положение о временном переводе работников на дистанционную работу образец
Приказ о переводе на удаленную работу с 25.10.2021 в связи с коронавирусом
Московский регион накрыла очередная волна коронавируса. В связи с этим Мэр Москвы С. Собянин издал Указ № 61-УМ от 19.10.2021, где сказано, что московские работодатели должны перевести персонал на дистанционную работу. Как составить приказ о переводе на удалеку? Кого включить? Сколько человек? На какой срок? Узнайте из этого материала.
Кого включить приказ о переводе на удаленную работу с 25.10.2021
Отправить работать сотрудников домой обязаны все работодатели, включая индивидуальных предпринимателей. Правило касается и штатных работников, и людей, работающих по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
На удаленку нужно перевести:
Перечень хронических заболеваний определен Департаментом здравоохранения Москвы. Найти его можно здесь.
Разрешено оставить на местах сотрудников, без которых обойтись на рабочем месте нельзя — если есть риск:
При этом число одновременно работающих на местах не должно переступать порог в 70%.
Нужно ли согласие работника на удаленную работу?
Нет, не нужно, так как работодатель в данной ситуации исполняют требование властей в период санитарных мер и ограничений, то есть случай исключительный. Для перевода на удаленку достаточно единоличного решения руководителя организации (ст. 312.9 ТК РФ).
Приказ о переводе на удаленную работу — образец
Издайте приказ о переводе на дистанционную работу, в тексте которого укажите:
Подписанный руководителем приказ зарегистрируйте в журнале, присвоив номер. Ознакомьте работников с приказом под подпись. Если удаленщиков много, то удобнее оформить лист ознакомления с приказом.
Образец приказа об удаленной работе Скачать
Другие предупредительные меры
Кроме удаленного режима работы, работодатели обязаны обеспечить еще и вакцинацию против коронавируса не менее 80% работников сферы услуг. Об этом сказано в Постановлении Главного санитарного врача Москвы от 19.10.2021 № 3. Срок — до конца 2021 года. При вакцинации двукомпонентными вакцинами первую прививку нужно получить до 01.12.2021. Под вакцинацию попадают и работающие удаленно, и самозанятые, работающие по договорам ГПХ.
По аналогии с летней вакцинационной кампанией работодатели могут отстранять не привитых работников от работы без сохранения заработной платы. Об это мы рассказали здесь.
Как составить положение о дистанционной работе — образец
Положение о дистанционной работе — документ, который с недавнего времени приобрел особую актуальность в связи с массовым переводом сотрудников на удаленку из-за коронавируса. Кроме того, с 01.01.2021 вступила в силу обновленная гл. 49.1 ТК РФ, в которой предусмотрены новые формы удаленки и скорректирован порядок их применения. Как разработать положение о дистанционной работе? Существуют ли нормативные требования к его форме и составу? Ответы — в этом материале. Здесь же вы сможете скачать готовый образец этого документа.
Положение о дистанционной работе 2021
Работодателям, привлекающим сотрудников к работе в режиме постоянной или временной удаленной работы, требуется урегулировать множество вопросов: технологии взаимодействия работников с работодателем в процессе удаленной работы, порядке обмена документами, применения электронной подписи, другие необходимые нюансы.
Вносить все особенности дистанционной работы в текст трудового договора или дополнительного соглашения с каждым работником трудоемко и неудобно. Положение о дистанционной работе решает эти проблемы.
Если же в компании до 2021 года уже существовало такое положение, его необходимо пересмотреть с учетом нововведений, внесенных в гл. 49.1 ТК РФ Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ.
Как разработать положение о дистанционной работе
В каком порядке работодатель будет составлять положение о дистанционной работе, решает он сам. Структуру и форму этого документа он тоже определяет самостоятельно. Закон эти вопросы не регулирует и особых правил не устанавливает. Однако содержание такого документа не должно противоречить трудовому законодательству и включать обязательные требования, предусмотренные новой редакцией гл. 49.1 ТК РФ.
Обычно для разработки положений в компании:
Полезная информация от КонсультантПлюс
С образцами положений разной тематики вы можете ознакомиться в справочно-правовой системе :
Что включить в положение о дистанционной работе
В положение включите детальную информацию в объеме, который считаете нужным в силу специфики дистанционной работы ваших сотрудников. Распределите ее по разделам и подразделам на свое усмотрение, но не забудьте учесть обязательные нормы гл. 49.1 ТК РФ.
А теперь — несколько подсказок, что обязательно включить в положение о дистанционной работе.
Вводный раздел
В нем опишите цель разработки положения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ) и раскройте основные термины и определения (ст. 312.1 ТК РФ).
Раздел «Организация работы дистанционных работников»
В этом разделе распишите порядок обеспечения дистанционщиков необходимым оборудованием и программно-техническими средствами, порядок ознакомления с требованиями охраны труда при работе с ними и выплаты компенсации за использование собственного/арендованного имущества, режим работы сотрудника и другие аналогичные вопросы (ст. 312.4, 312.6, 312.7, 312.9 ТК РФ).
Раздел «Порядок взаимодействия с работодателем»
Здесь должны найти отражение особенности взаимодействия работодателя с дистанционными работниками с указанием способов обмена документами и информацией, порядок применения усиленной квалифицированной электронной и других видов электронной подписи при обмене электронными документами, порядок представления работодателю отчетов и т. д. (ст. 312.2, 312.3 ТК РФ).
