить из заказа, а какие включить. В конце таблицы нужно не забыть подвести итоги.
Далее также нужно расписаться в том, что цены и суммы проверены. Это делает работник, принимавший заказ. После полной проверки расчета ставят подписи кассир, метрдотель и сам заказчик.
В последней таблице отмечают работников, которые производили обслуживание. После мероприятия заказчик должен расписаться в том, что заказ был выполнен полностью. И в самом конце ставит подпись ответственный за обслуживание работник.
Внимание! Документ составляют в двух экземплярах. Один остается у заказчика, другой — у организации.
Расчет с посетителями ( бланки счетов, реестры счетов). Контрольно-кассовые машины и системы, используемые в работе официанта
Счет должен быть составлен правильно и точно. Чтобы у посетителей не оставалось сомнений в правильности суммы, которую он платит официанту, на предприятиях общественного питания введена практика подавать посетителю счет, в котором вписаны все блюда и напитки, цена каждого их них в отдельности и общая сумма заказа. Для этой цели на каждом столе на пластмассовых, подставках или в специальную папку кладется книжка для подачи счетов, куда записывают каждый заказ после его выполнения: вид и количество блюд, а также цену каждого блюда и напитка в отдельности и общую сумму. Таким образом посетителям дается. возможность сверить написанные в счете цены с ценами, указанными в меню.
После окончания завтрака, обеда или ужина посетитель оплачивает счет. Официант заканчивает оформление счета, переписав его с листа для заказов, на котором записан и номер, в свою книжку с бланками счетов.
В счете должны быть указаны виды блюд и напитков, цена каждого из них в отдельности, общая сумма, дата и подпись официанта.
Официант подает готовый счет на тарелке, покрытой полотняной салфеткой, сложенной в форме конверта. Он ставит тарелочку со свободной стороны посетителю, отходит к серванту и ждет, чтобы его пригласили для оплаты счета. Если оплаченная сумма точно соответствует сумме, указанной в счете, официант благодарит и берет ее с тарелки. Если официант должен дать сдачу, он кладет сдачу на ту же тарелочку и снова подает посетителю. Наличный расчет в ресторанах производится по окончании обслуживания гостя, которому выписывают счет; перед началом обслуживания по кассовым чекам (шведский стол, комплексный обед, бизнес-ланч) и предварительно при приеме заказов на обслуживание торжеств путем оформления заказа-счета.
В конце дня на основании копий счетов официант составляет реестр и сдает его с копиями счетов, съемными клавишами и ключами от счетчиков кассовой машины и выручкой кассиру или главному кассиру.
РЕЕСТР СЧЕТОВ (образец)
Предприятие общественного питания_____________________
Реестр сдачи счетов кассиру_____________________( фамилия)
За ___(число, месяц)___________________200 г
| № п/п | Номер счета | Сумма, руб. коп. |
| 1. |
Безналичный расчет осуществляют фирмы путем заключения договоров на питание с рестораном, на расчетный счет которого перечисляются денежные средства. В качестве безналичного расчета используются кредитные карты. Для этого рестораны приобретают специальное оборудование: импринтер или электронный терминал.
Для оплаты по безналичному расчету используют дорожные чеки. Дорожные чеки выписываются на определенную сумму, и клиент оплачивает услуги в ресторане на эту сумму.
Перспективным направлением в осуществлении расчетов ресторанов с потребителями является система оплаты на основе пластиковых карт, что повышает престиж предприятий сферы услуг и способствует привлечению большого числа кредитоплатежных потребителей.
Контрольно-кассовые машины и POS-терминалы
Успешная работа ресторана, кафе, бара во многом зависит от использования современных контрольно-кассовых машин.
Российские законы предусматривают использование машин, включенных в Государственный реестр контрольно-кассовых машин. Приобретенная кассовая машина обязательно ставится на учет и обслуживание в Центре технического обслуживания (ЦТО). Для дальнейшего контроля на кассовую машину наклеивается голограмма.
