положение о корпоративной карте образец

Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте

Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?

Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:

Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).

Как в бухучете оформить выдачу карты сотруднику?

Сама карта является собственностью банка, ее выдавшего. Поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение карты в банке. В случае необходимости подтвердить получение сотрудниками карт документ (например, реестр на выпуск карт) может быть запрошен у банка.

Как следует регламентировать операции с картой?

Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.

Подобный регламент в том числе поможет в случаях:

Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?

Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.

Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.

Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.

Как учесть затраты на выпуск корпоративных карт для налога на прибыль, смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?

Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.

По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:

Все подробности оформления авансового отчета, когда расходы оплачены корпоративной банковской картой, изложены в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к К+ получите бесплатно.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.

Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению?

Да, можно. При соблюдении ряда условий:

Подробнее с условиями удержаний из зарплаты знакомьтесь здесь.

Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?

В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:

Содержание

Примечание

Пополнение корпоративной карты

Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету

Использование кредитных средств банка

Для кредитной карты и овердрафта

Списана оплата услуг или комиссия банка по карте

Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк

Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам

Проводка делается на дату принятия отчета

Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов

Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника

На дату получения отчета банка

Начислены проценты за пользование кредитными средствами

Для кредитных карт и овердрафта

Погашен кредит по кредитной карте

Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте

Итоги

Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.

Источник

Корпоративная карта: кому и зачем она нужна

Что такое корпоративные карты

Сотрудникам постоянно приходится что-либо оплачивать от имени и в интересах своих организаций: представительские и командировочные расходы, счета поставщиков, коммунальщиков, офисные принадлежности, проездные билеты и т.п.

Чтобы не оплачивать подобные расходы за свой собственный счет, работники вынуждены обращаться в кассу организации за выдачей подотчетных денежных сумм, а также представлять отчеты по уже истраченным средствам. При этом должен быть соблюден установленный п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У лимит на выдачу средств из кассы в рамках одного договора (100 000 рублей).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

2. Деньги на корпоративной карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.

3. Корпоративные карты бывают дебетовые и кредитные, именные и на предъявителя, рублевые и валютные.

4. Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.

5. Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов.

6. Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно.

Таким образом, стандартная выдача денег под отчет сопряжена с известными неудобствами: временные издержки, бумажный документооборот и ограничение по сумме денежных средств. Гораздо более удобной и современной альтернативой данному способу выдачи денег сотрудникам служит использование ими корпоративных банковских карт.

Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.

Деньги на такой карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета. Как вариант – с карточного счета, к которому привязана корпоративная карта. Поэтому на корпоративных картах зачастую установлен лимит на снятие и расходование средств в целях предотвращения крупных растрат.

Правом на применение корпоративных карт может обладать как один сотрудник организации (например, главный бухгалтер), так и несколько. Обычно корпоративными картами располагают директор, бухгалтер, секретарь, а также те работники, чья деятельность связана с регулярными командировками.

Корпоративные карты бывают следующих видов:

Дебетовые – при расчетах используются собственные денежные средства организации. При этом предусматривается возможность подключение овердрафта – если закончились собственные средства, организации банк предоставляет заемные средства в определенном объеме.

Кредитные – сотрудники снимают и расплачиваются деньгами не самой организации, а заемными средствами, принадлежащими кредитному учреждению.

Также карты могут быть именные (оформляются на конкретного сотрудника и могут быть использованы только им) и карты на предъявителя (неименные, рассчитываться и снимать деньги с таких карт разрешается любым лицам, предъявляющим карту к оплате).

Кроме того, различают рублевые и валютные корпоративные карты. Оформление последних оправдано, в частности, при возникновении необходимости оплаты расходов, связанных с зарубежными командировками сотрудников.

Оформление корпоративных карт

Порядок выпуска и получения корпоративных карт регулируется Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». Оформление корпоративных карт производится банками на основании соответствующего заявления организации.