Раздел «Расторжение трудового договора с дистанционным работником»
В этом разделе пропишите особенности увольнения сотрудников, работающих удаленно. В частности, укажите максимальный срок (не более двух дней подряд), в течение которого сотрудник без уважительной причины может не взаимодействовать с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовых функций (ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ).
Заключительный раздел
Здесь обычно указывается порядок вступления в силу положения и внесения в него изменений, а также указание на ответственное лицо, контролирующее соблюдение его условий.
Положение об экстренной удаленке
С 01.01.2021 работодателям позволено в исключительных случаях переводить сотрудников на временную удаленную работу без их согласия — при пожарах или эпидемиях, а также в случае принятием властями соответствующего решения.
К такому переводу предъявляются особые требования и для случаев временной экстренной удаленки оформление локального нормативного акта обязательно (ст. 312.9 ТК РФ).
Можно также оформить отдельное положение по переводу сотрудников на временную экстренную удаленную работу, которое согласовывается с профсоюзным органом и должно включать набор обязательных сведений:
10 документов, чтобы оформить работу из дома
эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету, эксперт центра оценки квалификаций специалистов финансового рынка
Компания может перевести на удаленку специалистов из офиса или нанять сотрудника сразу на дистанционную работу. Расскажем, какие документы помогут грамотно оформить изменения
Общий порядок действий
Перевод офисных сотрудников на удаленную работу возможен в трех вариантах: на постоянную работу, временную работу и комбинированную, когда сотрудник чередует удаленную и офисную работу (ст. 312.1 ТК). Во всех трех случаях нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение, ведь менять условия трудового договора можно только по соглашению сторон (ответ Роструда на вопрос № 146365 от 22.03.2021).
С новым сотрудником работодатель должен заключить дистанционный трудовой договор.
Оформить документы можно как в офисе, так и дистанционно. Во втором случае компании потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись. Работник вправе запросить бумажную версию трудового договора или дополнительного соглашения. Тогда компания должна направить работнику документ на бумаге в течение трех рабочих дней после того, как получит заявление.
Если перевод на дистанционную работу касается не одного, а многих сотрудников, то проще все общие вопросы прописать в локальном акте, а индивидуальные детали — в дополнительном соглашении к трудовому договору. В локальном акте можно указать порядок и условия перевода на дистанционку, уточнить, какие расходы возмещает работодатель, какое имущество выдает, и другое. Также можно определить порядок электронного взаимодействия, сроки, в течение которых сотрудники должны подписывать электронные документы. В локальном акте необязательно дублировать положения, которые прямо указаны в Трудовом кодексе, например, по каким правилам работнику на дистанционке разрешено уходить в отпуск.
Если в компании есть профсоюз, нужно учесть его мнение при утверждении локального акта. Если профсоюза нет, работодатель вправе самостоятельно утвердить документ. Работодатель может издать приказ об утверждении положения о дистанционной работе сотрудников и поручить руководителю отдела кадров ознакомить с положением работников.
Образец положения о дистанционной работе и приказа об утверждении положения можете скачать в конце статьи.
Постоянная удаленная работа
Под постоянной удаленной работой понимают перевод сотрудника на дистанционку в течение всего срока действия трудового договора. Например, если он бессрочный, значит, работник всегда будет трудиться удаленно.
Для перевода компания оформляет дополнительное соглашение и соответствующий приказ. Если есть локальный акт, то прописывать все правила в дополнительном соглашении не нужно, сошлитесь на внутренний документ. В соглашении укажите только индивидуальные условия для работника. Например, график работы, если он отличается от графика работы других сотрудников или не указан в локальном акте.
После того как работодатель и сотрудник подписали дополнительное соглашение, издается приказ. Унифицированной формы нет, поэтому составьте документ в свободной форме. В приказе укажите факт перехода на дистанционный формат, дату начала работы в этом формате и данные сотрудника. В графе «Основание» можно сослаться на дополнительное соглашение, заявление работника или инициативу работодателя. Сотрудника обязательно ознакомьте с приказом под подпись. Если он в этот момент уже работает удаленно, отправьте документ по электронной почте. Подтверждением будет ответ работника о том, что он ознакомлен с приказом, и скан-копия с подписью (ответ Роструда на вопрос № 146076 от 17.03.2021).
Образец приказа и дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу можете скачать в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Временная удаленная работа
До 1 января 2021 года Трудовой кодекс не предусматривал временный перевод на удаленку. Но теперь стало проще, так как такой формат работы закреплен официально (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).
Временная удаленная работа подразумевает перевод на срок, прописанный в договоре, но не более 6 месяцев. При этом нет ограничений по количеству периодов дистанционной работы в пределах этого срока (ответ Роструда на вопрос № 146323 от 21.03.2021).
Оформите с сотрудником дополнительное соглашение. Максимально детально укажите условия, при которых работник остается на удаленке или выходит в офис. Так получится избежать спорных ситуаций.
Издайте приказ о временной дистанционной работе. Основаниями могут выступать дополнительное соглашение и заявление работника о переводе на временную удаленку.