По существующей классификации контрольно-кассовые машины, используемые в ресторанах, подразделяют на три группы(класса):
фискальные регистраторы/кассовые машины с интерфейсом
Пассивныекассовые машины позволяют осуществлять стоимостной учет продаж и пробивать чеки.
Кассовые машины этой группы просты в эксплуатации и используются на небольших предприятиях.
К основным моделям пассивных контрольно-кассовых машин относятся: Samsung 4615 и 250; Sharp-A250RF.
У кассовых машин фирмы Samsung количество программируемых наименований операций может достигать 300. Возможности Sarp ER-250RF несколько ниже, чем у Samsung. В то же время они позволяют обслуживать 10 подразделений и программировать 200 наименований.
К пассивным машинам относятся также автономные (портативные) кассы, работающие без подключения к электросети, что позволяет использовать их вне ресторана (в местах массового отдыха, мелкорозничная сеть и др.). Широко распространены портативные кассы российского производства «Микро» и ЭКР.
Руководителю ресторана для выработки правильного управленческого решения необходимо иметь оперативную информацию о следующем;
движении сырья и товаров на складе;
расчетах с поставщиками;
выпуске продукции в цехах и ее реализации в залах.
Решению указанных задач отвечают фискальные регистраторы. Это кассовые машины, способные работать только в составе компьютерно кассовой системы, получая информацию через каналы связи. Если пассивные и активные контрольно-кассовые машины могут функционировать в автономном режиме, то фискальные регистраторы требуют обязательного подключения к компьютеру. Выбор типа кассовой машины влияет на многие параметры системы автоматизированного управления: функциональность, надежность, стоимость и др.
Максимальной функциональностью и надежностью обладают активные контрольно-кассовые машины. Они имеют возможность не только функционировать в компьютерно-кассовой системе, но и управлять ею. К активной системе контрольно-кассовых машин относятся POS-терминалы, которые обладают возможностями по вводу, выводу, хранению и обработке информации.
В современных ресторанах широко применяются автоматизированные системы управления на базе POS-терминалов, которые позволяют контролировать объем продаж, реализацию популярных блюд и напитков, наличие остатков продуктов на складе, отчеты различных подразделений предприятия и работу персонала, осуществлять аналитический учет и прогнозирование.
В небольших ресторанах устанавливают один кассовый аппарат. Работать на нем может один кассир, который пробивает заказы официантов или бармена. В средних ресторанах устанавливают не менее одного стационарного терминала на 4-5 официантов. В крупных ресторанах целесообразно иметь одну контрольно-кассовую машину и необходимое число терминалов, с помощью которых официанты оформляют предварительные заказы и отправляют их на производство и в сервис-бар. Расчеты с потребителями ведутся через кассу.
Существует три основные модификации официантских терминалов: стационарный с клавиатурным вводом (рис. 5.7 а), стационарный с сенсорным вводом (рис. 5.7 6), электронный блок заказов, который позволяет формировать заказ непосредственно у столика потребителя и передавать его по электронной сети на кассу и принтеры, установленные на производстве и в баре.
В ресторанах расчет с потребителями осуществляется, как правило, через кассиров, а не через официантов. Разделение функций обслуживания официантами, а расчетов через кассира позволяет усилить контроль за работой персонала.
В ресторанах и кафе наряду с торговым залом автоматизации подлежат следующие структурные подразделения: складские, кухня, бухгалтерия, а также работники системы учета и управления (калькуляторы, менеджеры и оператор системы автоматизированного управления САУ).
Комплекс автоматизированного управления зала ресторана и кассовых машин называется фронт-офисом зала. Комплекс предусматривает наличие автоматизированных рабочих мест официантов, барменов, кассиров, менеджера зала. Информация о работе зала поступает в общую систему. Системы автоматизации зала ресторана подразделяют на три вида:
автоматизация на базе пассивных контрольно-кассовых машин;
на базе фискальных регистраторов.
