положение о временной дистанционной работе 2021 образец
Как составить положение о дистанционной работе — образец
Положение о дистанционной работе — документ, который с недавнего времени приобрел особую актуальность в связи с массовым переводом сотрудников на удаленку из-за коронавируса. Кроме того, с 01.01.2021 вступила в силу обновленная гл. 49.1 ТК РФ, в которой предусмотрены новые формы удаленки и скорректирован порядок их применения. Как разработать положение о дистанционной работе? Существуют ли нормативные требования к его форме и составу? Ответы — в этом материале. Здесь же вы сможете скачать готовый образец этого документа.
Положение о дистанционной работе 2021
Работодателям, привлекающим сотрудников к работе в режиме постоянной или временной удаленной работы, требуется урегулировать множество вопросов: технологии взаимодействия работников с работодателем в процессе удаленной работы, порядке обмена документами, применения электронной подписи, другие необходимые нюансы.
Вносить все особенности дистанционной работы в текст трудового договора или дополнительного соглашения с каждым работником трудоемко и неудобно. Положение о дистанционной работе решает эти проблемы.
Если же в компании до 2021 года уже существовало такое положение, его необходимо пересмотреть с учетом нововведений, внесенных в гл. 49.1 ТК РФ Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ.
Как разработать положение о дистанционной работе
В каком порядке работодатель будет составлять положение о дистанционной работе, решает он сам. Структуру и форму этого документа он тоже определяет самостоятельно. Закон эти вопросы не регулирует и особых правил не устанавливает. Однако содержание такого документа не должно противоречить трудовому законодательству и включать обязательные требования, предусмотренные новой редакцией гл. 49.1 ТК РФ.
Обычно для разработки положений в компании:
Полезная информация от КонсультантПлюс
С образцами положений разной тематики вы можете ознакомиться в справочно-правовой системе :
Что включить в положение о дистанционной работе
В положение включите детальную информацию в объеме, который считаете нужным в силу специфики дистанционной работы ваших сотрудников. Распределите ее по разделам и подразделам на свое усмотрение, но не забудьте учесть обязательные нормы гл. 49.1 ТК РФ.
А теперь — несколько подсказок, что обязательно включить в положение о дистанционной работе.
Вводный раздел
В нем опишите цель разработки положения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ) и раскройте основные термины и определения (ст. 312.1 ТК РФ).
Раздел «Организация работы дистанционных работников»
В этом разделе распишите порядок обеспечения дистанционщиков необходимым оборудованием и программно-техническими средствами, порядок ознакомления с требованиями охраны труда при работе с ними и выплаты компенсации за использование собственного/арендованного имущества, режим работы сотрудника и другие аналогичные вопросы (ст. 312.4, 312.6, 312.7, 312.9 ТК РФ).
Раздел «Порядок взаимодействия с работодателем»
Здесь должны найти отражение особенности взаимодействия работодателя с дистанционными работниками с указанием способов обмена документами и информацией, порядок применения усиленной квалифицированной электронной и других видов электронной подписи при обмене электронными документами, порядок представления работодателю отчетов и т. д. (ст. 312.2, 312.3 ТК РФ).
Раздел «Расторжение трудового договора с дистанционным работником»
В этом разделе пропишите особенности увольнения сотрудников, работающих удаленно. В частности, укажите максимальный срок (не более двух дней подряд), в течение которого сотрудник без уважительной причины может не взаимодействовать с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовых функций (ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ).
Заключительный раздел
Здесь обычно указывается порядок вступления в силу положения и внесения в него изменений, а также указание на ответственное лицо, контролирующее соблюдение его условий.
Положение об экстренной удаленке
С 01.01.2021 работодателям позволено в исключительных случаях переводить сотрудников на временную удаленную работу без их согласия — при пожарах или эпидемиях, а также в случае принятием властями соответствующего решения.
К такому переводу предъявляются особые требования и для случаев временной экстренной удаленки оформление локального нормативного акта обязательно (ст. 312.9 ТК РФ).
Можно также оформить отдельное положение по переводу сотрудников на временную экстренную удаленную работу, которое согласовывается с профсоюзным органом и должно включать набор обязательных сведений:
Приказ о переводе на удаленную работу с 25.10.2021 в связи с коронавирусом
Московский регион накрыла очередная волна коронавируса. В связи с этим Мэр Москвы С. Собянин издал Указ № 61-УМ от 19.10.2021, где сказано, что московские работодатели должны перевести персонал на дистанционную работу. Как составить приказ о переводе на удалеку? Кого включить? Сколько человек? На какой срок? Узнайте из этого материала.