Корпоративная банковская карта не является банковским счетом, а представляет собой всего лишь средство платежа (п.1.12 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П). Поэтому заведение корпоративной карты возможно лишь при наличии у организации существующих банковских счетов. Без действующего счета получить карту невозможно.

Корпоративную карту можно привязать как к уже имеющемуся расчетному счету, так и открыть отдельный счет под такую карту. Если организация открывает специальный карточный счет, деньги на нем будут храниться автономно и независимо от денег на расчетном счете. К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.

Организации не обязаны информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт. Впрочем, не обязаны они уведомлять и об открытии карточных счетов, поскольку данная обязанность была отменена Федеральным законом от 02.04.2014 № 52-ФЗ.

Также банк предлагает установить определенные лимиты на списание денег с карты. По каждой карте могут быть установлены индивидуальные лимиты. Они могут быть постоянными или временными. Например, по договоренности с организацией банк может запретить держателям корпоративных карт списывать с карты более 10 000 рублей в неделю.

Что по вашему мнению мешает широкому использованию корпоративных банковских карт?

сложность возврата НДС по покупкам, совершенным с карты (нужны счета-фактуры)необходимость предоставления сотрудником бумажных подтверждающих документов (кассовых чеков, проездных билетов и т.д.) в бухгалтерию

Использование корпоративных карт

Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов. При этом для осуществления этих операций работникам не нужно писать никакого заявления, а руководству издавать отдельный распорядительный документ (пп.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Не требуется переводить деньги из банка в кассу предприятия и выдавать их под отчет. При снятии с корпоративной карты наличных также не требуется проводить эти деньги через кассу.

Деньги при помощи карты могут быть сняты и переведены на другой счет самим работником в любое время при появлении соответствующей необходимости. Частным случаем такой необходимости является служебная командировка.

Отправляясь в командировку, сотрудник при помощи корпоративной карты может оплатить проездные билеты, ГСМ, гостиничные номера, услуги столовых и кафе, а также все сопутствующие представительские расходы. Кроме того, при наличии валютной корпоративной карты работник, находящийся за пределами России, беспрепятственно может снять с такой карты иностранную валюту.

Все списанные таким образом с корпоративной карты деньги автоматически считаются выданными под отчет командированному сотруднику. Возвратившемуся из командировки сотруднику требуется лишь отчитаться о произведенных затратах по унифицированной форме № АО-1.

При этом составлять отчеты по всем случаям расходования средств с карты не требуется. Законодательство таких правил не содержит. Поэтому сотрудник вправе предоставить единый авансовый отчет по всем случаям снятия и расходования денег с карты. Предоставление подтверждающих документов (кассовых чеков, проездных билетов и т.д.) происходит в общем порядке.

Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно. Периодичность сдачи в бухгалтерию таких авансовых отчетов также устанавливает сама организация с учетом характера своей хозяйственной деятельности.

Чтобы иметь возможность воспользоваться корпоративной банковской картой, сотрудник должен иметь именную корпоративную карту или числиться в списке работников организации, имеющих право на использование неименных корпоративных карт. Данный список утверждается руководителем организации.

По общему правилу, обусловленному самой сущностью корпоративной карты, не допускается ее использование в следующих целях:

Но данное правило не означают, что деньги с корпоративной карты не могут быть использованы в вышеуказанных целях. На самом деле, могут, так как никаких ограничений на использование корпоративных карт законодательство не содержит. При этом снятие денег с карты в целях, не обусловленных потребностями самой организации, нужно должным образом оформить. Так, для выплаты зарплаты бухгалтер может снять деньги с карты и внести их в кассу организации, используя приходно-кассовый ордер.

Сотрудники также могут использовать корпоративные карты в личных целях (вовремя отследить и предотвратить это не получится), но при этом образуется растрата. Ее необходимо восполнить за счет зарплаты сотрудника.