При полной автоматизации ресторана система автоматизации зала связана с учетной системой «бэк-офис». Вместе они обеспечивают комплексную автоматизацию предприятия питания. При внесении блюд в заказ делается автоматическая распечатка его на кухне и в сервис-баре, а при закрытии заказа производится печать фискального чека на кассовой машине.
Автоматизация ресторана на базе пассивных контрольно-кассовых машин предполагает работу с заказами потребителей без немедленного внесения в систему учета заказанных блюд. Заказ вносится в контрольно-кассовую машину по окончании обслуживания, затем данные поступают в общую систему учета.
Применение комплексной системы автоматизации ресторана позволяет улучшить учет и контроль во всех подразделениях предприятия (склад, производство, зал, бухгалтерия и др.).
Системы автоматизации ресторанов должны адаптироваться под меняющиеся задачи, иметь механизмы перехода от более простых версий программ к более сложным.
Основные принципы работы системы управления залом, предназначенной для четкой организации взаимодействия подразделений, обслуживающих потребителей (зал, кухня, сервис-бар и т.д.), можно проиллюстрировать таким образом:
Прием заказа у потребителя;
Формирование заказа на кассовом терминале;
Передача заказа на приготовление блюд и напитков на принтеры производства и сервис-бара;
Отметка готовности блюд на производстве и получение их официантом;
Закрытие заказа (пробивание чеков на кассовой машине);
6. Передача чека и счета потребителю, получение денег. Такая система способствует:
* улучшению работы персонала;
экономии времени за счет автоматизации процесса обмена данными между подразделениями;
сводит к минимуму вероятность ошибок при работе персонала;
становится возможным жестко контролировать работу подразделений с помощью данных, предоставляемых в отчетах: отчете о продаже изделий кухни, отчет по выручке, отчете по всем действиям пользователей системы, аналитических отчетах по лучшим продавцам, блюдам, столам.
Интегрированная дисконтно-кредитная система позволяет ввести гибкую систему скидок с поддержкой для каждого потребителя индивидуального бюджета.
Система позволяет не только создать жесткие схемы последовательности действий работников ресторана, но и оперативно менять их в соответствии с требованиями руководства.
весь путь движения продуктов, начиная от поступления, приготовления полуфабрикатов, готовых блюд на склад (и продажи их потребителям);
состояние любого подразделения, наличие продуктов на складе, в производственных цехах;
своевременная информация о необходимости пополнения запасов продуктов.
Система позволяет в любой момент иметь подробную информацию о наличии в любом из подразделений того или иного продукта или готового блюда. Грамотное использование такой системы позволит наладить организацию труда таким образом, чтобы избежать множества просчетов и ошибок при ведении заказов продуктов, узнать о наличии продуктов на складе, на основании сообщений компьютера исключить ошибки в ценах и ассортиментном перечне, комплексно подойти к анализу закупок. Такая система служит хранилищем данных, на основании которых руководитель может четко понять, в каком состоянии у него каждая точка учета и почему.
Компьютерные системы в ресторане используются для следующих целей:
Учет продажи готовых блюд, контроль действий персонала;
Калькуляция блюд, расчет остатков на складах ресторана; Бухгалтерия;
Планирование закупок, контроль отклонений;
Безопасное и надежное хранение данных;
Управление световыми и иными электрическими приборами.
Работа на кассовой программе для ресторана осуществляется следующим образом: официант на кассовом терминале формирует заказ для потребителя, вводит через клавиатуру или сенсорный экран заказанные блюда. На принтерах, установленных на производстве и в сервис-баре, автоматически печатается чек с указанием номера стола и фамилии официанта, который передал заказ. По этому чеку официант получает блюдо с кухни и продукцию из сервис-бара. Таким образом, ограничивается недокументированное получение блюд и увеличивается скорость обслуживания.
