трудовая книжка в 2021 году при устройстве на работу образец

Трудовая книжка работника в 2021 году

Что это такое

Трудовая книжка – обязательный документ кадрового учета, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы), так и ИП. Исключение сделано лишь для работодателей-физических лиц (не зарегистрированных в качестве ИП).

Трудовые книжки необходимо оформлять по каждому сотруднику, в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной. Для сотрудника, принятого на работу впервые, трудовая книжка открывается не позднее 7 дней с даты трудоустройства.

В трудовую книжку вносятся вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.

Электронный формат трудовой книжки

Обратите внимание! С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно.

В соответствии с законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, до конца 2020 года каждый сотрудник должен был подать заявление о том, в каком варианте вести его трудовую книжку — бумажном или электронном. Если выбран первый вариант или заявление по какой-то причине не было подано, то в 2021 году заполняется бумажная ТК. Однако право выбора по-прежнему за работником. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести ее в бумажном виде работодатель перестанет.

Порядок перехода на электронные ТК Минтруд разъяснил в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933. Каждый работодатель должен был уведомить своих работников о возможности перехода на электронный вариант документа до 31 октября 2020 года. Если работник выбрал второй вариант, бумажная ТК выдается ему на руки. Перед этим в ней делается запись о том, что сотрудник представил работодателю заявления о переходе на электронный формат трудовой книжки.

Затем сведения о трудовой деятельности, включая факт подачи заявления о переходе на электронную ТК, направляются в ПФР в составе формы СЗВ-ТД. Срок — не позднее 15 числа месяц, следующего за тем, в котором работник написал заявление о смене формата книжки.

После перехода на электронную ТК вернуться к ее ведению на бумажном носителе работник уже не сможет.

Бланк трудовой книжки и вкладыша

В настоящие время действуют две формы трудовых книжек:

Если у сотрудника книжка старого образца, она все равно считается действительной и не подлежит замене на новую (образца 2004 года). Все книжки (как старого, так и нового образца) заполняются по одним правилам.

Вкладыш в трудовую книжку (скачать бланк).

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Основания для заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:

Требования к заполнению трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:

Примечание: если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.

Особенности заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

Бланк трудовой книжки в 2021 году

Обратите внимание! С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно. До конца 2020 года каждый из них должен был подать заявление о том, в каком варианте вести их трудовую. Если заявление по какой-то причине не было подано, то в 2021 году заполняется бумажная ТК. Однако у работника осталось право выбора. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести бумажную работодатель перестанет.

Вкладыш в трудовую книжку (скачать бланк);

Как заполнить трудовую книжку в 2021 году

Правила ведения ТК остаются постоянными много лет. С подробной инструкцией по заполнению бланка трудовой книжки вы можете ознакомиться на этой странице.

Образцы заполнения записей в трудовой книжке

В таблице ниже представлены образцы заполнения трудовой книжки:

Образец записи в трудовой книжке при приеме на работу

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:

Примечание: в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.

Хранение, ведение и выдача трудовых книжек

Ведением и хранением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших компаниях эту обязанность может исполнять сотрудник отдела бухгалтерии или непосредственно сам руководитель (предприниматель).

Ответственный за хранение и ведение трудовых книжек и ее бланков назначается приказом руководителя (ИП), составленным в свободной форме. Все трудовые книжки должны хранится в сейфе или в несгораемом шкафу. Срок хранения – не менее 50 лет.

Нужно ли вести трудовые книжки микропредприятиям в 2021 году?

Обратите внимание, что обязанность оформлять трудовые книжки для субъектов малого и среднего предпринимательства, отнесенных к микропредприятиям, на 2021 год не отменена. Изменения, упрощающие кадровый учет микропредприятий, затрагивают только возможность отказа от ведения кадровой документации.

Источник

Заполнение трудовой книжки: общие правила

С 01.09.2021 основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н (далее Правила).

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Что именно важно знать компании?

1. В трудовой книжке нужно фиксировать любые изменения в карьерном положении работника (повысилось служебное положение, переведен в другой отдел/департамент, присвоены награды и т. д.).

2. Записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Однако если там, где функционирует организация (к примеру, в национальной республике), кроме русского дополнительно принят еще один язык, то в трудовой книжке можно также делать дублирующую запись фактов биографии специалиста на этом языке (п. 6 Правил).

3. Следует следить за выполнением некоторых технических и оформительских требований. Так, все факты трудовой биографии должны отражаться в книжке без каких-либо сокращений, в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией, записи дат во всех разделах — производиться арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Также записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей (напечатаны) или в виде оттиска штампа (печати) (п. 3 Правил).

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

С 2021 года работодатели не заводят бумажные трудовые книжки сотрудникам, поступающим на работу впервые. На них ведутся электронные сведения о трудовой деятельности. Ранее «стартовые» сведения о работнике вносил в трудовую книжку его первый работодатель. Что это за сведения? Это фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование работника на момент заведения трудовой книжки. Вся эта информация должна была быть вписана в соответствующие графы титульного листа.

После того как вся указанная информация о сотруднике была внесена в трудовую книжку, на титульном листе компания проставляла дату заполнения и демонстрировала лично сотруднику ту информацию, которая была внесена в книжку. Далее сотрудник, если вся внесенная информация верна, должен был поставить свою подпись на титульном листе, после чего на этом же самом листе расписывался представитель кадрового отдела. На этом информация о сотруднике считалась внесенной.

С 2021 года эту информацию работодателям нужно вносить только при выдаче работнику дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее. Новые трудовые больше не оформляются.

После заполнения трудовая книжка остается в отделе кадров компании-работодателя. И в случае необходимости он должен ее актуализировать (например, поменять фамилию). Для этого следует зачеркнуть старые данные и вписать новые (если изменения касаются имени, фамилии или отчества специалиста). В случае если изменения касаются образования/профессии, то следует просто добавить актуальные сведения в трудовую книжку в качестве дополнительной записи сразу после предыдущих данных (п. 7-8 Правил).

Образец внесения с 1 сентября 2021 г. записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника и Образец изменения (дополнения) в трудовой книжке записи о новых образовании, профессии, специальности смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе

«Стартовые» сведения, как было указано выше, вносятся в трудовую книжку единожды, а далее только актуализируются при необходимости.

Однако основное содержание рассматриваемого документа — это не информация об образовании работника и его личности; это сведения о местах, где он трудился в различные периоды своей жизни.

Для фиксации такого рода информации в трудовой книжке предусмотрен раздел «Сведения о работе». Рассмотрим, как заполнить в трудовой книжке этот раздел.

Сведения о работе начал заполнять первый работодатель специалиста и в дальнейшем они должны заполняться при каждом переходе в новую организацию, а также при каждом изменении в служебном (карьерном) положении работника (если работник не перейдет на электронную трудовую).

В указанном разделе отражается как общая информация о месте, где трудится работник, так и конкретные сведения о его должности, выполняемых функциях. Кроме того, если имеет место переход работника из одного структурного подразделения фирмы в другое либо увольнение из компании, то такой факт также отражается в этом разделе.

Сам раздел состоит из 4 граф.

В первой из них следует указывать порядковый номер события. Вторая графа предназначена для указания даты, когда такое событие имело место. Содержание факта трудовой биографии сотрудника отражается в третьей графе. Там фирма-работодатель указывает (в случае с приемом на работу нового специалиста) полное и сокращенное наименования, а также на какую должность и в какой отдел он был зачислен.

Четвертая графа служит для документального подтверждения достоверности отражаемого события. Здесь фирма указывает, на основании какого документа, например, приказа руководителя, специалист был зачислен в штат организации. При этом в этой графе следует прописать основные реквизиты такого документа (п.10 Правил).

В указанном выше алгоритме должны фиксироваться все факты смены работником основного места трудовой деятельности, а также его продвижения по карьерной лестнице.

Кроме того, здесь же могут отражаться и сведения о работе специалиста по совместительству у другого работодателя. Как заполнить трудовую книжку при работе по совместительству, указано в п. 11 Правил. Согласно им вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству у другого работодателя должен именно основной работодатель. Для этого сотрудник должен представить документальное подтверждение факта совместительства.