Источник

Корпоративная карта

Бывают ситуации, когда сотрудник оплачивает корпоративные расходы. Например, расплачивается личной картой за канцтовары или подотчетными деньгами за отель в командировке. Чтобы подтвердить расходы, сотруднику и бухгалтеру приходится оформить множество документов. Сократить документооборот помогает корпоративная карта для юридических лиц — им не нужно снимать наличные с расчетного счета компании, выдавать сотруднику подотчетные суммы, заполнять ордера и ведомости.

Рассказываем, в каких случаях удобно использовать корпоративную карту, как ее оформить и какие расходы можно оплачивать.

Корпоративную, или бизнес-карту, привязывают к счету компании. Например, к расчетному счету можно привязать карту, которой пользуются руководитель и главный бухгалтер. Они могут расплатиться картой за товар, рассчитаться за услуги, снять наличные в банкомате. Но за снятие наличных придется отчитаться, как за подотчетные деньги.

Кроме этого, корпоративную карту можно привязать к отдельному счету для определенной категории расходов. Например, можно открыть «топливный счет» и привязать к нему карту, которой водитель оплачивает бензин. Купить другой товар или снять наличные в банкомате по такой карте нельзя. Если компания оформляет отдельный счет для корпоративной карты, то на него переводят деньги с основного счета компании.

С корпоративной картой:

Чтобы оформить корпоративную карту, руководитель пишет заявление в банк. Если карту получают на новый счет — надо отправить уведомление в налоговую, сделать это необходимо не позднее семи рабочих дней со дня открытия карточного счета. Если карту привязывают к существующему счету — уведомление отправлять не надо.

К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.

Корпоративная карта действует до трех лет. Когда срок истекает, банк перевыпускает карту и присылает руководителю уведомление, когда и где ее можно забрать. Если карту нужно закрыть, пока не истек срок ее действия, — руководитель уведомляет банк о своем решении. Для этого в мобильном приложении нужно открыть «Настройки» и выбрать операцию «Закрыть карту».

Источник

Как проводятся расчеты по корпоративной карте

Корпоративная карта может оформляться для осуществления мелких покупок для текущих нужд предприятия или для пользования ею в служебных поездках. Карты выпускаются в трех вариантах:

Особенности расчетов по корпоративной карте

Выпущенная финансовой организацией корпоративная карта остается у нее в собственности, а деньги на ней принадлежат компании, для которой выпущен пластик. Клиент получает полномочия только по использованию пластика карты в расчетах, осуществлению операций по зачислению и расходованию средств по картсчету. Выданный банком пластик карты не приходуется предприятием в учете.

ВАЖНО! В налоговую инспекцию сообщать об открытии корпоративной карты (дебетовой или кредитовой) предприятие не обязано. Эта функция возложена на банковские учреждения, которые оказывают услугу по выпуску и обслуживанию таких платежных продуктов.

Работники должны представлять работодателю письменные отчеты о движении по корпоративной карте в каждом случае обналички средств с нее или проведения расходных операций с ее помощью. Денежные ресурсы, переводимые на такой тип карт, отражаются в учете компании в составе подотчетных сумм. Ответственные работники, которым предоставлено право распоряжения корпоративной картой, обязаны:

Бухгалтерия после получения отчетов от ответственных должностных лиц о расходовании средств с корпоративных карт сверяет данные с банковскими выписками. При выявлении недостач, связанных с необоснованным или нецелевым расходом средств с корпоративной карты, сумму ущерба предприятие может удержать с сотрудника при выполнении ряда условий:

ВАЖНО! При помощи корпоративных карт нельзя выдавать сотрудникам заработную плату и социальные пособия.

Количество корпоративных карточек для одного предприятия не ограничивается. Организация может заказать в банке несколько именных карт или неименных, привязать их к одному или разным счетам. Для каждого пластика существует возможность ограничения суммы расходов путем установки индивидуальной величины лимита.