Одновременно на одном терминале может работать до 8 официантов. Для расчета с потребителями официант печатает счет. Если у потребителя имеется дисконтная или расчетная карта, официант регистрирует ее, потребителю автоматически предоставляется скидка. Кассир принимает деньги у официанта и выдает фискальный чек.
Менеджер ресторана имеет возможность наблюдать все заказы. Обычно только менеджер подтверждает отказы, возвраты, дает скидки.
1. Назовите восемь основных правил поведения за столом.
2. Кто является VIP клиентом?
3. Назовите три основных класса кассовых аппаратов, используемых официантом при обслуживании посетителей?
Бухгалтерский учет в ресторанах и кафе: нюансы, о которых должен знать владелец
Основная сложность бухучета в ресторане заключается в том, что в рамках одного заведения происходят производство, розничная торговля и предоставление услуг. Важно при регистрации бизнеса правильно выбрать систему налогообложения, т.к. от нее зависят объем и сложность учета, который придется вести.
У нас есть отдельные статьи на эту тему:
«Инвентаризация в кафе, ресторане или баре: кому поручить и что делать с результатами».
«Как вести бухгалтерию общепита в соответствии с актуальным законодательством: объясняют эксперты».
«Бухучет в ресторане, баре или кафе: как выбрать форму собственности и систему налогообложения, чтобы его не вести».
Давайте рассмотрим нюансы организации бухучета в ресторане, которые вам придется учесть в своей работе.
Учет производства в ресторане
Бухгалтерия в общепите больше связана не с торговлей, а с производством: покупкой ингредиентов, их обработкой и продажей в готовом виде как отдельного товара.
Бухучет производства в ресторане сложен. Чаще всего используют метод «партион» — производство и продажа готовой продукции партиями, например, 15 пицц или 10 салатов, где на каждую партию списывается определенное количество отдельных ингредиентов.
Сложность заключается в том, что нужно отслеживать все эти затраты, а еще не забывать про труд персонала, обслуживание оборудования, его износ и т. п. Упростить процесс помогает автоматизация бухгалтерского учета в ресторанах и кафе.
Бухгалтерские приложения не могут обеспечить такой детальный учет, в них нужно вводить всю информацию вручную — это долгий и кропотливый процесс, велики шансы, что данные будут внесены неточно.
Бухучет в ресторане чаще всего ведут в 1С, с ней Poster полностью интегрирован: умеет выгружать накладные, справочники. Вашему бухгалтеру не нужно разбираться в ПО, которым будете пользоваться вы, или ваш управляющий, а он может спокойно работать в привычной системе.
Если не внедрите систему автоматизации в самом начале, организовать корректный и достоверный учет, в том числе налоговый, будет крайне сложно. Чем лучше и функциональнее ваша система, тем меньший объем бухгалтерских работ нужно будет делать.
Надеемся, с налоговым учетом и автоматизацией процессов мы разобрались, поэтому идем дальше, чтобы понять, как вести бухгалтерский учет в ресторанах и кафе.
Договор о материальной ответственности (ДМО)
Это соглашение между работником и заведением общепита где:
При этом неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. ДМО важен не только для работодателя, которому дает уверенность в том, что продукцию или оборудование не испортят, но и для самого работника, так как он ограждает его от безосновательных подозрений и претензий.
Помимо договора о материальной ответственности к бухучету в ресторанеможно отнести товарные отчеты.
Товарный отчет материально ответственных лиц
Это отчет по движению запасов, товаров и тары. Его составляют в двух экземплярах материально ответственные лица.
К первому экземпляру прикрепляют все приходные, расходные накладные и сдают в бухгалтерию, а второй оставляют у себя.
Периодичность и сроки составления отчета устанавливаются приказом. На практике же в общепите его делают отдельно за каждый день.
Товарный отчет состоит из приходной части, которая заполняется материально ответственным лицом на основании первичных документов, которые подтверждают поступление товара.