Образец приказа и дополнительного соглашения о переводе на временную дистанционную работу можете скачать в конце статьи.
Комбинированная удаленная работа
Комбинированный формат предполагает, что сотрудник будет чередовать дистанционную и офисную работу. До 2021 года компании не могли заключать договоры на комбинированную работу, поэтому с сотрудниками оформляли трудовые договоры на работу в офисе, а по устному соглашению с работодателем сотрудник работал из дома. Теперь же можно комбинировать форматы официально (ст. 312.1 ТК). Условия можно прописать в трудовом договоре при найме сотрудника или в дополнительном соглашении с уже работающим специалистом.
В дополнительном соглашении укажите дату, с которой сотрудник переходит на комбинированную работу, условия, когда он работает из дома, а когда в офисе.
Например, по понедельникам компания проводит совещания в офисе, вам важно, чтобы специалист участвовал очно. Пропишите в трудовом договоре, что сотрудник работает в понедельник в офисе, а со вторника по пятницу из дома. Обозначьте, как организуете работу сотрудника из дома. Например, оплатите расходы на интернет и электричество, выдадите корпоративный ноутбук и другое. Некоторые работодатели вносят обязанность сотрудника присылать отчет о проделанной работе за месяц.
Работодатель не обязан издавать приказ по Трудовому кодексу. Но переход на комбинированную работу с точки зрения бухучета — хозяйственная операция, поэтому нужен первичный учетный документ (Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Чтобы не было лишних вопросов от проверяющих, можно оформить приказ.
Образцы приказа и дополнительного соглашения о переводе на комбинированную работу можете скачать в конце статьи.
Перевод на дистанционную работу в исключительных случаях
В исключительных случаях, когда есть угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения, например катастрофа, эпидемия, несчастный случай на производстве, пожар (ст. 312.9 ТК РФ), компания вправе перевести работников на дистанционную работу. В такой ситуации для перевода на удаленную работу не нужно получать согласие работника и менять трудовой договор. Компания принимает локальный нормативный акт, в котором указывает обстоятельства перевода, список работников, которые уходят на удаленку, срок перевода, порядок организации труда сотрудников и порядок обеспечения их необходимым для работы.
Образец приказа о временном переводе на дистанционную работу в исключительных условиях вы найдете в конце статьи.
Компания должна ознакомить сотрудников с локальным актом. После того как будет исключен риск для жизни и здоровья населения, исчезнет причина перевода на удаленку, сотрудников нужно будет вернуть на их рабочие места в офис. Для этого нужно издать приказ об отмене режима удаленной работы в произвольной форме. Так как сотрудники работают удаленно, ознакомьте их с приказом путем рассылки писем на электронную почту с уведомлением о прочтении. Также можно опубликовать приказ на корпоративном портале компании, если такой есть. Если же есть сомнения в том, что сотрудник получил информацию, можно отправить СМС на номер телефона.
Образец приказа об отмене режима удаленной работы вы найдете вместе с остальными документами в шпаргалке.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Допсоглашение о переводе на временную дистанционную работу 654.3 КБ
Допсоглашение о переводе на дистанционную работу 654.2 КБ
Допсоглашение о переводе на комбинированную работу 657.1 КБ
Положение о дистанционной работе 761.2 КБ
Приказ об утверждении положения о дистанционной работе 722 КБ
Приказ о переводе на временную дистанционную работу 723.6 КБ
Приказ о переводе на дистант в исключительных обстоятельствах 730.5 КБ
Приказ о переводе на дистанционную работу 723.2 КБ
Приказ о переводе на комбинированную работу 722.1 КБ
Приказ о прекращении режима дистанционной работы 722.7 КБ
Образец приказа о переводе на дистанционную работу
Дистанционная (удаленная) работа дает работнику возможность осуществлять свой труд без привязки к определенному рабочему месту, хотя по всем иным параметрам он так же, как и обычный работник, подчиняется требованиям трудового законодательства (ст. 312.1 ТК РФ). Особый характер труда обусловливает ряд особенностей этой работы (гл. 49.1 ТК РФ):
В связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой, связанной с распространением коронавируса, многие сотрудники временно переведены на дистанционную работу. Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок заполнения приказа на удаленную работу. Если у вас еще нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ и бесплатно переходите к Готовому решению.
Переход к удаленной работе осуществляется по взаимному согласию между работником и работодателем и может быть как временным, так и постоянным. Причем работника можно сразу принять на такую работу, а можно перевести на нее, получив соответствующее заявление сотрудника. Однако в любом случае потребуется отразить факт подобной работы в трудовом договоре (если работника сразу берут на такую работу) или в дополнительном соглашении к нему (если происходит перевод).
Обратите внимание! Работодатель вправе переводить работников на удаленку без их согласия в экстренных случаях, в т. ч. при эпидемиях. Такая норма была внесена в ТК законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ. О других нововведениях читайте здесь.
Заключение соглашения о дистанционной работе может осуществляться путем электронной переписки, но непосредственно за ним должен обязательно последовать обмен бумажными экземплярами договора (дополнительного соглашения) через обычную почту. А вот процедуру ознакомления работника с приказом о приеме (переводе) на удаленную работу достаточно совершить через электронный обмен документами (ст. 68, 312.2 ТК РФ).