При помощи корпоративной карты можно осуществлять такие расходные операции:

Вопрос: Как отражаются в учете расчеты за приобретаемые материалы для хозяйственных нужд, которые оплачиваются работником организации с использованием корпоративной банковской карты?
Посмотреть ответ

Порядок расчетов и лимит расходов

Чтобы работа с картами внутри компании была отлаженной, рекомендуется отслеживать порядок использования ресурсов корпоративных карточек сотрудниками. Для этой цели можно утвердить локальный акт, регламентирующий схему расчетов по карте и периодичность составления отчетов по израсходованным деньгам.

Внутренний регламент пользования корпоративной картой выполняет ряд задач:

В утвержденных на предприятии правилах использования корпоративных карт необходимо зафиксировать лимиты по разным типам расходных действий, утвердить список допущенных к деньгам на пластике работников и установить временные рамки таких допусков. В локальном акте должен быть приведен шаблон отчета о расходовании средств с карты, сроки его сдачи в бухгалтерию. Сотрудники, которые наделены правом осуществления расчетов при помощи корпоративных карточек, обязательно оформляют расписку о сохранении ПИН-кода к пластику в тайне от третьих лиц.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Во внутреннем положении о порядке использования корпоративных платежных карт необходимо предусмотреть раздел для описания мер ответственности за нарушения финансового характера для персонала, допущенного к пользованию корпоративными пластиковыми карточками.

Если компания открыла кредитную карту или дебетовую с овердрафтом, то установленный по ней лимит денег может быть увеличен за счет ресурсов обслуживающего банка. В этом случае у предприятия появятся кредитные обязательства перед финансовым учреждением.

ЗАПОМНИТЕ! Кредит относится к группе полученных только после того, как наличные или безналичные кредитные деньги прошли процедуру списания. Именно в этот момент и должны быть отражены в бухгалтерском учете краткосрочные кредитные обязательства в сумме использованного кредитного лимита.

На подотчетных лиц при условии использования корпоративных карт не распространяются нормы лимитов, установленные Центробанком в Указании от 07.10.2013 г. №3073-У.

Учет, проводки

Факт выдачи сотруднику платежной корпоративной карточки не должен отражаться в бухгалтерских записях компании. Проводки составляются при наличии осуществленных операций с использованием такого типа карт. Все расчеты с применением этих платежных инструментов показываются на 55 счете. Данные из отчетов лиц, допущенных к расходованию средств с карт, заносятся на 71 счет. Аналитика ведется с разбивкой на карточные счета и отдельно по каждому подотчетному лицу.

Все операции в учете могут отражаться через такие корреспонденции:

Если средства на картсчете пополняются иностранной валютой, то их остатки на отчетные даты должны быть переоценены. Возникающие при этой процедуре курсовые разницы показываются на 91 счете.

При отсутствии у бухгалтерии компании оперативного доступа к банковским выпискам по карточным счетам записи в учете делаются с участием 57 счета:

Последняя проводка создается датой получения подтверждающих движение по счету документов из обслуживающего финансового учреждения. Если сотрудник не смог документально обосновать осуществленные им с карты расходы, то затраты показываются по выписке банка проводкой Д73 – К55. Эти суммы должны быть либо подтверждены работником, чтобы установить факт их экономической целесообразности, либо возвращены ответственным лицом.

Источник

Оформляем банковскую карту для ведения представительских расходов

Б анковские карты прочно вошли в нашу жизнь. Действительно, это удобно, поскольку не нужно возить с собой денежные средства. Просто, т.к. можно использовать банковскую карту как в России, так и за рубежом, без необходимости менять средства в «обменнике». А также надежно, ведь не должен выдавать средства через кассу, что позволяет избежать ошибок. Однако банковские карты необходимо правильно оформить. О том, как это сделать, читайте в статье.

Что выбрать: деньги под отчет или оформление карты?