Перед составлением отчета все документы должны быть рассортированы как «приход» и «выбытие» товара. Расходная часть заполняется на основании товарных чеков, Z-отчетов и расходных накладных.
Порядок заполнения отчета:
С товарными отчетами разобрались, дальше идет одна из самых затратных частей — оплата труда.
Учет оплаты труда
Бухгалтерский учет в ресторанах и кафе включает в себя учет численности работников, отработанного времени и выработки.
Для начала вам нужно определить количество работников, которые будут задействованы на каждом участке, исходя из площади и заполняемости заведения. Кроме того, не забывайте про соблюдение норм охраны труда.
Есть две формы оплаты труда, которые чаще всего применяются в общепите:
Отдельная тема — официальное оформление отпусков и больничных. Нужно составить график отпусков на каждого сотрудника, издать приказ на отпуск и выплачивать отпускные за три дня до начала отпуска.
Начислим зарплату и рассчитаем обязательные отчисления в госфонды!
Так мы постепенно приближаемся к самой трудоемкой, требующей особого внимания бухгалтера, задаче — учету результатов инвентаризации в кафе или ресторане.
Инвентаризация в ресторане, баре или кафе
Как правило, инвентаризация проводится каждое первое число месяца, перед ней обязательно нужно проводить все приходные и расходные документы.
Если у вас бар, то инвентаризацию управляющему или иному ответственному лицу лучше проводить вместе со старшим барменом. На кухне инвентаризация проводится с шеф-поваром и технологом.
После проведения инвентаризации данные в кафе или ресторане обрабатываются, и остатки вводятся в систему учета. Все полуфабрикаты по кухне и бару раскладываются на отдельные составляющие и добавляются к фактическому остатку.
Дальше проводим анализ результатов инвентаризации в ресторане, кафе или баре. Если есть расхождения или другие вопросы, делаем проверку прихода–расхода, технологической карты, процента обработки продукта. Если есть ошибка, ее нужно обязательно исправить, чтобы не вносить неверные данные в систему. Потом вы можете забыть про это и только усугубите проблему.
Если возник вопрос по проценту потери при первичной обработке продукта:
Если проблема в техкарте, тогда делаем дополнительную проработку блюда и пересчитываем весь расход по задействованным продуктам за период.
Также существует частичная инвентаризация в ресторане, которая проводится для проверки одной категории товаров, если при исправлении всех недочетов все равно остается недостача или излишек.
Учет сырья, товаров, тары на складе и в бухгалтерии
Бухгалтерский учет в ресторанах и кафе включает в себя также фиксацию поступлений товаров и сырья, их оценку. Все начинается, с оформления договоров по запросу от заведения к поставщику.
Поставщик должен отправить заказчику:
В договоре с поставщиком важно указать:
Работа с закупщиком, деньги ему нужно выдавать только под отчет. В конце дня закупщик заполняет авансовый отчет на основании чеков и товарных накладных, после чего сдает остаток либо ему возвращают перерасход.
Как показывает практика многих успешных заведений, можно работать и с поставщиками, и с закупщиком. Периодически поставщики не успевают привезти продукцию вовремя и закупщик может спасти ситуацию. К тому же, нужные позиции иногда выгоднее купить на рынке или в супермаркете.
Наравне с поставками вашему бухгалтеру или вам, если не собираетесь никому доверять свою бухгалтерию, придется учитывать списания. Это могут быть:
Как бухгалтеры рассчитывают рентабельность заведения?
Вариант 1: чистую прибыль заведения разделить на сумму всех расходов и умножить на 100% (рентабельность затрат).
Вариант 2: сумму балансовой прибыли разделить на стоимость активов и умножить на 100% (рентабельность активов).
Доверьте бухучет в ресторане, кафе или баре Фингуру! Вы получите в свое распоряжение троих бухгалтеров (по зарплатам, первичке и налогам) с опытом работы в сфере общепита и пониманием всех важных нюансов.