Образец трудового договора с дистанционщиком вы найдете здесь.
По согласию между работником и работодателем допускается невнесение сведений о периоде дистанционной работы в трудовую книжку. Трудовой стаж в этом случае будет подтверждать трудовой договор с записями, свидетельствующими о характере работы.
Но если вам требуется внести запись в трудовую книжку дистанционщика, получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс, переходите в Путеводитель по кадрам и смотрите разъяснения экспертов и образец.
О значении и порядке определения трудового стажа читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать».
Как оформить приказ о переводе на дистанционный труд
Перевод на удаленную работу может происходить в двух вариантах:
Для 1-го варианта достаточным будет создание единственного приказа произвольной формы, содержащего:
Образец такого приказа можно увидеть на нашем сайте и скачать по ссылке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили альтернативный вариант приказа о переводе на дистанционную работу. Если у вас нет доступа к К+, вы можете получить его бесплатно на пробной основе.
При 2-м варианте можно пойти двумя путями, оформив:
О нюансах налогообложения выплат дистанционным работникам вы можете узнать из Готового решения от «КонсультантПлюс», получив прямо сейчас бесплатно пробный доступ к системе.
Итоги
Действующее законодательство допускает возможность осуществления работы дистанционно (без привязки к рабочим местам, созданным работодателем). Такая работа подчиняется требованиям ТК РФ, но имеет ряд особенностей, обусловленных удаленным характером труда. Перевод на дистанционный труд осуществляется по согласованию между работником и работодателем путем отражения условий достигнутого соглашения в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Приказ о переводе на удаленную работу оформляется в произвольной форме.
Как изменилась дистанционная работа с 2021 года
Виды работы на дистанции
См. статью «Три дня в офисе, два – дистанционно: допустим ли смешанный способ организации труда?» в № 8’ 2020
Закон внес существенные изменения в главу ТК РФ о дистанционной занятости. Была проведена большая работа, в результате которой получилось найти компромисс между государством, профсоюзами и бизнесом. Большинство вопросов с дистанционными работниками можно будет урегулировать локальными нормативными актами и трудовым договором. Важно, что дистанционная занятость стала доступна и для обычных офисных сотрудников, которым необязательно теперь физически находиться в пределах офиса.
Поскольку на практике по этому поводу часто возникали вопросы, сейчас в ТК РФ специально указали, что в связи с переводом работника на дистанционную работу ему не может быть снижена зарплата (ст. 312.5).
Из полезных нововведений – помимо дистанционной работы на постоянной основе появилась также временная (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ). Причем она может быть:
Кроме того, временную «удаленку» может ввести работодатель по своей инициативе в исключительных случаях (см. Схему).
Схема. Формы дистанционной занятости с 2021 года
Самое главное нововведение этого закона, даже почти прорыв – это возможность для работодателей сочетать режим работы с рабочего места в офисе и удаленный. Нормы трудового права в этом отношении стали очень гибкими, то, чего давно не хватало ТК РФ. Мы помним, как еще пару лет назад Минтруд России официально заявлял в письме, что такое сочетание не соответствует действующему законодательству. Теперь это возможно: есть режим временной дистанционной работы и режим периодической дистанционной работы.
Правда, без ложки дегтя не обошлось.
Здесь возникает несколько вопросов, связанных в основном с тем, что новый закон «наслаивается» на реальную ситуацию, когда люди или полностью на «удаленке», или находятся на ней частично. А попытки со стороны работодателей некорректного возвращения сотрудников в офис чреваты и отказами работников, и судебными кейсами. Непонятно, как быть тем работодателям, у кого сотрудники уже сейчас трудятся на временной «удаленке» (и переведены туда по соглашению сторон). Кто-то к настоящему времени может работать там дольше полугода. Что делать работодателям после того, как пройдет шесть месяцев временной дистанционной работы? Можно ли ее продлевать и как это делать? Каков порядок возвращения в офис? Поправки в ТК РФ в текущей редакции, к сожалению, ответа на эти вопросы не дают.
Пример 1. Формулировки условий трудового договора о постоянной дистанционной работе
1.3. Работа, выполняемая Работником по настоящему договору, является дистанционной.
1.4. Работник выполняет работу дистанционно на постоянной основе.
1.5. Работник выполняет работу вне места нахождения Работодателя по месту своего жительства, указанному в реквизитах настоящего договора, или в любом другом месте по его усмотрению в пределах г. Москва и Московской области.
Пример 2. Формулировки условий дополнительного соглашения к трудовому договору о временной непрерывной дистанционной работе в течение не более шести месяцев
1.4.1. Работник временно непрерывно с 11.01.2021 по 10.07.2021 выполняет работу дистанционно (вне места нахождения Работодателя).
1.4.2. В указанный в п. 1.4.1 срок рабочее место Работника располагается по адресу его места жительства: г. Белгород, 1-й Муромский переулок, д. 20а, кв. 127.
1.4.3. После окончания указанного в п. 1.4.1 периода (с 11.07.2021) Работник возвращается на свое прежнее рабочее место по адресу места нахождения Работодателя согласно условиям трудового договора.