Многие предприятия отказались от «налички», выбрав банковские карты. Конечно, карты защищены от мошенников не на 100%, но имеют целый ряд преимуществ:

Напомним, по мнению налоговиков, если оправдательные документы на приобретение товара или за оказанную работу (услугу) отсутствуют либо оформлены с нарушением установленных требований, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, облагаются НДФЛ (письма УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861 и от 27.03.2006 № 28-11/23487).

Президиум ВАС РФ в постановлении от 05.03.2013 № 14376/12 пришел к выводу, что спорные подотчетные суммы облагаются НДФЛ. В этом деле в подтверждение расходования принятых под отчет работником наличных денежных средств компания представила только копии авансовых отчетов, без каких-либо первичных бухгалтерских документов, подтверждающих закупку сельскохозяйственной продукции за наличный расчет. Аналогичное мнение Президиум ВАС РФ высказал и в постановлении от 05.03.2013 № 13510/12.

Однако таких рисков не возникнет, если деньги перечислены сотруднику в качестве средств, направляемых на представительские цели на основании подтверждающих документов. При этом ошибки в ­документах не влияют на факт обложения НДФЛ.

Таким образом, оформление банковской карты более удобно, чем ­выдача средств из кассы под отчет.

Оформление карт для представительских нужд

Прежде всего может возникнуть вопрос: зачем оформлять отдельную банковскую карту для ведения представительских расходов, если одна (для перечисления заработной платы) у работника уже есть? Все очень просто. Во-первых, отдельная карта позволяет разграничить средства, которые получает сотрудник в качестве зарплаты, от средств, которые он получает в качестве представительских расходов.

Во-вторых, в отличие от заработной платы, представительские расходы являются нормируемыми. В течение отчетного (налогового) периода они включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный ­(налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

В-третьих, представительские расходы могут быть использованы только на определенные цели.

Однако если компания все-таки решит перечислять средства на карту работника, такой вариант тоже возможен. Более того, речь идет даже не о зарплатной карте, а о личной карте работника. Выдача подотчетных сумм путем перечисления их на банковскую карту работника не противоречит действующему законодательству. Об этом заявили Минфин России в письме № 02-03-10/37209 и Казначейство России в письме № ­42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013. Единственное условие для этого – подобный порядок возмещения расходов должен быть предусмотрен в трудовом договоре с работником или в коллективном договоре, ­соглашениях, локальных ­нормативных актах работодателя.

Представительские деньги могут быть потрачены на:

Для перечисления представительских расходов мы рекомендуем изготовить отдельную банковскую карту, что позволит, во-первых, отдельно учитывать расходы, во-вторых, перечислять сотруднику на карту ­исключительно сумму представительских расходов.

Алгоритм оформления карт

Чтобы оформить карту для ведения представительских расходов, ­необходимо следовать определенному алгоритму. Рассмотрим его.

Шаг 1. Определите перечень сотрудников, которым будут оформляться карты, а также лимит расходов по карте. Это возможно сделать ­путем издания соответствующего приказа (Пример 1).

Шаг 2. Ознакомить сотрудников с приказом об утверждении лимитов.

Это необходимо для того, чтобы сотрудники понимали, какие денежные средства им будут перечисляться на карту. Кроме того, лицо, ответственное за начисление денежных средств (чаще всего это бухгалтер), должно разъяснить порядок расходования сумм с данной карты. Ведь как мы говорили ранее, деньги не могут быть потрачены на любые цели, например, сотрудник не может приобретать на данные средства ­канцелярские товары или заказать для себя лимузин.

Шаг 3. Ознакомить работников с условиями предоставления банковской карты.

Чаще всего для представительских расходов оформляются дебетовые карты, которые не предусматривают кредитования. Расчетная (дебетовая) карта как электронное средство платежа используется для совершения операций ее держателем в пределах расходного лимита – суммы денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, и (или) кредита, предоставляемого кредитной организацией-эмитентом клиенту при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт). На это указано в п. 1.5 положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». Также сотрудника необходимо ­ознакомить с тем, какие операции он может проводить по карте.