Записи о приеме совместителя на работу, переводе и увольнении можно вносить в трудовую и не в хронологическом порядке. Например, если сотрудник попросил внести данные о совместительстве у работодателя, от которого уже уволился, действующий работодатель может сделать подряд две записи: о приеме и увольнении, независимо от того, когда это было. Также в трудовую можно вписать начало работы совместителем, если работник начал работать по совместительству раньше, чем с ним был заключен трудовой договор по основному месту работы у данного работодателя.

Наряду с указанным в трудовой книжке предусмотрен еще один раздел для отражения сведений о работе специалиста — «Сведения о награждении», который также состоит из 4 граф и порядок заполнения которого, по сути, аналогичен алгоритму внесения записей в раздел «Сведения о работе». В этом разделе фирма указывает факты присвоения сотруднику госнаград, званий, грамот и др.

Если же работник покидает компанию, то этой факт также фиксируется в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». При этом обязательно указывается (в графе 3), на основании чего (причина и соответствующая норма) был расторгнут трудовой договор. Например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

ВАЖНО! Запись об увольнении специалиста должна быть датирована его последним рабочим днем (п. 16 Правил).

При этом работодателю следует помнить, что если причиной для увольнения послужили основания, в связи с которыми у работника возникают какие-либо льготы, то такие основания также следует перечислить в графе 3 при внесении записи об уходе специалиста из фирмы (например, увольняется по причине ухода за ребенком до 14 лет).

О том, в каком порядке при увольнении происходит возврат сотруднику трудовой книжки, см. в статье «Какие правила выдачи трудовой книжки при увольнении?».

Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2021

Выше были отражены основные правила и подходы к заполнению трудовой книжки независимо от рода деятельности специалиста и характера выполняемой работы.

Чтобы понять, как правильно заполнить трудовую книжку в различных ситуациях, воспользуйтесь подборкой документов по трудовым книжкам от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Итоги

Порядок заполнения трудовой книжки детально отрегулирован приказом Минтруда № 320н. Для того чтобы знать, как заполнить трудовую книжку правильно, кадровому подразделению нужно ознакомиться с этим документом, изучить приведенные в нем положения и нормы — как технические, так и содержательные. В частности, при заполнении трудовых книжек законодатель требует проставлять сквозную нумерацию вносимых событий, фиксировать записи на русском языке и др. Основное же содержательное требование — отражать абсолютно все факты из трудовой биографии сотрудника, приводящие как к карьерному продвижению, так и к смене места труда. При этом важно следить за достоверностью таких фактов. А именно: вносить записи в трудовую книжку только на основании оригиналов документов либо заверенных нотариально копий.

Источник

Трудовая книжка: образец заполнения 2021

Из статьи вы узнаете:

С 2020 года начинается постепенная трансформация в сфере ведения трудовой документации, а точнее переход на электронный вариант ведения трудовых книжек. Но сотрудники имеют право остаться с бумажными документами. А значит, все организации и предприниматели-работодатели обязаны будут вносить записи на бумагу. В статье ниже рассмотрены основные правила заполнения трудовой книжки в текущем году.

Главные перемены

С самого начала этого года стартовал перевод на электронные трудовые книжки (далее по тексту статьи — ТК). Вопреки этому все наниматели работников продолжают осуществлять ведение их бумажных вариантов.

Работнику в срок с 1.07 по 31.12.2020 включая, необходимо принять решение, должен ли его наниматель продолжать вести его ТК на бумаге или вносить сведения о его трудовом стаже исключительно в электронном виде. Свое предпочтение трудящийся обязан сформировать в виде письменного заявления.

Если он до конца 2020 года не пропишет подобного заявления, надо параллельно с информацией о трудовой деятельности в электронной форме осуществлять ведение его ТК на бумаге.

Общие правила оформления и ведения ТК

В ТК вносятся следующие данные:

Сведения о взысканиях в ТК не переносятся, кроме ситуации, когда взыскание представляет собой увольнение.

Если вы оформляете записи в ТК и в ручке иссякли чернила, то можно окончить записывать текст, подобрав ручку примерно аналогичного оттенка. В ситуации, когда выбрать похожие чернила невозможно, нужно предпринять усилия, чтобы сохранить хотя бы цвет.