Пример 3. Формулировки условий трудового договора о периодической дистанционной работе (чередовании работы в офисе и удаленно)
1.2. Работа по настоящему трудовому договору является для Работника основной работой.
1.3. Местом работы Работника является общество с ограниченной ответственностью «Перспектива», расположенное по адресу: г. Москва, ул. Академика Королева, д. 144.
1.4. Работник чередует периоды выполнения работы на стационарном рабочем месте с периодами выполнения работы дистанционно (вне места нахождения Работодателя).
1.5. Чередование периодов работы происходит следующим образом: каждый первый и последний понедельник месяца Работник выполняет работу на стационарном рабочем месте по месту нахождения Работодателя; в остальные дни – дистанционно.
1.6. Место выполнения трудовой функции во время выполнения работы дистанционно Работник определяет самостоятельно.
Обмен документами и использование электронных подписей
Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.
По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:
Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.
Большим достижением нововведений можно назвать разрешение ознакамливать работника с документами, касающимися его трудовой деятельности, в любой форме, в том числе электронной (по почте, мессенджеру, через корпоративный портал, программу системы электронного документооборота и пр.). Сюда же относятся подача дистанционным работником любых заявлений, объяснений и прочих обращений. Для этого, как мы уже сказали, не потребуется УКЭП, а достаточно простой электронной подписи. Правда, способ ознакомления должен быть прописан в ЛНА (см. Таблицу).
К сожалению, так и осталась неурегулированной тема подписания документов. Закон разрешает в период «удаленки» пользоваться электронными документами. Но подписывать их все равно нужно, стало быть, требуется электронная подпись. Получается, что для полноценной и легитимной дистанционной работы работодатель в любом случае должен внедрить у себя электронные цифровые подписи, причем усиленные, чтобы подписывать трудовые договоры. Но об этом ни в поправках, ни в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» ничего не сказано.
Из положительных моментов можно отметить и то, что теперь работодателю после подписания не нужно в обязательном порядке отправлять бумажный экземпляр трудового договора работнику. Кроме случая, когда об этом в письменном виде попросит сотрудник (Пример 4). Тогда направить бумажный экземпляр трудового договора нужно будет в течение 3 рабочих дней после получения соответствующего заявления (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ). Ранее, напомним, этот срок составлял 3 календарных дня. Как направлять бумажный экземпляр трудового договора сотруднику, в гл. 49.1 ТК РФ не написано. Рекомендуем сделать это по аналогии с другими документами, для которых такой порядок регламентирован – заказным письмом с уведомлением о вручении (или по возможности – курьерской связью с вручением под подпись). И, кстати, в сопроводительном письме желательно указать работнику на необходимость один из подписанных им экземпляров с отметкой о получении им на руки своего экземпляра отправить обратно работодателю (хотя такого требования в новой редакции ТК РФ нет).
В такой же срок после поступления заявления сотрудника необходимо будет предоставить надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с его работой на бумажном носителе (по почте заказным письмом с уведомлением) или в форме электронного документа (если об этом попросил сотрудник) (ст. 62, ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ) (Пример 5).
Пример 4. Образец заявления дистанционного работника с просьбой предоставить допсоглашение к трудовому договору на бумажном носителе
Пример 5. Образец заявления дистанционного работника о выдаче документов, связанных с работой, в электронном виде
В Примерах 4 и 5 мы показали образцы бумажных заявлений, но их текст работник может набрать и в СЭД или прислать на электронную почту работодателя.
При заключении трудового договора дистанционный сотрудник может представить необходимые для трудоустройства документы (ст. 65 ТК РФ) в электронном виде или по требованию работодателя их нотариально заверенные копии на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ). В отличие от ранее действовавшего порядка теперь ТК РФ не конкретизирует, каким образом они будут представлены – по почте, лично, курьером или как-то иначе. Уточним, что в ТК РФ написано именно «нотариально заверенные копии на бумажном носителе». Полагаем, что сотрудник может предъявить и оригиналы. А указание на нотариально заверенные копии в этом случае сделано в интересах прежде всего работника, чтобы ему не пришлось расставаться с подлинниками, пока они «путешествуют» к работодателю и обратно в условиях значительной территориальной удаленности от работодателя. Ведь рисков отправки оригиналов документов по почте никто не отменял. Письма, к сожалению, нередко до адресата не доходят, а розыск не всегда приводит к положительным результатам.
До 2021 года, если стороны решили не заполнять трудовую книжку на дистанционного сотрудника, указание об этом должно было быть включено в трудовой договор. Если такого условия не было, то трудовая книжка велась. С этого года оговаривать ведение трудовой книжки в трудовом договоре не нужно. Работодатель будет ее заполнять по желанию сотрудника. Для этого он должен предоставить трудовую книжку, например, отправив по почте заказным письмом с уведомлением о вручении или принеся ее лично (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
Рабочее время и время отдыха
Пока не ясно, как будет работать система отпусков. Поправки предполагают, что порядок отдыха для «дистанционщиков» можно регулировать локальным актом. С одной стороны, это плюс, ведь так можно отказаться от сложной и обязательной схемы графика отпусков, уведомлений за две недели и т. д. Но если человек возвращается с «удаленки» в офис, он опять должен подчиняться обычному графику отпусков, что вызывает сложности. И как быть, например, если мы ориентируемся на локальный акт, а удаленный сотрудник решил перенести отпуск? Ответов пока нет.