Кого включить приказ о переводе на удаленную работу с 25.10.2021
Отправить работать сотрудников домой обязаны все работодатели, включая индивидуальных предпринимателей. Правило касается и штатных работников, и людей, работающих по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
На удаленку нужно перевести:
Перечень хронических заболеваний определен Департаментом здравоохранения Москвы. Найти его можно здесь.
Разрешено оставить на местах сотрудников, без которых обойтись на рабочем месте нельзя — если есть риск:
При этом число одновременно работающих на местах не должно переступать порог в 70%.
Нужно ли согласие работника на удаленную работу?
Нет, не нужно, так как работодатель в данной ситуации исполняют требование властей в период санитарных мер и ограничений, то есть случай исключительный. Для перевода на удаленку достаточно единоличного решения руководителя организации (ст. 312.9 ТК РФ).
Приказ о переводе на удаленную работу — образец
Издайте приказ о переводе на дистанционную работу, в тексте которого укажите:
Подписанный руководителем приказ зарегистрируйте в журнале, присвоив номер. Ознакомьте работников с приказом под подпись. Если удаленщиков много, то удобнее оформить лист ознакомления с приказом.
Образец приказа об удаленной работе Скачать
Другие предупредительные меры
Кроме удаленного режима работы, работодатели обязаны обеспечить еще и вакцинацию против коронавируса не менее 80% работников сферы услуг. Об этом сказано в Постановлении Главного санитарного врача Москвы от 19.10.2021 № 3. Срок — до конца 2021 года. При вакцинации двукомпонентными вакцинами первую прививку нужно получить до 01.12.2021. Под вакцинацию попадают и работающие удаленно, и самозанятые, работающие по договорам ГПХ.
По аналогии с летней вакцинационной кампанией работодатели могут отстранять не привитых работников от работы без сохранения заработной платы. Об это мы рассказали здесь.
Удаленная работа в 2021 году — что исправить, дополнить в локальных документах компании
С 2021 года вступили в силу изменения в гл. 49.1 ТК РФ, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, посвященные дистанционной работе. Теперь кадровикам придется исправить внутренние положения и создать новые. Что именно поменялось и что в связи с этим нужно сделать работодателю, расскажем далее.
Что изменилось в удаленной работе с 2021 года
В 2020 году из-за пандемии некоторые люди пострадали от своих работодателей. Недобросовестные компании платили принудительно переведенным работникам намного меньше, считая, что работать из дома легче и никуда ходить не надо.
Государство заставило работодателей признать работу из дома не менее значимой: чиновники закрепили порядок взаимодействия с удаленными работниками в ТК РФ. Теперь «удаленщики», принудительно отправленные работать домой, официально признаны государством, и нарушение их прав преследуется по закону.
Госдума закрепила понятие «дистанционная (удаленная) работа» и предусмотрела 3 ее вида:
Помимо этого в гл. 49.1 ТК добавили 4 новых статьи и изменили содержание текста предыдущей редакции.
Сравнительный обзор изменений, вступивших в силу с 1 января 2021 года
| Изменения | Было | Стало |
| Заключение трудового договора о дистанционной работе на бумаге | Работодатель в течение 3 календарных дней отправлял трудовой договор заказным письмом | Отправлять договор или допсоглашение нужно в течение 3 рабочих дней по письменному заявлению работника (ст. 312.2 ТК РФ) |
| Предоставление работодателю копий личных документов | Работник по требованию работодателя отправлял копии заказным письмом | Работник по требованию работодателя может предоставить нотариальные копии любым удобным способом (ст. 312.2 ТК РФ) |
| Ведение трудовой книжки | Работник приносил оригинал книжки лично или отправлял почтой. Можно было не вести книжку, если в договоре было упоминание об этом | По желанию работника. Если он хочет, чтобы книжку заполняли, то предоставляет ее лично или заказным письмом с уведомлением (ст. 312.2 ТК РФ) |
| Режим работы и отдыха | Часы работы и отдыха работник определял самостоятельно либо же работодатель закреплял их в трудовом договоре | Работник выбирает время работы и отдыха сам или работодатель устанавливает режим в трудовом договоре, коллдоговоре, локальных актах (ст. 312.4 ТК РФ) |
| Порядок предоставления отпусков | Работодатель прописывал в трудовом договоре | Работодатель прописывает в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном акте (ст. 312.4 ТК РФ) |
| ЭЦП для обмена документами между удаленными работниками и работодателем | Требовалась усиленная квалифицированная подпись для обеих сторон при обмене любыми документами | Для отправки трудового договора (допсоглашения), договора о матответственности, ученического договора или документов о внесении изменений (расторжении этих договоров) работодателю нужна УКЭП, а работнику — квалифицированная или неквалифицированная ЭП. Остальные документы можно посылать в любой форме, которая позволяет зафиксировать факт их получения сторонами (ст. 312.3 ТК РФ) |
| Предоставление листка нетрудоспособности | Работник отправлял больничный лист заказным письмом | Работник высылает лист заказным письмом с уведомлением или предоставляет работодателю серию и номер электронного больничного, если фирма является участником системы ЭЛН (ст. 312.3 ТК РФ) |