Порядок заполнения новой трудовой в 2021 году

ТК работнику, который устроился на работу первый раз, отдел кадров заполняет в его присутствии. Срок, отведенный для этого — в течение 7 рабочих дней со дня вынесения акта о приеме на работу ( п. 8 Правил № 225 ).

На титульном листе записывается следующая информация о работнике:

Обратите внимание! Ф.И.О. нужно обозначать полностью. Не допускается указание исключительно фамилии, а инициалов – сокращением до первой буквы. Желательно полностью без сокращений заполнять и остальные поля – и дату появления на свет, и сведения об образовании.

Чтобы не было в последующем претензий к кадровой службе – списывайте все данные с документов так, как они отражены в них. К примеру, если в документе указан орган его выдачи «гор», а не «город» или просто «г», то так и переносите запись в ТК – «гор».

Запись о полученном образовании сотрудника указывается на основании диплома, им предоставленного. Это может быть:

Все эти данные обязательны для внесения на титульный лист ТК впервые прибывающих на работу лиц. После их внесения сотруднику кадровой службы останется только указать дату начала ведения ТК и поставить свою подпись. Обязательно должна на титульном листе присутствовать подпись владельца ТК.

Как заполнить ТК в 2021 году при приеме на работу сотрудника

Вносить последующие записи в уже начатую ТК не сложно. После последней записи об увольнении сотрудника нужно в графе 3 раздела под наименованием «Сведения о работе» прописать полное наименовании организации-работодателя. Закон не запрещает указывать сокращенное наименование юридического лица, а также проставление печатного штампа.

Далее ниже необходимо указать порядковый номер – проставляется он именно под названием организации в первой графе, а не рядом с названием!

Рядом с порядковым номером в следующей графе 2 указывается дата о принятии работника на работу с указанием его должности и квалификации. Чтобы не допустить ошибок, наименование должности необходимо брать со штатного расписания.

Если сотрудник трудоустроен в какое-то подразделение работодателя, и это подразделение названо в трудовом договоре, то и в ТК нужно вносить сведения об этом подразделении. В последней четвертой графе указываются реквизиты акта работодателя, на основании которого сотрудник трудоустроен – приказ с номером и датой или иное решение.

Как заполнить трудовую при переводе в 2021 году

Как заполнить ТК при увольнении работника

Если переводы сотрудников в работе кадровых служб встречаются не так часто, то увольнения – явление постоянное, такое же, как и трудоустройство.

Чтобы правильно внести запись о данном событии во второй графе ТК нужно указать его точную дату. Третья графа должна содержать сведения об увольнении – причину с указанием части и статьи Трудового кодекса РФ.

В зависимости от причины прекращения трудовых правоотношений будет по-разному звучать формулировка. Чтобы подробнее ознакомиться с возможными вариантами написания этого действия в трудовых правоотношениях, предлагаем обратиться к ниже расположенной таблице, где предложен их образец.

Таблица 1. Основания для записи в ТК про увольнение.

Внеся запись об увольнении в ТК, работник отдела кадров не должен забыть поставить в книжке печать работодателя, а также подписать уполномоченным лицом. Пункт 35 правил ведения и хранения ТК устанавливает также обязанность работника поставить свою подпись ниже.

Может быть вполне вероятна ситуация, когда увольняющийся сотрудник отказывается поставить свою подпись в ТК. В таком случае работники отдела кадров должны составить соответствующий акт. Акт передается на подпись увольняющемуся. Если и здесь он откажется поставить свой автограф, то в этом акте делается соответствующая пометка.

Санкции за неправильное ведение ТК

В 2020 году нерадивого работодателя или его неквалифицированных сотрудников, уполномоченных на ведение кадрового учета, могут оштрафовать по нескольким основаниям.

Например, одним из них является то, что работодатель приобрел трудовую или вкладыши к ней у лиц, которые не имели право их реализовывать. В таких случаях размер санкции, накладываемой на виновных лиц, может составить:

При выявлении повторного аналогичного правонарушения со стороны уже ранее наказанного лица на него будут возложены штрафы в увеличенном размере.

Источник