Пример 6. Формулировки условий трудового договора о вызове временного дистанционного сотрудника и выходе его по собственной инициативе в офис
1.6. Работник обязан явиться в офис на свое стационарное рабочее место также в дни, не указанные в п. 1.5 настоящего договора, в случае его вызова Работодателем (непосредственным руководителем – начальником отдела кадров, генеральным директором или иным уполномоченным лицом).
1.7. Вызов Работника осуществляется Работодателем как минимум накануне дня, в который ему надлежит прибыть на свое стационарное рабочее место, путем извещения об этом по мобильному телефону Работника, указанному в реквизитах настоящего договора; данное извещение также дублируется Работодателем на электронную почту Работника, указанную в реквизитах настоящего договора.
1.8. Работник в любой момент и на любой требуемый период может выйти на свое стационарное рабочее место по собственной инициативе в связи с производственной необходимостью, не обговаривая это заранее с Работодателем, но ставя его в известность по факту присутствия путем извещения, направляемого Работником на электронную почту непосредственного руководителя – начальника отдела кадров (либо замещающего лица).
Пример 7. Формулировки условий трудового договора о порядке взаимодействия с работодателем и передаче отчетов о выполненной работе при дистанционной работе
1.9. Взаимодействие между Работником и Работодателем осуществляется путем обмена электронными документами посредством сети Интернет. Для этого Стороны используют адреса электронной почты, указанные в реквизитах Сторон настоящего трудового договора.
2.2. Работник обязан:
Среди важных нововведений в ТК РФ можно выделить и ч. 6 ст. 312.4 ТК РФ. В ней прописано, что время взаимодействия «удаленщика» с работодателем включается в рабочее время. Другими словами, сотрудник на дистанции не обязан быть на связи 24 часа 7 дней в неделю, а только в свое рабочее время, установленное в трудовом договоре или ЛНА (например, с 08:00 до 17:00). Соответственно, наказать его за то, что он не ответил на звонок в нерабочее время, будет нельзя.
Правда, по мнению экспертов, здесь возможны злоупотребления со стороны недобросовестных работников.
Эта норма в ТК РФ требует явной доработки. Необходимо более четкое описание механизма установления рабочего времени для дистанционных сотрудников. Сейчас возможны случаи манипуляций со стороны сотрудников. Рабочее время может устанавливаться локальным нормативным актом или если этого не сделано, то оно будет определяться по усмотрению работника. При этом надо помнить о «праве на офлайн». Можно представить ситуацию: работодатель звонит сотруднику в 19:00, чтобы обсудить рабочие вопросы. Такой разговор будет относиться ко времени работы, и человек может сказать: я тружусь до 19.00, а теперь у меня отдых и я требую оплаты как за сверхурочную работу.
Особенности организации труда
Причем сотрудник с согласия или ведома работодателя может использовать для работы собственное (или арендованное) оборудование и иные средства. Но в этом случае работодатель должен выплатить компенсацию и возместить расходы, связанные с их использованием.
В законопроекте, подготовленном к первому чтению, напомним, было сказано о том, что в ЛНА и трудовых договорах о дистанционной работе может предусматриваться порядок компенсации расходов, связанных с использованием работником личного оборудования и иных средств. Сейчас же в ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ прописано, что «работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору». А это значит, что такой порядок работодатель как минимум должен предусмотреть в трудовом договоре с работником, как максимум – в ЛНА.
Хотелось бы более подробных уточнений на законодательном уровне в части обеспечения техникой и порядка компенсаций. Закон это не регулирует, отдавая вопрос на откуп самим компаниям. Значит: что принято в локальном акте, то и должно выполняться. Но это не исключает конфликты и судебные споры. Уже несколько клиентов спрашивали у нас совет, как быть: в одном случае сотрудник компании потребовал компенсацию за электричество, так как рано темнеет, в другом – работник попросил купить ему домой стол, стул, компьютер и принтер, чтобы он выполнял свои обязанности.
Конечно, чтобы не возникло таких ситуаций, необходимо подробно расписать эти вопросы в локальном нормативном акте, указав и порядок предоставления оборудования, и порядок выплаты компенсации, ограничив ее разумными пределами (см. Пример 8, где даны возможные положения об этом в трудовом договоре с дистанционным сотрудником).
Пример 8. Формулировки условий трудового договора об использовании оборудования работодателя и расходах работника, связанных с выполнением работы дистанционно
8. Не позднее 2 рабочих дней с даты вступления настоящего трудового договора в силу Работодатель обязуется по оформленному письменно в двух экземплярах акту приема-передачи предоставить Работнику ноутбук, принтер и мобильный телефон, а также обеспечить наличие интернет-соединения и мобильной связи. Указанное оборудование и иные средства предоставляются в соответствии с разделом 4 положения о дистанционной (удаленной) работе, утвержденного Работодателем.
9. Оплата корпоративной мобильной связи и интернет-соединения на предоставленном Работодателем оборудовании производится Работодателем самостоятельно в соответствии разделом 5 положения о дистанционной (удаленной) работе, утвержденного Работодателем.