Шаг 4. Возьмите заявление с работника о том, что он согласен на изготовление банковской карты.

Необходимо обратить внимание, что работодатель не может навязать сотруднику оформление банковской карты. Выдать карту можно только по заявлению самого работника (Пример 2).

Шаг 5. Собрать необходимые документы и представить их в банк.

Как правило, для оформления карты необходим договор банка с компанией, а также заявления и копии паспортов работников. Однако при оформлении кредитных карт банки часто запрашивают дополнительные документы и информацию:

Шаг 6. Дождаться выпуска карты.

Обычно карты выдают представители банка работнику под подпись, к карте также прилагается пин-код, который нельзя никому раскрывать. Однако следует помнить, что наличие банковской карты не говорит о том, что сотрудник может тратить денежные средства, содержащиеся на ней, беспрепятственно: для обоснования представительских расходов нужны документы.

Документы для обоснования представительских расходов

Полный перечень документов, который необходимо представить, в законодательстве отсутствует. Однако согласно ст. 252 НК РФ все расходы должны быть экономически обоснованы и документально ­подтверждены. К подтверждающим документам могут относиться:

Помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров (выполнения работ, оказания услуг) (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете), из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении мероприятий (письмо ФНС России от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 «О документальном подтверждении представительских расходов»).

Подтверждающие документы должны содержать следующие реквизиты (ст. 9 Закона о бухучете):

В отношении представительских расходов не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих указанные расходы, поэтому любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли.

В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 «О документах, подтверждающих при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль ­организаций представительские расходы»).

Поскольку форма отчета не утверждена законодательно, каждая компания может самостоятельно разработать ее (Пример 3).

Форму отчета целесообразно утвердить либо распорядительным документом, либо установить в качестве приложения к локальному нормативному акту, например, учетной политики компании.

Чтобы сотрудники не забывали собирать подтверждающие документы, целесо­образно вменить им это в обязанность, например, указав в должностной инструкции. Однако они не могут знать о тонкостях оформления документов, поэтому возможна ситуация, когда не все документы будут собраны или же они не будут содержать обязательные реквизиты. В связи с этим следует назначить отдельное лицо ответственным за организацию подтверждения представительских расходов, ­произведенных сотрудниками.

На что можно потратить средства с карты?

Как было указано ранее, средства с карты можно израсходовать на представительские цели, которые определены в законодательстве, скажем, на банкетное обслуживание или встречу делегации в аэропорту, а также на услуги переводчика.

Но некоторые компании любят дарить подарки приглашенным контрагентам, например, спиртные напитки. И ограничений для подобных подарков нет. Но иногда правомерность таких подарков приходится ­доказывать в судебном порядке.

Суд в постановлении ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 по делу № ­А55-14189/2012 указал, что налоговое законодательство не детализирует перечень продуктов и напитков, которые включаются в представительские расходы, ­поэтому организации вправе учесть затраты на алкоголь в расходах.

Важно, чтобы расходы были осуществлены при проведении официальных мероприятий и не относились к расходам на отдых и развлечения (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.02.2011 по делу № ­А32-8834/2010). В п. 2 ст. 264 НК РФ указано, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений и отдыха. То есть нужно запастись подтверждающими документами.

Нельзя также признать в расходах затраты на проведение мероприятия, не носящего официальный характер (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Поэтому лучше подтвердить ­официальный характер мероприятия путем издания соответствующего приказа.

Таким образом, важно не просто оформить карту сотруднику, но и правильно потратить денежные средства.

В заключение необходимо отметить, что сегодня ни одна компания не обходится без представительских расходов, ведь часто важную сделку легче заключить в неформальной обстановке. А банковская карта позволяет не оформлять каждый раз выдачу денег под отчет и чувствовать себя комфортно. Безусловно, это намного удобнее. Но оформив сотруднику карту, нужно помнить о различного рода особенностях, в том числе о нормировании и подтверждении ­представительских расходов.

Источник