| Ознакомление работников с внутренними документами (ЛНА, приказы, распоряжения) под подпись | Кадровик вызывал работника в офис или направлял ему электронный документ, подписанный ЭЦП | Можно пригласить сотрудника в офис, отправить ему документ в электронной или иной форме (ст. 312.3 ТК РФ) |
Полезная информация от КонсультантПлюс
Читайте также о других новшествах в работе кадровика, вступивших в силу с 2021 года: новый список «неженских» работ, новая отвественность за ошибки в СЗВ-ТД, новые требования к водителям, новое правило в трудовой книжке и др.
Какие документы работодателю придется изменить
Если у вас на предприятии во внутренних документах есть устаревшая информация, обязательно обновите локальные акты и заключите новые допсоглашения с удаленными работниками.
Раньше все условия работы с дистанционными работниками прописывались только в трудовых договорах. Теперь можно закрепить информацию в коллективных договорах или локальных актах. Это гораздо удобнее: ведь в дальнейшем проще внести изменения во внутренний документ, чем менять трудовые договоры десятку сотрудников.
Перенесите из трудового договора во внутренние положения следующие условия:
Впишите новые виды удаленной работы в Положение о внутреннем трудовом распорядке (ПВТР). В Положении о персональных данных отразите порядок передачи и хранения документов, содержащих персональные данные работников. А в Положении об оплате труда закрепите размер и порядок выплаты компенсации за использование работником своего оборудования или программ.
Какой бы способ вы не выбрали, закрепите его в трудовом договоре или допсоглашении, коллективном договоре или локальном акте организации (учитывая мнение профсоюза). Помните, что есть ряд документов, которые работодатель должен подписывать только усиленной квалифицированной подписью, например, трудовой договор или допсоглашение к нему (см. таблицу выше).
Какие документы нужно создать
Законодатели предусмотрели порядок принудительного перевода работников на удаленный режим на случай аварии, природной катастрофы, несчастного случая на производстве или пандемии.
Правила перевода на «дистанционку» закреплены в ст. 312.9 ТК РФ. В связи с этим все работодатели должны были утвердить такой порядок у себя на предприятии еще к 1 января 2021 года — создать новое Положение о временном переводе работников на дистанционную работу. Если произойдет непредвиденная ситуация, и придется отправлять персонал домой, то необходимо действовать согласно этому документу.
Можно описать привычную процедуру, по которой переводили работников на «дистанционку» в 2020 году из-за коронавируса. Только не забудьте про новые законодательные нормы.
Опишите в Положении порядок перевода, кто и какие документы будет составлять при этом и т. д. Важно, что согласие работника на «удаленку» в таких случаях не требуется, но и снижать его зарплату из-за выполнения работы дистанционно нельзя. Часы и минуты взаимодействия работника с работодателем входят в рабочее время.
Правила оформления дистанционной работы в 2021 году
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
Законодатели утвердили термин «дистанционная работа». С 1 января 2021 года начинает действовать обновленный порядок взаимодействия с работниками на «удаленке»
В статье расскажем:
Что такое дистанционная работа
8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.
Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.
Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.
Варианты оформления дистанционной работы
3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»
Электронная подпись при оформлении дистанционной работы
Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).
При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:
То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.
Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.
Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:
Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».
Что учесть при оформлении дистанционной работы
Рекомендуем придерживаться алгоритма:
Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»
В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.
Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника
Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9
ТК РФ.
Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.
Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).
Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы
Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:
По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.
Расторжение трудового договора с дистанционным работником
Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.
Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:
Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы
От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.
Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.
Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.
Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Правила оформления дистанционной работы 1.2 МБ
- положение о врачебной тайне медицинской организации образец 2019
- положение о временном переводе на удаленную работу образец