10. Не позднее 10-го рабочего дня каждого месяца Работодатель компенсирует расходы Работника на электроэнергию, но не более 300 рублей в месяц. Компенсация выплачивается в соответствии с разделом 5 положения о дистанционной (удаленной) работе, утвержденного Работодателем.
В новой редакции гл. 49.1 ТК РФ разрешен спорный вопрос о направлении дистанционных сотрудников в командировки (который в первой редакции закона не был затронут вовсе). Теперь прописано, что дистанционным работникам нужно оформлять и оплачивать командировки (в соответствии со ст. 166–168 ТК РФ), если работодатель направляет их для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от местности выполнения трудовой функции (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).
Охрана труда
Из нового добавлено, что другие обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда на дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции удаленно не распространяются. Однако если такие иные обязанности будут прописаны в трудовом, коллективном договоре или ЛНА, работодателю их придется выполнять.
Вместе с тем уточнений по многим спорным вопросам, которые волновали работодателей и раньше при применении дистанционной работы, сделано не было.
Так и остался неурегулированным важный вопрос разделения ответственности работодателя и дистанционного работника за последствия несчастных случаев в период взаимодействия сторон и за его пределами. Пока этот вопрос требует существенного уточнения: если работник получил травму в свое рабочее время (то есть во время, установленное для взаимодействия с работодателем), какая из сторон будет нести ответственность за это, если:
а) работник был в это время у себя дома и работал, используя Интернет;
б) сотрудник находился в рассматриваемое время у себя дома и выполнял работу по дому, не связанную с поручениями работодателя;
в) работник во время происшествия находился за пределами места проживания (где он обязан был выполнять трудовую функцию дистанционно) по личным делам (например, пошел в магазин).
Расторжение трудового договора
Нормы об увольнении работников на дистанции также претерпели значительные изменения, причем не в пользу работодателей. Эти поправки требуют внесения изменений в трудовые договоры и ЛНА о дистанционной работе. До 2021 года, напомним, уволить дистанционных сотрудников можно было по любым основаниям, предусмотренным трудовым договором. Некоторые работодатели успешно этим пользовались, прописывая до 20 и более «своих» оснований. А кто-то воспользовался ситуацией и сначала из-за пандемии перевел сотрудников на удаленную работу, а потом расторг трудовые договоры по основаниям, которые было бы невозможно применить к рядовым сотрудникам, трудящимся в офисе и подлежащим увольнению только по основаниям, прямо установленным ТК РФ, например из-за общего падения объема заказов.
Работодатели больше не смогут устанавливать произвольные основания увольнения дистанционных работников. Однако в ТК РФ теперь прописаны два новых важнейших основания увольнения: в случае невыхода на связь более двух рабочих дней подряд и при изменении места выполнения трудовой функции, если это повлекло существенное изменение условий труда (например, работник переехал в другой конец России, в то время как в трудовом договоре было закреплено, что он работает из дома по конкретному адресу в населенном пункте, где находится офис работодателя).
Специалисты восприняли данные поправки не очень единодушно.
Работодателю стало намного сложнее управлять трудовой деятельностью дистанционного работника. Введенные дополнительные основания для увольнения дистанционных работников – слишком несущественные для реального контроля. Их явно недостаточно, чтобы уверенно управлять работой удаленно. Например, недобросовестный работник может не выходить на связь в период меньше двух дней, но неоднократно, и в таком случае работодатель вынужден будет каждый раз применять такие меры дисциплинарного воздействия, как замечание или выговор, соблюдая установленную ТК РФ процедуру, что существенно затянет процесс. Кроме того, работник может выходить на связь, но реально ничего не делать.
Экстренная «удаленка» без согласия работника
В связи с этим можно выделить еще одну проблему. Получается, что случае пандемии или по решению органов власти «удаленка» может вводиться без согласия сотрудников. Но пока не понятно, будут ли к таким решениям относиться региональные законы или, допустим, рекомендации Роспотребнадзора, ведь вопрос об обязательности выполнения последних вызывает немало споров.
См. статью «Обязанности работодателя в связи с COVID-19» в № 11’ 2020
Более того, работодатель должен ознакомить работников с этим ЛНА. Правда, ТК РФ не требует в экстренных ситуациях обязательной личной подписи, однако способ ознакомления должен достоверно подтвердить получение работником такого ЛНА. Полагаем, в указанной ситуации это может быть направление подтверждения документа работником по электронной почте, указанной в трудовом договоре, либо подтверждение из системы электронного документооборота о том, что сотрудник получил указанный документ, или же уведомление о вручении работнику письма работодателя по обычной почте.
Тезис об ознакомлении с ЛНА – еще один яркий пример «размытых» формулировок и новая зона риска для работодателей. Что значит – «способом, позволяющим достоверно подтвердить получения такого локального нормативного акта»? На 100% под это условие попадает только «живая» подпись сотрудника. Но в случае с удаленным сотрудником такая норма нелогична. При этом даже почтовое заказное письмо с уведомлением не дает 100% достоверности. В нашей практике были кейсы, когда дистанционные сотрудники успешно оспаривали получение по почте писем.
Делаем вывод, что речь идет, скорее, об электронной цифровой подписи. В идеале – усиленной. Хотя для текущих документов «дистанционщиков» возможна и простая электронная подпись. Но это сама по себе тоже отдельная история. Ранее для дистанционных работников разрешали использовать усиленную ЭЦП, новый же закон отменяет ее исключительность, разрешая и простую подпись. Но вот как ее формировать и получить – точного ответа так и нет. При этом надо понимать, что просто электронной почты может оказаться недостаточно. Для этого надо легализовать в локальных актах электронную подпись на базе электронной почты. Тогда, видимо, это и будет способом, который достоверно подтвердит получение сотрудником ЛНА. Таким образом, чтобы отправлять документы удаленным сотрудникам и убеждаться, что они их получили и ознакомились с ними, в компании необходимо внедрить электронные подписи.
После окончания временной «дистанционки»:
Порядок уведомления работника об окончании этого периода в ТК РФ не прописан. Лучше всего его прописать в ЛНА.
Здесь может возникнуть вопрос: что делать, если работники по разным причинам отказываются работать удаленно (у кого-то нет технических средств, а в каких-то случаях это невозможно). Как было сказано выше, согласия работника в экстренных ситуациях не требуется, он обязан выполнить требование работодателя, однако есть два исключения.
Тогда такое время будет считаться простоем по причинам, независящим от работодателя и работника, с оплатой согласно ч. 2 ст. 157 ТК РФ (ч. 7 ст. 312.9 ТК РФ).
Как видите, поводов для злоупотреблений со стороны работников предостаточно. Что делать, если сотрудник отказывается от работы дистанционно, хотя работодатель свои обязательства выполнил?
Итак, в исключительных случаях компания может приказом перевести сотрудников на работу из дома. Если они при создании им всех условий для работы откажутся работать, то это будет основанием не выплачивать им заработную плату. Но если работники докажут, что работодатель по факту не обеспечил их условиями для удаленной работы, то он должен будет оплатить работникам по 2/3 оклада.
Понятно, что при невыплате зарплаты конфликтный сотрудник отправится в суд. Поэтому вам необходимо подготовить аргументы в защиту своей позиции. Это, безусловно, принятие соответствующего ЛНА, в котором придется подробно расписать, что и в каком порядке, размере возмещается работнику или предоставляется в случае выполнения дистанционной работы.
Регламентация дистанционной работы в документах
Получается, что довольно много вопросов, затрагивающих дистанционную работу в обновленной главе 49.1 ТК РФ работодатель должен урегулировать самостоятельно.
Безусловно, еще одним удачным нововведением в ТК РФ является предоставление самому работодателю возможности определять многие аспекты трудовых отношений с дистанционными работниками, в том числе порядок направления в командировки, предоставления отпусков и пр. Но для этого придется разрабатывать подробные локальные нормативные акты и трудовые договоры.
Перечислим вопросы, которые должны и/или могут быть регламентированы в указанных документах.
Таблица. Вопросы об особенностях дистанционной работы, которые должны / могут быть регламентированы работодателем
Разрешение регулировать временную «удаленку» с помощью ЛНА – несомненный плюс для работодателей. По сути, это позволяет весь процесс организовать с помощью локальных актов, например положения о временной удаленной работе и конкретных приказов, принятых в его исполнение. Это упростит работу, ведь не надо будет каждый раз вносить изменения в трудовые договоры, должностные инструкции, Правила внутреннего трудового распорядка (в части режимов работы и т. д.). Ожидаем, что это сэкономит время и силы кадровиков.
Сомневаемся, что для каждого процесса в рамках удаленной работы нужен отдельный ЛНА. Закон предлагает в целом использовать локальный акт для внедрения «удаленки». Пожалуй, таким документом и стоит регулировать все процессы и ключевые моменты – срок перевода, режимы работы, оформление, выдачу оборудования, возмещение расходов и компенсации. А поскольку работодатель может весь процесс временной «удаленки» легализовать в локальном акте, то и правила возвращения в офис (в т. ч. вызова) можно утвердить в этом документе. Так обычно и поступают: в ЛНА утверждают порядок какого-то действия со ссылкой на издание приказов в определенных случаях. А затем конкретными приказами сотрудников возвращают с дистанционной работы в офис или, наоборот, переводят на «удаленку».
Но если при переводе на «удаленку» трудностей с ознакомлением обычно не возникает, то с возращением в офис обратная ситуация: мы снова приходим к проблеме ознакомления и подписания документов сотрудниками, которые в этот момент трудятся вне места нахождения работодателя. Стало быть, так или иначе, электронная подпись для работника нужна.
Многие говорят, что в режиме «удаленки» для ознакомления можно отправить документ по электронной почте, а уже потом, когда люди вернутся в офис, получить от них «живые» подписи. Но, во-первых, закон такой порядок ознакомления не разрешает; во-вторых, возникнут юридические сложности с доказыванием фактов ознакомления; в-третьих, устоявшейся судебной практики по конфликтным ситуациям пока нет, но возможно, что она появится в ближайшее время. Так, сотрудник может не выполнить приказ, полученный по e-mail, а позже сказать, что не ознакомился с ним. Итог такой ситуации непредсказуем. Поэтому работодателю придется внедрить электронные цифровые подписи. Теперь это сделать хотя бы проще, легче и удобнее.
См. статью «Электронный документооборот в кадровых вопросах» в № 9’ 2020